Compreenda a importância do backlog de manutenção para otimizar processos
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Compreenda a importância do backlog de manutenção para otimizar processos

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Escrito por Engeman

Quem é responsável por serviços de manutenção sabe que é muito difícil ser lembrado por um serviço bem-feito. Infelizmente, os profissionais dessa área normalmente ficam em evidência por alguma falha que resulta em algum tipo de prejuízo.

Por isso, é extremamente importante ter conhecimento de todos os serviços e saber qual é a ordem de prioridade de cada solicitação feita. Assim, os pedidos de manutenção não ficarão para trás e a sua equipe poderá ter o reconhecimento que merece ao conseguir implementar novas ideias que agreguem valor à corporação.

Para conseguir alcançar esse objetivo é muito importante ter um backlog de manutenção. Já sabe do que se trata? Confira nosso post para verificar como essa ferramenta pode solucionar os seus problemas!

O que é backlog de manutenção?

O backlog é um logaritmo que expressará a quantidade de trabalho de uma empresa em um determinado período. Sendo assim, é possível calcular em que períodos do ano a sua equipe de manutenção terá uma demanda maior ou menor de serviço.

É importante ter acesso a esse dado para que possam ser programadas as manutenções preventivas, de forma que seja possível parar de apenas correr atrás do prejuízo e seja possível cumprir as metas sem grandes dificuldades.

Isso é importante para o desenvolvimento da empresa e é a melhor forma de buscar o reconhecimento da sua equipe. Trabalhar sempre para corrigir os problemas pode ser um desafio, mas prevê-los e corrigi-los antes que resultem em prejuízos certamente vai melhorar os seus índices dentro da empresa.

Quais as características e como interpretar um backlog de manutenção?

Antes de mencionarmos qualquer característica que um backlog de manutenção possa apresentar, é importante que você entenda como fazer o cálculo dele.

Para isso, você deve pegar a quantidade de horas necessárias para fazer um serviço e dividir pela quantidade de horas que a sua equipe tem para cada dia de trabalho.

Nesse cálculo será verificado se a quantidade de serviço está apropriada para a quantidade de pessoas que atuam no seu time. O resultado ideal dessa divisão é 1.

No entanto, nem sempre é possível trabalhar em condições perfeitas. Caso o resultado seja inferior a 1 isso vai significar que você tem mais pessoas do que realmente precisa na sua equipe.

Seguindo a mesma lógica, se o resultado for maior que 1 significará que a sua equipe tem mais serviço do que pode executar.

A verdade é que o resultado desse cálculo pode variar com o passar dos dias. Assim, hoje pode ser um dia ideal, mas amanhã sua equipe pode ter muito trabalho.

Uma boa ideia aqui é criar um gráfico que possa demonstrar as características da sua demanda de serviço. Você poderá ver se ela é estável, decrescente, crescente ou sofre oscilações.

Mas você sabe o que cada uma dessas situações representa? Confira:

Estabilidade

A estabilidade é representada pelo resultado 1 (ou muito próximo de 1) do cálculo que mencionamos acima. Se você montar um gráfico, a sua visualização será praticamente a de uma reta.

Isso mostra que as solicitações de serviços estão constantes, mas em um ritmo adequado à quantia de pessoas que trabalham com você. Nenhum deles tem tempo ocioso, mas também não estão com coisas demais para fazer.

Nesse contexto, a sua equipe trabalhará na situação ideal, em que você e seu time conseguirão produzir e melhorar os processos de modo natural.

Decrescente

A primeira vista, ver a sua demanda de solicitações de manutenção cair pode parecer vantajoso. Afinal, isso significa que a sua equipe terá mais tempo para executar um serviço.

Muitos encaram essa como uma oportunidade de fazer as tarefas com melhor qualidade. No entanto, ignorar a queda de solicitações é um grande erro de gestão.

Isso significa que a empresa está desperdiçando os recursos que têm no seu departamento. O dinheiro que poderia ser investido em outra área e ser mais bem aplicado será perdido pela baixa demanda.

Crescente

O total oposto da situação acima também é ruim. Ter muito serviço, mais do que a sua equipe é capaz de executar, é prejudicial para a qualidade do trabalho e gera a insatisfação do pessoal.

Além de dificultar o cumprimento das metas, essa situação tornará a sua visibilidade na empresa como algo negativo. Vocês dificilmente conseguirão organizar o ritmo de trabalho e apenas farão manutenções para corrigir um problema já instalado, gerando prejuízo.

Oscilações

Atualmente, dificilmente as condições de trabalho são perfeitas. Sendo assim, é comum encontramos oscilações no backlog de uma empresa.

Isso também significa que nem sempre as oscilações são crescentes ou decrescentes. Logo, é possível encontrar oscilações no seu gráfico. No entanto, elas devem sempre ser justificadas pelo momento que a empresa vive.

Ter um pico de serviço e depois voltar à normalidade pode ser justificado por uma situação que não seja normal e que, após resolvida, voltou à regularidade.

Se o seu negócio tem oscilações constantes, deve ser verificado se isso não está ligado à alta sazonalidade, por exemplo.

Caso essas situações apareçam, não estejam ligadas ao tipo de indústria que você trabalha e não exista nenhum evento anômalo, você tem um forte indicador de que a sua estratégia de trabalho precisa de ajustes.

Como gerenciar um backlog adequadamente?

Para gerenciar um backlog de manutenção corretamente você vai precisar contar com um sistema capaz de administrar os recursos disponíveis no seu setor.

Por isso, vale a pena procurar no mercado empresas que ofereçam softwares de gestão e controle de manutenção. Ao fazer isso você conseguirá administrar corretamente o backlog.

Como resultado dessa administração eficiente será possível:

  • definir as prioridades de serviço;

  • ajustar os objetivos de forma mais assertiva;

  • delegar os serviços a pessoas que tenham competência para executá-los;

  • medir o desempenho e se existe sobrecarga de serviço;

  • auditar tudo o que está sendo feito.

Fica claro que otimizar e controlar os processos de suas ordens de serviço é muito importante para o bom funcionamento de toda a corporação. Utilizar um backlog de manutenção é muito importante para auxiliar você e sua equipe a enxergar quais os pontos precisam de melhora e apontar para as melhores soluções.

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