Entenda a importância do planejamento e controle de custos na sua empresa
ARTIGOS

Entenda a importância do planejamento e controle de custos na sua empresa

Escrito por

 

A redução e controle de custos figuram entre os principais objetivos das empresas para se manterem ativas e competitivas no mercado. Esses objetivos se tornam mais latentes quando o mercado, de modo segmentado ou geral, passa por uma crise, provocando a redução do consumo da população.

Independentemente da existência de uma crise financeira, as empresas buscam meios para serem mais produtivas e, ao mesmo tempo, utilizarem de modo mais racional os seus recursos. Mesmo as organizações que continuam fechando novos negócios encontram dificuldades para expandir suas estruturas e obter recursos para inovar.

Por esse motivo, preparamos este artigo que aborda a importância do planejamento e controle de custos na sua empresa. Ficou interessado? Então continue lendo!

Por que fazer o planejamento dos custos?

A empresa que possui uma visão estratégica entende a importância de se fazer o planejamento dos custos. Essa atividade ajuda a constituir a base de quase todas as operações comerciais, independentemente do nível. O planejamento se aplica aos elementos responsáveis pela criação, gestão e manutenção de um negócio.

Quando uma empresa é baseada em planejamento, cada etapa dele contribui para o desenvolvimento correto das atividades que serão executadas. Trata-se dos processos criados para que as metas predefinidas sejam atingidas. Isso permite que as etapas fundamentais do trabalho sejam destacadas para que os objetivos se concretizem.

O planejamento também envolve os custos, afinal, o dinheiro não é proveniente de uma fonte inesgotável e precisa receber um controle maior para que tudo o que foi planejado possa ser executado. Nele, é preciso definir custos, recursos necessários (humanos e materiais), cronograma e demais necessidades para transformar planos em realidade.

Qual é a relação entre o planejamento e a redução de custos?

Quando os processos são bem sistematizados, ou seja, planejados, organizados e cumpridos com base nas regras estabelecidas, eles contribuem para a realização dos objetivos propostos. O contrário implica na aquisição dos recursos de acordo com a demanda, o que pode levar a empresa a um cenário de dificuldades.

Sabemos que os preços dos produtos e serviços que têm uma alta demanda acabam sendo maiores que aqueles que são pouco procurados. Por isso, a busca pelos recursos somente quando necessário acaba não surtindo em uma economia inteligente para o negócio. Diante da necessidade, podem ser poucas as opções disponíveis.

Digamos que a empresa onde você trabalha necessita de um novo equipamento específico para a manutenção de uma frota de veículos, pois o atual se encontra em um estado precário de funcionamento. Em vez de esperar o equipamento quebrar, por que não acionar os parceiros comerciais e verificar a disponibilidade de um novo quanto antes?

No momento, a demanda por um equipamento novo pode estar baixa e isso reflete no preço médio dele no mercado. Se a demanda subir repentinamente, o preço acompanhará esse índice e isso se refletirá no total gasto pelo produto. Se ele for produzido sob demanda, a situação tende a piorar, pois o fator urgência implica mais gastos.

Ao perceber que o atual equipamento já não funciona mais corretamente, o mais prudente é acionar uma equipe para que ela fique responsável pela substituição dele. Isso evita que o seu serviço de manutenção seja interrompido pelo período de substituição da máquina, reduzindo a incidência sobre os custos.

O planejamento ainda contribui diretamente com o controle de custos, pois torna-se possível identificar para onde cada recurso será destinado — possibilitando o preparo da organização para uma emergência, por meio de um fundo de caixa. Esse é um fator de garantia de qualidade dos processos de produção.

Como o planejamento, a redução e controle de custos incidem na visão de futuro da empresa?

Para operar de modo sustentável, a empresa precisa otimizar os próprios custos, os quais precisam ser menores que as receitas. Por esse motivo, torna-se impossível buscar uma redução de custos de maneira retroativa, sendo necessário o planejamento e o controle para que isso ocorra no futuro.

O planejamento de custos surge quando as ideias e métodos são organizados com base nos dados e informações que foram coletados no passado. São eles que tornam possível traçar as estratégias para o futuro. Ao reunir os dados sobre o histórico da empresa, avaliando como eles se comportaram com as estratégias adotadas em cada período, você enxergará todas as ações que deram certo ou não.

O cruzamento dos dados, que são obtidos por meio dos relatórios gerenciais, abre o seu campo de visão para um panorama acerca da eficácia e eficiência da operação. Some isso a um mapeamento de processos para atingir o nível máximo de conhecimento sobre o que pode ser cortado para reduzir custos.

Esse exercício de investigação aponta, ainda, os processos que possuem gargalos, tornando fácil a identificação dos pontos necessários para otimizá-los. Essa otimização, quando é feita com foco em produtividade, torna os processos mais produtivos — sem que haja um consequente aumento do investimento neles.

O planejamento e o mapeamento dos processos ainda implicam no conhecimento e composição de cada custo na rotina da empresa. Torna-se possível saber quais consomem mais ou menos recursos, abrindo margens para a busca por soluções economicamente mais viáveis para o negócio.

Qual é a relação entre o controle de custos e as tomadas de decisão?

Somente as empresas que planejam e controlam custos conseguem tomar as melhores decisões no que tange à redução de gastos. Os líderes e gestores que eliminam processos, demitem pessoas e mudam a rotina da empresa sem ter um embasamento para essas ações acabam colocando o negócio diante de um risco incalculável.

Saber o que se pode cortar, reforçar ou otimizar é essencial para que as decisões sejam tomadas com inteligência. Caso contrário, a redução de custos pode atingir o coração do negócio, ou seja, as atividades essenciais que garantem a qualidade dos processos de produção — incidindo negativamente, por exemplo, na satisfação do consumidor.

Enxergue a redução e controle de custos como fatores ligados ao planejamento e mapeamento dos processos, para evitar que as decisões erradas sejam tomadas. Se a empresa necessita reduzir custos, convoque os demais gestores para uma conversa franca em que as possibilidades reais poderão ser apresentadas.

Siga as nossas redes sociais e mantenha-se informado sobre o planejamento e controle de custos nos processos da sua empresa: Facebook, Google+ e LinkedIn.

 

Sobre o autor

Deixar comentário.

Share This