Checklist na Manutenção: o que é, importância e como criar o seu

O que é um Checklist?

Um checklist é uma lista organizada de tarefas ou itens que precisam ser realizados, verificados ou concluídos.

Ele serve como um guia prático que ajuda a lembrar cada etapa de um processo, reduzindo falhas e esquecimentos. Ele consiste, basicamente, em uma lista de verificações, onde estão listadas as ações e etapas que devem ser conferidas ou executadas, geralmente marcando cada item conforme for sendo feito.

Apesar de o checklist se basear em tarefas a serem marcadas como concluídas ou não, existem especificações e riqueza de detalhes com mais informações relacionadas a essas tarefas que podem ser incluídas no checklist.

Formatos de checklist

O checklist pode ser elaborado de várias formas, dependendo da necessidade:

• Em papel (manual ou impresso): é um formato bem tradicional.
  Pode ser feito à mão em cadernos, agendas, planners ou impresso em folhas específicas para determinada tarefa;
• Planilha (Excel, Google Sheets etc.): bem comum para checklists mais técnicos ou com maior volume de informações. Pode conter colunas para status, datas, responsáveis, observações, entre outros; 
• Por aplicativos ou sistemas: muito usado atualmente, pois facilita a criação, traz segurança para o armazenamento dos dados, otimização de tempo, praticidade e ajuda na obrigatoriedade de preenchimento dos campos.

Podemos dizer de forma resumida que o checklist funciona como uma ferramenta de apoio à nossa memória e à organização mental, pois reduz a chance de esquecimentos, e atrasos de tarefas importantes.

Qual é o objetivo de um checklist?

O principal objetivo de um checklist é organizar tarefas e garantir que todas sejam executadas corretamente.

Mas em um contexto empresarial, ele vai muito além disso — ajuda a aumentar a eficiência, reduzir retrabalhos e padronizar processos.

Pense que, em um setor de manutenção, por exemplo, quando há necessidade de uma vistoria, ou um reparo de um equipamento, se não há um documento com todas as atividades que devem ser executadas nesta ação, o risco de esquecimento de alguma delas é enorme.

No tempo de execução desta manutenção, vários imprevistos também podem ocorrer, como uma corretiva emergencial, e talvez seja necessário parar o processo de verificação por um breve momento.

Agora, imagine ter que voltar da manutenção corretiva para o processo de verificação e não ter um checklist em mãos com todos os processos que já foram feitos, e ter que começar tudo do zero porque você não se lembra do que já verificou ou não.

Principais benefícios de um checklist bem elaborado

O checklist também ajuda a evitar retrabalhos, otimizando o tempo de mão de obra. Além disso, ele também tem como benefícios:

• Mantém a ordem e a sequência correta das tarefas;
• Aumenta a produtividade da equipe;
• Gera históricos de execução de trabalho;
• Ajuda em rastreabilidade de tarefas;
• Padroniza o trabalho e os processos;
• Facilita no processo de execução;
• Reduz falhas e retrabalhos.

O checklist se elaborado e executado da forma correta traz diversos benefícios. Mas essa é a grande questão, qual a melhor forma de criar um checklist e qual a melhor forma de executá-lo? Veremos no próximo tópico!

Como criar um checklist eficiente?

Uma boa execução vai depender muito da elaboração do checklist. Você deve observar a forma que melhor funciona para você e para sua equipe de trabalho.

Por exemplo, se é melhor trabalhar de forma digital, para um armazenamento de dados mais seguro, porém sua equipe não lida bem com a tecnologia, invista em treinamentos para esta finalidade.

Um dos passos mais importantes é identificar as necessidades e reconhecer os pontos de melhoria.

Como cada caso específico terá uma necessidade diferente, pode haver práticas que serão individuais para a criação de cada checklist, além de haver também checklists para objetivos diferentes, isso também implicará na composição de cada um.

Mas de modo geral, alguns parâmetros podem ser seguidos, como por exemplo:

• Defina o objetivo do checklist: Será um checklist de verificação? De manutenção? De não conformidade? Ter clareza sobre o propósito ajuda a incluir o que é realmente necessário;
• Liste todas as tarefas ou itens necessários: anote tudo o que precisa ser feito ou verificado. Neste momento, não se preocupe com a ordem, o foco é registrar tudo para não esquecer nada;
• Organize os itens por ordem lógica ou de prioridade: organize as tarefas semelhantes conforme suas prioridades, ou ordene-as conforme a sequência em que devem ser executadas. Isso facilita o fluxo de trabalho;
• Use uma linguagem clara e objetiva: escreva de forma simples, porém bem específica, dentro do contexto de linguagem do seu ramo de atividade. O ideal é que qualquer pessoa consiga entender e seguir o checklist, sem interpretações confusas;
• Vincule campos extras ao seu checklist: além das especificações de cada tarefa para ser marcada como executada ou não, pode-se incluir ou vincular a cada tarefa informações valiosas a serem fornecidas, como por exemplo;
  • Materiais utilizados;
  • Tempo de execução;
  • Horário de execução e responsável;
  • Mídias como fotos e vídeos.
• Crie uma rotina de execução: estabeleça conforme a necessidade de cada checklist uma rotina para suas execuções, defina se será diário, semanal, mensal etc.;
• Treine sua equipe: é muito importante conscientizar todos a importância do preenchimento correto do checklist criado, faça treinamentos testando o preenchimento na prática, para ter certeza de que todos aprenderam a preencher da forma correta. Só assim o sucesso da execução será positivo.

Após a elaboração, você precisa escolher a forma de implementar,como você viu acima.

À medida que seu checklist for sendo executado faça revisões e acompanhamentos para possíveis melhorias. Assim você conseguirá implementar o checklist ideal para sua empresa.

Mas, será que você deve criar apenas um checklist? A resposta é: depende da sua necessidade.

Vejamos abaixo alguns exemplos de checklist que você pode criar em sua empresa seguindo os mesmos passos de organização que vimos acima.

Exemplos de Checklists 

Existem vários tipos de checklists, e cada um tem um propósito específico, dependendo do contexto em que é utilizado.

Até mesmo dentro de uma indústria em um só setor como o de manutenção por exemplo, pode haver inúmeros checklists, essa separação é uma forma de organizar as atividades e dar prioridade ao que tem mais importância. Vejamos alguns exemplos abaixo:

Checklist de Verificação ou Conferência 

Muito usado nas empresas rotineiramente, pois ele serve para a conferência do estado dos equipamentos, locais e procedimentos. Este checklist vai orientar de forma clara a fazer a conferência completa do estado de um equipamento, e quando algo que não está dentro do comum for notado, alguma providência será tomada;

Checklist de Manutenção

Muito usado em equipamentos, veículos, máquinas ou sistemas para garantir a realização das tarefas destinadas à manutenção de tal ativo.

Este checklist funciona melhor se vinculado a uma ordem de serviço de manutenção, pois a O.S terá maior riqueza de informações, ajudando assim a prevenir falhas, garantir segurança e prolongar a vida útil dos equipamentos.

No software Engeman®, você pode criar planos de manutenção com os mesmos procedimentos que seriam usados no checklist, porém aqui estas atividades estarão fixadas na O.S através de tal plano de manutenção. Veja só:

Na ordem de serviço você tem a opção de marcar as tarefas como executadas, pendentes ou não executadas, além de vincular imagens, apontamento de materiais usados, dentre outras informações.

Dê uma olhada no artigo: Checklist de Ordem de Serviço: passo a passo

Checklist Operacional ou de Processo

Muito usado para garantir que todas as etapas de um processo ou operação sejam seguidas corretamente.

Esse checklist será muito usual para padronizar procedimentos e evitar erros durante a execução de tarefas.

Normalmente é usado em processo de abertura ou fechamento de uma empresa, ou é usado também para ajudar na conferência de operacional de etapas na preparação de um alimento, em um restaurante por exemplo;

Checklist de não conformidade

Normalmente usado junto a um relatório de não conformidade (RNC), para identificar qualquer desvio ou falha em relação a padrões, regras, regulamentos ou especificações estabelecidas.

Este checklist junto ao RNC, precisa seguir algumas normas segundo a ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas), a ISO 9000, por exemplo, cita alguns aspectos diretamente relacionados à conformidade e não conformidade;

Dê uma olhada no artigo: Checklist de Não Conformidade: confira as melhores práticas. 

Checklist de Limpeza e Higienização

Usado para garantir que todos os itens e áreas tenham sido devidamente limpos e higienizados.

Esse checklist ajuda a assegurar um ambiente limpo, seguro e em conformidade com normas sanitárias, que inclusive é uma exigência bem criteriosa que deve ser analisada e cumprida seguindo todas as conformidades.

Existem estes e mais diversos outros modelos de Checklists, o uso de cada um deles vai depender diretamente de cada necessidade.

Por que Implementar um Checklist no Setor de Manutenção?

O setor de manutenção, embora muitas vezes não seja notado, é um dos setores mais importantes para fazer tudo funcionar dentro de uma empresa. Se as máquinas param, a produção também para, e o impacto financeiro é imediato.

Implementar um checklist no setor de manutenção é uma forma de garantir que todos os serviços sejam realizados corretamente, com segurança e no tempo certo.

A manutenção envolve muitos detalhes técnicos, e esquecer um passo, por menor que seja, pode causar falhas em máquinas, atrasos na produção ou até acidentes. Por isso, o checklist ajuda a organizar as tarefas e evitar erros.

Um checklist nesse setor funciona como um guia prático que os profissionais seguem para não esquecer nenhum item importante. Por exemplo, antes de realizar a manutenção em uma máquina, o técnico pode usar um checklist para verificar se:

• Desligou a energia da máquina;
• Está com as ferramentas corretas;
• Está usando os EPIs obrigatórios;
• Registrou o início do serviço.

Simples, mas essencial para a segurança e o bom andamento da operação.

Conclusão

Vimos neste artigo que o checklist é uma ferramenta prática, acessível e extremamente útil em diversas áreas.

Ele ajuda a organizar tarefas, evitar esquecimentos, melhorar a produtividade e garantir a qualidade dos processos. Implementar o uso de checklists pode fazer toda a diferença para alcançar melhores resultados com mais segurança, eficiência e responsabilidade.

Para potencializar os resultados, utilize um software CMMS especializado, como o Engeman®, que permite criar, vincular e gerenciar checklists de forma totalmente integrada às ordens de serviço.

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