Funcionalidades essenciais de um software de manutenção: o que não pode faltar

O que é um software de manutenção e por que ele é importante?

Um software de manutenção é uma solução desenvolvida para auxiliar no controle, planejamento e execução das atividades de manutenção dentro de uma empresa. Ele centraliza informações sobre ativos, ordens de serviço, histórico de intervenções e indicadores de desempenho, permitindo uma gestão mais eficiente e organizada.

Na prática, esse tipo de sistema substitui controles manuais, como planilhas e anotações dispersas, reduzindo erros e aumentando a confiabilidade das informações.

Sua importância está diretamente ligada à redução de falhas operacionais, ao aumento da disponibilidade dos equipamentos e à melhoria na tomada de decisões. Com dados organizados e acessíveis, a empresa consegue agir de forma preventiva e estratégica, evitando paradas inesperadas e custos elevados com manutenção corretiva.

Quais os principais objetivos de um sistema de manutenção?

Um dos principais objetivos de um sistema de manutenção de modo geral é organizar, controlar e melhorar as atividades de manutenção realizadas em uma empresa. Assim, o sistema facilita o planejamento das tarefas, evitando imprevistos e falhas causadas pela falta de organização.

Mas um sistema assim tem a finalidade de melhorar vários outros aspectos ligados à manutenção, para que toda a empresa também possa se beneficiar, pois quando toda a empresa trabalha com seus equipamentos entregando o seu melhor, todos os setores continuam em operação.  

Assim podemos entender que outros objetivos de um software de manutenção também podem ser: 

• Aumento da produtividade: equipamentos que trabalham com uma boa taxa de confiabilidade e disponibilidade porque estão com a manutenção em dia tendem a ter menos paradas inesperadas, causando assim um melhor fluxo na produção; 
• Auxílio em auditorias: com um sistema de manutenção todas as informações ficam centralizadas com maior segurança e de mais fácil acesso; 
• Regulamentações de normas: existem normas regulamentadoras que determinam padrões de procedimentos de manutenção em certos ambientes ou ramos de atividade, como a NBR 5674, que cita a importância e procedimentos da manutenção em um edifício. O cumprimento das regulamentações ajuda na obtenção de certificados. Fazer o acompanhamento e a implementação desses procedimentos através de planilhas ou métodos manuais é quase impossível, por isso, um sistema é necessário;
  
• Redução de riscos: com os equipamentos trabalhando de forma segura através de uma manutenção contínua controlada por um sistema, o risco de uma quebra em um momento de operação é reduzido consideravelmente, aumentando assim a segurança dos trabalhadores; 
• Aumento da vida útil do ativo: já que com o auxílio de um sistema a manutenção passa a ser realizada no momento adequado e não somente de forma emergencial, o equipamento tende a durar muito mais. 

Com um sistema de manutenção que tenha as ferramentas essenciais, você consegue alcançar estes e vários outros objetivos. Mas afinal, quais funcionalidades um sistema de manutenção realmente deve entregar para que eu possa alcançar estes e outros objetivos? 

Principais funcionalidades de um sistema de manutenção

Seja qual for o seu ramo de atividade ou o nível de profundidade do controle de manutenção que você fará em sua empresa, existem algumas funcionalidades que não podem faltar em qualquer sistema de manutenção, seja também qual for o tipo dele. 

Essas funcionalidades ajudarão você a alcançar todos os objetivos listados acima e vários outros de que tenha necessidade. Então antes de contratar qualquer sistema, verifique se ele possui o que você precisa dentro do seu contexto e se ele também possui essas ferramentas essenciais de que estamos falando. Vejamos abaixo algumas dessas funcionalidades:

• Cadastro e gestão de ativos: essa funcionalidade permite registrar todos os equipamentos, máquinas e instalações em um único sistema, e se for de forma ilimitada, é melhor ainda. Assim, fica mais fácil identificar cada ativo conforme sua TAG e acompanhar suas características, assim como todo o histórico de manutenção;
• Planejamento e controle de manutenções: um sistema de manutenção deve ajudar na programação automática de manutenções preventivas, corretivas planejadas e preditivas, para otimização de tempo e facilitar todo o planejamento; 
• Abertura e acompanhamento de ordens de serviço: uma ordem de serviço é a parte mais importante de um sistema de manutenção, pois é nela que irá conter todas as informações importantes de um serviço de manutenção realizado. Então o sistema deve permitir um planejamento inteligente, aberturas facilitadas, preenchimentos completos e acompanhamento em tempo real; 
• Gestão da equipe de manutenção: essa funcionalidade facilita a distribuição de tarefas entre os profissionais e permite acompanhar as execuções de cada responsável juntamente com o tempo de realização, o que facilita muito o trabalho de rastreabilidade; 
• Controle do histórico de manutenção: através de O.S’s bem preenchidas, o sistema mantém todo o registro de todas as atividades realizadas nos ativos, e o acesso a esses registros deve ser feito de forma facilitada, para permitir uma análise mais detalhada com foco em uma melhoria dos próximos planejamentos; 
• Gestão de materiais e estoque: um bom sistema também deve ajudar no controle de peças e materiais utilizados nas manutenções, para auxiliar assim na gestão de estoque e gastos com insumos; 
• Relatórios e indicadores de desempenho: essa com certeza é uma funcionalidade que não pode faltar jamais. Se você tem um sistema, qual o sentido de ficar gerando gráficos e indicadores manualmente em planilhas?
  O sistema tem que entregar esses dados da forma mais facilitada possível; 
• Integração com outros sistemas: um sistema de manutenção deve ter a possibilidade de integrar com outros softwares, como ERP, sensores etc. Assim, a gestão ficará mais completa e detalhada, além da facilidade na hora de determinados preenchimentos; 
• Facilidade de uso e acessibilidade: o sistema deve possuir uma interface intuitiva que funcione na prática além do quesito design, sem falar, é claro, da opção de acesso por dispositivos móveis, facilitando o uso no dia a dia das equipes.

É claro que vai haver outras funcionalidades mais específicas que um software deve oferecer conforme cada ramo de atividade ou cada necessidade de controle. E neste contexto precisamos entender a nossa necessidade e avaliar não somente os pontos essenciais, mas também os pontos críticos. 

Funcionalidades específicas por segmento de atuação

Além das funcionalidades essenciais, alguns ramos de atividade necessitam que o software de manutenção possua recursos mais específicos, capazes de atender às suas particularidades. Esses recursos vão além do básico e são fundamentais para garantir a eficiência e um controle mais completo. 

Vejamos por alguns ramos de atividades recursos específicos em um sistema de manutenção que ajudam no melhor controle: 

• Frota: para um controle de manutenção de uma frota o sistema deve oferecer recursos como: 
  • Controle de combustível;
  • Controle e rodízio de pneus;
  • Controle e geração de O.S a partir dos pontos de controle atingidos, como horímetro e hodômetro;
  • Registro do roteiro de viagem com identificação do veículo, motorista, abastecimentos, despesas e O.S. vinculada.

• Facilities: além dos recursos essenciais, um bom controle predial que normalmente é feito por prestadores de serviço e precisa de um contato direto com seus clientes, também é necessário contar com recursos como: 
  • Controle de PMOC para manutenção em ares-condicionados e a geração de seu relatório; 
  • Um módulo para abertura de chamados, com possibilidade de vínculo do cadastro do equipamento e fotos; 
  • Recurso para avaliação do serviço realizado pelo próprio solicitante; 
  • Uso de Qr code para abertura dos chamados, com facilidade de preenchimento; 
  • Cadastros dos clientes para vínculo dos ativos.

• Industrial: o controle industrial, apesar de muitas vezes parecer básico, também precisa de recursos específicos de um sistema de manutenção para ser funcional e completo. Algumas ferramentas que podem ajudar a melhorar esse controle podem ser: 
  • Gráfico de Gantt, para uma melhor visualização e possibilidade de reprogramar o controle das O.S’s de forma ilustrativa e dinâmica, sendo ela diária, semanal ou mensal; 
  • Reprogramação em lote em caso de imprevistos gerais, assim você não precisa de acessar O.S por O.S para fazer uma reprogramação com grande quantidade de geração; 
  • Aplicativo para a equipe operacional fazer os apontamentos das ordens de serviço de forma remota e offline; 
  • Migração de dados para um preenchimento mais fácil de certos tipos de cadastros, assim, se você tiver as informações já listadas em um documento do Excel, você pode fazer o preenchimento dos ativos, por exemplo, de forma mais facilitada; 
  • IA integrada, para consultas rápidas, geração de relatórios e até ajuda com dúvidas diárias sobre as ferramentas do próprio sistema e sobre a manutenção em um contexto geral. 

Em vários outros segmentos existem funcionalidades bem específicas que, além de avançadas, não deixam de ser essenciais em um sistema de manutenção, então, por mais que seja uma ferramenta que não exista como padrão, verifique a possibilidade de personalização do software; isso também é muito importante em um sistema. 

Diferenciais que um bom software de manutenção deve ter

Além das ferramentas e funcionalidades, sejam elas avançadas ou básicas, um software de manutenção precisa entregar alguns diferenciais, desde o momento da apresentação e negociação até o uso no dia a dia da plataforma. 

• Suporte técnico: um bom software de manutenção deve contar com suporte eficiente e humanizado, para que o cliente não se sinta desamparado e possa assim tirar um proveito maior do sistema quando estiver com dúvidas ou problemas; 
• Atualizações e melhorias constantes: atualizações frequentes são essenciais para garantir melhorias contínuas e adaptação às novas demandas do mercado; 
• Facilidade de implantação: ter uma equipe para contar e ajudar no momento de implantação é fundamental; esse é um dos momentos mais importantes e ter um serviço bem executado nessa hora vai interferir positivamente no uso diário do sistema; 
• Disponibilidade em nuvem: soluções baseadas em instalação via cloud oferecem maior flexibilidade, menor preocupação e redução de custos com infraestrutura de TI interna;
• Uso validado por outros usuários: um bom sistema sempre tem casos de clientes que obtiveram avanços e objetivos alcançados através do uso do software e fazem questão de divulgar essas informações. Isso ajuda a ter mais confiabilidade na hora da contratação.  

Então, antes de contratar qualquer sistema, além de observar as funcionalidades, é claro, analise também aspectos comportamentais e benéficos em relação à empresa como um todo. Isso fará diferença no pós-atendimento. 

Funcionalidades do Engeman® na prática

O Engeman® é um software de gestão de manutenção que reúne funcionalidades essenciais que podem ser básicas e avançadas e são elaboradas para tornar o dia a dia das equipes mais organizado e eficiente.

As funcionalidades do Engeman® ajudam desde o planejamento com uma gestão estratégica até a operação e geração de relatórios para acompanhamento do desempenho. 

Vejamos algumas funcionalidades que o software possui e que citamos aqui neste artigo:

• Gestão completa de ativos: o Engeman® permite cadastrar e organizar todos os ativos, reunindo informações técnicas, localização, criticidade, histórico de manutenção e várias outras informações de forma ilimitada;

• Gestão de materiais e estoque: o Engeman® auxilia no controle de estoque, vinculando peças e materiais às ordens de serviço, contribuindo para um melhor controle de custo, além da possibilidade de integração com sistemas de compras;

• Mobile para atividades em campo: o Engeman® possui o módulo adicional Mobile que funciona como um aplicativo, para os executantes de manutenção fazerem atividades como apontamento de O.S, coletas de informações dos ativos, consulta de relatórios etc., e que também trabalha off-line.

• Acesso facilitado a vários gráficos e relatórios: o Engeman® possui vários gráficos e relatórios sobre o comportamento do ativo, indicadores da manutenção, histórico de falhas, materiais gastos, cronogramas, backlog e muitos outros. E o acesso a essas informações é muito fácil; você não precisa gerar nada manualmente; tudo o que o Engeman® precisa são as informações colocadas nas ordens de serviço, e sem falar da possibilidade do envio de vários relatórios de forma automática para o seu e-mail.

• Reprogramação em lote: caso aconteça algum imprevisto com o responsável por várias O.S’s ou com algum equipamento, por exemplo, e várias ordens de serviço precisem ser reprogramadas, o Engeman® permite que você faça isso sem a necessidade de acessar documento por documento de forma inviável e nada otimizada, você pode reprogramar todas essas O.S’s de uma só vez.

E é claro que, além dessas e muitas outras funcionalidades para a gestão de manutenção, o Engeman® também conta com todos os diferenciais citados neste artigo, como suporte humanizado, possibilidade de instalação via cloud e muito mais. 

Um bom software de manutenção deve ser completo e entregar desde o mais básico até o mais avançado. 

Conclusão

O uso de um software de manutenção é fundamental para tornar os processos mais organizados, eficientes e confiáveis. Neste artigo, foi possível entender a importância das funcionalidades essenciais, avançadas e dos diferenciais que são importantes em um sistema de manutenção. 

O Engeman® conta com funcionalidades essenciais, tanto básicas quanto avançadas, além da possibilidade de personalização para atender melhor e de forma única à sua necessidade de manutenção. 

Fale com um de nossos especialistas para entender melhor o assunto. Esperamos por você!