Como elaborar um Plano de Manutenção Eficiente

O que é um plano de manutenção e qual sua importância na gestão da manutenção 

Um plano de manutenção é um conjunto estruturado de ações que define como, quando e com quais recursos as atividades de manutenção devem ser executadas.

Para responder a essa pergunta, também é importante entender seu ramo de atividade, de quais tipos de equipamentos se trata, de que tipo de manutenção será monitorada, dentre outras perguntas pertinentes. 

Historicamente, na era analógica e quando a Revolução Industrial era apenas uma ideia, os ramos de atividades mais comuns eram: 

• têxtil;
• mineração de carvão;
• metalurgia; 
• transporte (inicialmente o ferroviário). 

Desde aquela época até a era da indústria 5.0, muita coisa mudou. Diversos ramos de atividades surgiram, como:

• indústria alimentícia;
• farmacêutica;
• energia solar;
• construção civil;
• robóticas e etc.

Nesse universo, a quantidade de tipos de equipamentos multiplicou e com isso, para um plano de manutenção ser eficiente, é necessário entender as especificidades de cada área e equipamento para então definir um plano de manutenção mais adequado e que cumpra com os quesitos de conservação do ativo. 

Manutenção reativa: por que ainda é uma realidade em muitas empresas

Mesmo com o avanço das metodologias e tecnologias, ainda existem gestores que insistem em tomar decisões baseadas exclusivamente nas falhas dos equipamentos. Na prática, isso significa que a manutenção só ocorre quando o problema já aconteceu, caracterizando um modelo predominantemente corretivo. 

É claro que existe um tipo de manutenção que é feito por oportunidade, que aproveita as paradas não programadas para executar alguns planos preventivos ou preditivos. No entanto, esse tipo de ação não substitui a necessidade de um planejamento estruturado.

As manutenções preventivas precisam ter seu cronograma de manutenção previamente definido, a fim de que seja possível acompanhar a disponibilidade de mão de obra, recursos de materiais, custos para execução de cada atividade. Sem esse controle, não há como falar em eficiência nem em previsibilidade. 

Requisitos essenciais para elaborar um plano de manutenção eficiente

A seguir, estão os principais requisitos que precisam ser considerados para a construção de um plano de manutenção realmente eficiente e sustentável ao longo do tempo.

1. Entenda profundamente o seu negócio

Parece óbvio, mas o básico precisa ser dito. Todos os dias surgem novos empreendimentos, mas o que se solidificam, conhecem seu negócio. Grandes gestores não terceirizam os julgamentos sobre seu negócio, ou seja, se aprofundam em conhecer suas fraquezas e ameaças e aproveitam a força e oportunidades. 

Por exemplo, uma clínica de atendimentos estético, precisa conhecer as tendências de mercados, quais os procedimentos estão em alta e são aprovadas pelos órgãos regulamentadores, quais os melhores equipamentos tecnológicos, quais as contra indicações etc. Ao incorporar atividades de manutenção nesse contexto, torna-se possível definir os períodos mais adequados para intervenções, priorizar equipamentos críticos e acompanhar custos de forma mais estratégica.

Seja o gestor de manutenção ou o planejador, é fundamental se familiarizar com o negócio como um todo, pois muitas programações de manutenção serão impactadas pelo momento que a empresa atravessa.

2. Conheça os diferentes tipos de manutenção

Para quem está familiarizado com o universo da manutenção, falar sobre tipo de manutenção é algo corriqueiro. No entanto, na perspectiva geral do negócio, muitas vezes isso não é claro. 

Na definição de plano eficiente é importante conhecer os tipos de manutenção, como: 

• Manutenção corretiva
• Manutenção preventiva
• Manutenção preditiva
• Manutenção por oportunidade
• Manutenção detectiva
• Manutenção prescritiva

Cada tipo de equipamento pode exigir um ou mais tipos de manutenção, combinados de acordo com sua criticidade, função no processo produtivo e impacto em caso de falha. Essa definição influencia diretamente o cronograma, os custos e os recursos envolvidos.

3. Mapeie e classifique seus equipamentos

É importante realizar um levantamento de todos os equipamentos que sua empresa deseja monitorar.  Esse mapeamento permite identificar sua matriz de criticidade e estabelecer prioridades no plano de manutenção. 

Uma empresa metalúrgica, por exemplo, terá equipamentos como prensas, laminadores, máquinas de extrusão e trefilação ao passo que uma empresa da área da construção civil, terá equipamentos como escavadeiras, caminhões dumper, betoneiras etc. 

Conhecer a ficha técnica, o histórico de falhas e a criticidade de cada equipamento é essencial para definir um cronograma de manutenção coerente e eficiente.

4. Avalie a disponibilidade de recursos

Para obter bons resultados no setor de manutenção, é fundamental entender sobre sua disponibilidade de recursos. Isso envolve três pilares principais:

• Recursos humanos: é necessário identificar quais profissionais serão responsáveis por cada atividade de manutenção, considerando qualificações técnicas, disponibilidade interna ou necessidade de contratação de terceiros.
• Materiais e peças: uma boa gestão de estoque é fundamental para evitar atrasos na manutenção devido à falta de peças ou componentes críticos.
• Recursos financeiros: o acompanhamento do fluxo de caixa permite prever os custos associados às manutenções e ajustar o calendário de recorrência das atividades à realidade financeira da empresa.

Esses fatores impactam diretamente o planejamento e exigem alinhamento entre as áreas de manutenção, planejamento e financeiro.

5. Registre todas as atividades realizadas

Cada atividade realizada precisa ser apontada a fim de permitir o monitoramento dos indicadores. Uma solicitação de serviço corretiva não apenas precisa ser notificada; é importante registrá-la para que se acompanhem as incidências de maior relevância. 

Todos os serviços realizados, sejam preventivos ou corretivos, precisam ser registrados para que haja histórico. Quando uma atividade é feita ou está programada para fazer é importante saber: 

• Data de realização;
• Setor executante;
• Tipo de manutenção;
• Solicitante; 
• Responsável pela atividade; 
• Serviço solicitado; 
• Quantidade de homem hora e tempo gasto para execução; 
• Checklists dos serviços etc. 

A melhor maneira de apontar esses registros é através da ordem de serviço. Hoje, muitas empresas monitoram as atividades de manutenção em planilhas eletrônicas ou preenchendo formulários, mas isso dificulta na obtenção de indicadores.

Como elaborar um plano de manutenção eficiente: passo a passo

Para transformar tudo que você viu até aqui em prática, o processo de elaboração de um plano de manutenção eficiente pode ser estruturado da seguinte maneira:

1. Mapeie todos os ativos da operação: o primeiro passo é ter clareza sobre quais ativos fazem parte da operação. Isso envolve identificar cada equipamento, sua localização, função no processo produtivo e principais características técnicas. Sem esse mapeamento, a manutenção tende a atuar de forma reativa, sem visão do todo e sem base para priorização.
   
2. Classifique os equipamentos por criticidade: nem todos os equipamentos têm o mesmo impacto sobre o negócio. A classificação por criticidade permite identificar quais ativos exigem maior atenção no plano de manutenção. Essa análise deve considerar impacto na produção, riscos à segurança, possíveis danos ambientais e os custos associados a falhas ou paradas. A partir disso, é possível direcionar recursos de forma mais estratégica.
   
3. Defina os tipos de manutenção adequados: com os ativos classificados, é hora de definir quais tipos de manutenção fazem mais sentido para cada equipamento. Equipamentos mais críticos podem exigir manutenções preventivas ou preditivas mais frequentes, enquanto outros podem operar com manutenção corretiva controlada. O importante é alinhar a estratégia à criticidade e ao histórico de falhas.
4. Estruture o cronograma de manutenção: o cronograma de manutenção transforma o plano em ação. Ele deve definir quando as atividades serão executadas, considerando a periodicidade adequada, a disponibilidade de recursos e as janelas operacionais. Um cronograma bem estruturado evita sobrecargas, reduz conflitos com a produção e aumenta a previsibilidade da manutenção.
   
5. Planeje os recursos necessários: nenhum plano se sustenta sem recursos adequados. É fundamental avaliar a disponibilidade de mão de obra qualificada, garantir materiais e peças de reposição e prever os custos envolvidos. Esse planejamento evita interrupções, retrabalho e decisões emergenciais que comprometem o desempenho da manutenção.
   
6. Implemente o controle por ordens de serviço: As ordens de serviço são essenciais para registrar, padronizar e acompanhar as atividades de manutenção. Por meio delas, é possível saber o que foi feito, quando, por quem e quanto recurso foi utilizado, criando um histórico confiável para análise e tomada de decisão.
   
7. Acompanhe indicadores de desempenho:um plano de manutenção eficiente precisa ser acompanhado por indicadores como MTBF, MTTR, disponibilidade e confiabilidade. Com base nesses dados, o plano deve ser revisado periodicamente para se ajustar à realidade operacional e evoluir junto com a empresa. 

Esse passo a passo permite sair de um modelo reativo e construir um planejamento de manutenção mais previsível, eficiente e orientado por dados. Assim, a sua gestão estará mais sólida.

Indicadores de manutenção: como medir a eficiência do plano

Um plano de manutenção só pode ser considerado eficiente quando seus resultados são mensurados. Indicadores como MTBF, MTTR, disponibilidade e confiabilidade permitem avaliar se as estratégias adotadas estão realmente funcionando ou se ajustes são necessários.

Sem dados centralizados e históricos confiáveis, a gestão da manutenção se baseia em percepções subjetivas, o que compromete a tomada de decisão e a evolução do plano ao longo do tempo.

Saiba mais sobre indicadores aqui: KPIs de manutenção –  veja quais são essenciais para o Planejamento e Controle da Manutenção

Software de manutenção: como ele apoia o planejamento e o controle

Um software de manutenção que permita o agendamento automático de manutenções, apontamento em tempo real, gestão à vista, será um forte aliado para a elaboração de seu plano de manutenção. 

Além de facilitar o controle operacional, essas ferramentas contribuem para a padronização dos processos, aumento da confiabilidade das informações e melhoria contínua da gestão.

Como o Engeman® apoia a elaboração de um plano de manutenção eficiente

O software Engeman® permite a gestão de ativos, que faz com que sua empresa controle a matriz de criticidade de cada equipamento, bem como registre os tipos de manutenção ideais no planejamento de manutenção.

Para controlar a disponibilidade de recursos, conte com a gestão de estoque de materiais, gestão de funcionários para apontamento de homem hora nas ordens de serviços, controle de escala de trabalho, qualificações etc. 

Ao definir seus planos de manutenção, conte com gerenciamento automático. Para indicadores confiáveis, o software Engeman® possui diversos gráficos e relatórios. 

Conclusão: como estruturar um plano de manutenção eficiente na prática

Bons gestores se preocupam em entender o processo como um todo. A gestão mais eficaz na manutenção é prolongar a vida útil dos ativos e isso só possível fazendo manutenções regulares, respeitando suas peculiaridades. 

Elaborar planos de manutenção eficientes, é um processo. Os planos precisam ser revisados de tempo em tempo para se ajustar à realidade de cada ativo. A gestão da manutenção não é algo engessado, precisa ser moldada e remoldada sempre que for preciso. 

Nesse cenário, contar com um software de manutenção flexível faz toda a diferença. O Engeman® se adapta à realidade de cada operação, permitindo que o plano de manutenção seja estruturado e ajustado conforme a necessidade do seu negócio. Solicite uma demonstração e veja como transformar o planejamento da manutenção em um processo realmente estratégico.