Gestão de Backlog de Manutenção
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Gestão de Backlog de Manutenção

Engeman
Escrito por Engeman

Backlog de manutenção refere-se, geralmente, a ordens de serviço que estão pendentes. Há outras definições que se referem ao backlog como planejamento à espera de geração das ordens de serviço, mas o comum é que se refira aos itens pendentes.

É importante que qualquer que seja a definição usada, certifiquemo-nos de que todos na organização sabem o significado que é utilizado ali.

Geralmente o backlog é medido em horas ou dias e representa o tempo total estimado que demoraria para completar as ordens de serviço pendentes. Um bom gestor de manutenção precisa estar de olho e certificar-se de que o backlog não sairá de controle por serviços não finalizados.

As ordens de serviço podem permanecer não finalizadas por uma variedade de razões: 

1. Peças de reposição ou consumo não disponíveis para completar o serviço: as ordens de serviço de manutenção preventiva devem prever com antecedência as peças e materiais que serão necessários. No Engeman, usando relatórios de Consumo de materiais previstos, você poderá manter essas compras ou requisições em ordem. No caso das emergências corretivas, com base nos históricos de ordens de serviço anteriores e indicadores de MTBF você pode ser capaz de identificar o equipamento que quebra com frequência e as peças que precisam estar disponíveis para que o trabalho possa ser concluído. Acompanhe os fornecedores e tente ter fornecedores alternativos para todas as peças para que você tenha opções em caso de problemas de fornecimento.

2. Os técnicos de manutenção (com habilidades necessárias) não estão disponíveis para o serviço: isso pode acontecer quando o equipamento necessita de habilidades especializadas para corrigir os problemas ou executar as ações, mas os técnicos com essas habilidades estão demasiado ocupados ou não disponível por causa de doença, férias, ou outros motivos. Sempre informe no Engeman qual é a escala de trabalho e as qualificações de cada funcionário para que ele possa alertá-lo se e quando estão disponíveis os funcionários. As ausências conhecidas também precisam ser informadas para que nenhuma atividade seja gerada para um funcionário ausente.

3. Problemas com o equipamento que necessitam de solução de especialista externo terceirizado: embora semelhante ao problema mencionado anteriormente de técnicos não disponíveis, serviços terceirizados é algo que geralmente temos menos controle. Se isso ocorrer com frequência em determinados equipamentos, tente negociar com os fornecedores para que eles enviem sua ajuda mais rapidamente. Use o controle de SLA dos contratos no Engeman para acompanhar os tempos de execução e aplicar penalidades quando necessário. Veja também se faz sentido substituir o equipamento por ser muito velho e se substitui-lo por um equipamento mais confiável vai reduzir custos a médio prazo.

4. O Serviço parou porque uma tarefa de maior prioridade surgiu: isso é algo que pode acontecer com bastante frequência. É importante organizar uma agenda onde é possível descartar tarefas de baixa prioridade quando emergências de maior prioridade acontecerem. Para essas tarefas descartadas é preciso definir uma reprogramação ou cancelamento informando os motivos pelos quais foi necessário tomar essa ação.

5. A Ordem de serviço não é mais necessária: por exemplo, você pode ter uma verificação de manutenção preventiva mensal em que um filtro seja substituído. Em uma corretiva, como parte do serviço, o técnico substitui o filtro e executa as outras etapas da verificação de manutenção preventiva. A ordem de serviço já não é mais necessária neste mês. Por isso é importante que a ordem de serviço esteja corretamente preenchida no Engeman, informando exatamente o que foi executado e se isso já estava previsto em algum plano de manutenção para que ele próprio possa realizar esses remanejamentos de programação. Outra causa pode ser que o equipamento em que o serviço está sendo feito não está mais em operação por alguma razão. Em tais casos, você precisa cancelar essas ordens de serviço desnecessárias para inativar o equipamento e descartá-lo, se for o caso.

6. Não é possível obter acesso ao equipamento/localização, pois está em uso: É comum não poder completar o serviço porque outro departamento (por exemplo, operações) ainda o esteja usando e não podem pará-lo para manutenção. Isso indica falha de comunicação. Use os cronogramas do Engeman para informar a produção sobre as manutenções programadas e negociar remanejamentos. Se essas manutenções são críticas e estão sendo atrasadas, você precisa informar isso nas observações e motivos de atrasos da ordem de serviço, porque tal manutenção atrasada pode resultar em falhas prematuras do equipamento. Neste ponto, o departamento de manutenção provavelmente irá levar a culpa! Faça uso dos cronogramas para reduzir esse tipo de tempo perdido.

7. Alguém esqueceu: isso acontece com mais frequência do que imaginamos, especialmente quando se tem muitas ordens de serviço para acompanhar. Aqui o Engeman é realmente indispensável e pode ajudá-lo a acompanhar a manutenção perdida, bem como dar-lhe lembretes, conforme necessário.

É importante ter uma maneira de acompanhar o seu backlog de manutenção. O ideal, ao longo do tempo, ele deve diminuir, mas devido aos fatores mencionados acima e outros que não podemos necessariamente controlar, podemos ver saltos em alguns períodos. O Engeman é muito útil para acompanhar essas ordens de serviço pendentes e ajudá-lo a garantir que elas sejam fechadas ou canceladas conforme necessário e com as informações corretas para que o Backlog esteja sempre na meta e que no futuro, essas ordens de serviço sirvam de base para planejamentos cada vez melhores.

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