Como otimizar e organizar os custos com manutenção?
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Como otimizar e organizar os custos com manutenção?

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A gestão da manutenção e otimização dos processos em geral têm se tornado prioridade nas empresas. Frente a um mercado cada vez mais competitivo, é preciso evitar problemas e falhas a fim de entregar sempre o melhor serviço aos clientes e reduzir o custo de manutenção.

Muito além da realização de consertos, a gestão da manutenção deve ser vista como uma estratégia que visa prevenir erros e gastos desnecessários, mantendo a produtividade e a confiabilidade da empresa junto ao público. Afinal, é necessário evitar a perda de dinheiro e clientes quando as máquinas param de forma repentina.

Ao longo deste artigo, vamos mostrar como o modelo de alocação de recursos financeiros teve uma reestruturação com as facilidades propostas pela tecnologia. Além disso, vamos trazer possibilidades relacionadas à organização dos setores de manutenção. Boa leitura!

Estabeleça um orçamento

A gestão da manutenção é apenas uma das formas de reduzir os custos. Como em todas as áreas do negócio, ela deve prever um cronograma orçamentário e o investimento em processos e recursos humanos para garantir a melhoria contínua da empresa.

Um orçamento bem elaborado impede os gastos não planejados e, principalmente, garante a sobra de dinheiro ao fim do mês. Há diversas formas possíveis.

Ele pode ser contínuo, permitindo analisar o orçamento como um todo e atualizá-lo mensalmente, de acordo com as necessidades; ou estático, que não muda com o passar do tempo e não pode ser alterado.

Ao criar o documento, inclua todos os elementos e custos de um processo de manutenção (pessoas, peças, máquinas, equipamentos e investimento em novas tecnologias), bem como em treinamento e capacitação de equipe.

Uma boa dica é dividi-lo em: materiais, ferramentas e recursos ou serviços contratados, para ter a previsão exata das despesas em cada uma das etapas.

Além de eficiente, o orçamento poderá ajudar a área a comprovar o retorno de investimento, para assegurar a obtenção de resultados positivos.

Mapeie os processos

Para organizar qualquer área da empresa, é de extrema importância mapear os processos. Somente dessa forma será possível acompanhar a realização das atividades previstas, avaliar o tempo de execução de cada tarefa, identificar oportunidades de melhorias e verificar os principais gargalos existentes.

O mapeamento também é importante para identificar o custo de cada etapa e quais pontos estão onerando mais o seu negócio, além do motivo do valor ser mais alto em relação aos demais.

Com esses dados em mãos, é possível avaliar se todas as etapas são, de fato, necessárias e quais os itens podem e devem ser cortados, otimizando os processos e aumentando a produtividade.

Treine a equipe

Conforme mencionado acima, é importante investir no treinamento da equipe para otimizar os custos de manutenção. Os colaboradores são os responsáveis por operacionalizar o processo, manusear as máquinas e equipamentos e, claro, garantir o funcionamento do setor e do negócio.

Nesse sentido, é importante capacitar a equipe para garantir maior qualidade nos serviços prestados. Além disso, contar com profissionais especializados gera maior confiabilidade à empresa e reduz as chances de imprevistos na produção.

Priorize atividades

As tarefas relacionadas à manutenção são muitas e possuem impacto direto nas atividades fim da empresa, bem como nos custos. Por isso, é importante saber priorizar as ações e criar um fluxo de trabalho de acordo com o planejamento a longo prazo.

Identifique as demandas e organize-as com base na importância e na influência que elas têm para sua organização. Atividades menores, que não interferem diretamente nas ações da empresa, devem ser deixadas em segundo plano.

Priorizar as atividades e designá-las de acordo com a experiência e expertise de cada colaborador ocasiona um aumento na produtividade e uma diminuição significativa dos custos. Além de ter pessoas altamente especializadas no assunto, é possível reduzir o tempo de execução e aumentar a efetividade das ações.

Elabore um plano de manutenção emergencial

Os problemas acontecem sempre sem prévio aviso, não é mesmo? Por isso, uma das formas de organizar os custos e otimizá-los é sempre ter um plano emergencial, com toda a rotina que deve ser seguida em caso de falhas ou panes elétricas, por exemplo.

Isso garantirá que não haja uma interrupção longa nos trabalhos, permitindo que os prazos sejam cumpridos.

Além da manutenção emergencial, é importante avaliar os motivos que levaram à falha em particular, a fim de evitar sua repetição.

Aposte na manutenção preventiva

Uma das melhores formas de otimizar os custos com manutenção é, justamente, investindo na prevenção. Hoje em dia ainda é muito comum que as empresas deixem para se preocupar com a conservação dos equipamentos e processos apenas quando a falha já ocorreu ou está prestes a acontecer.

No entanto, isso pode aumentar consideravelmente os custos, já que além de parar a operação, é preciso resolver o incidente às pressas, implicando no pagamento de altos valores.

Por isso, estabeleça um cronograma de manutenção e siga-o à risca. Não se esqueça de compartilhar com seus colaboradores e gestores. Ao realizar manutenções preventivas e periódicas, é possível aumentar a vida útil dos equipamentos e a eficiência da empresa.

Utilize softwares de gestão e a tecnologia a seu favor

A tecnologia tem mudado as rotinas corporativas. Por meio de aplicativos e softwares de gestão, é possível acompanhar em tempo real as atividades realizadas em toda a empresa ou em um departamento específico.

Utilizar esses recursos é uma ótima opção, pois eles permitem coletar dados logísticos, registrar as atividades e o tempo de execução das mesmas, bem como realizar um monitoramento cada vez mais eficaz da manutenção, desde os equipamentos e ferramentas até a gestão da mão de obra.

Dessa forma, é mais fácil identificar ineficiências, falhas e oportunidades de melhorias, aumentando a produtividade, a segurança e, principalmente, evitando gastos desnecessários.

Dessa maneira, é perceptível que algumas ações simples podem ajudar as empresas a organizar e prever o custo de manutenção, sem afetar o orçamento de forma drástica e impactar negativamente os fluxos de operações de negócio.

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