Seguir um checklist cheio de atividades e tarefas a cumprir é um hábito presente em quase todas as empresas hoje em dia. Este processo ajuda a documentar as informações mais importantes sobre os seus ativos no setor da manutenção.
A eficiência e a organização são essenciais e o uso de checklists na ordem de serviço se destaca como uma prática valiosa. Esse simples instrumento ajuda a garantir que todas as tarefas sejam realizadas corretamente, melhorando a qualidade do trabalho e reduzindo erros.
Neste artigo, vamos falar sobre a importância do checklist na ordem de serviço, suas vantagens, dicas para implementá-lo de forma eficaz e como fazer isso no Engeman®. Acompanhe!
O que é um Checklist e qual seu objetivo?
Um checklist de manutenção é uma ferramenta e uma prática que ajuda a organizar e garantir que todas as tarefas necessárias sejam realizadas de forma sistemática e eficiente. Ele pode ser usado em diversos contextos, como em equipamentos, veículos, prédios, maquinários e entre outros.
Ele vai ajudar principalmente no processo de manutenção preventiva, pois, fazendo a vistoria dos seus ativos com uma certa frequência e documentando os dados coletados, a probabilidade de identificar um comportamento inadequado do equipamento no momento certo é bem mais provável. Dessa forma você consegue tomar uma decisão com antecedência, antes que o pior aconteça.
Assim, o seu objetivo principal é identificar se há alguma irregularidade ou não conformidade através do desempenho e comportamento dos ativos. O checklist pode ser feito de várias formas e conter várias informações, como veremos a seguir!
Leia também: Checklist de Não Conformidade – confira as melhores práticas
Como elaborar um Checklist?
Um Checklist pode ser elaborado de várias formas e nele deve conter informações que são importantes para o seu processo de trabalho. É irrelevante pegar modelos prontos na internet se você não identificar a sua real necessidade e quais informações realmente são necessárias na sua realidade. Você pode criar um checklist das seguintes formas:
- Planilhas: crie modelos de checklist em planilhas de Excel ou Google Sheets;
- Cadernos de notas: use um caderno específico para anotações e faça checklists em suas páginas;
- Arquivos digitais: crie um documento em programas como Word ou Google Docs, PDF e imprima, ou trabalhe com ele através do próprio arquivo;
- Através de uma ordem de serviço: se você colocar as tarefas do seu procedimento de Checklist atrelado a uma O.S, o seu procedimento de checklist pode se tornar mais completo e eficaz. Isso porque através de uma O.S você possuirá diversas informações a mais que poderão ser úteis na tomada de decisões.
Existem várias formas de se elaborar um checklist para verificação do comportamento de um ativo. Mas além disso, é importante saber identificar as reais informações que você precisa saber sobre os seus equipamentos. Vale ressaltar que, cada caso será diferente, pois você deve levar em consideração aquilo que mais impacta na realidade e necessidade de sua empresa.
Vejamos algumas informações importantes a ser consideradas em um checklist:
- Identificação da empresa e unidade;
- Identificação do responsável pela atividade;
- Identificação do equipamento, se possível com imagem;
- Possibilidade de vínculo de materiais gastos no serviço realizado;
- Lista de tarefas a serem cumpridas;
- Imagens das tarefas realizadas;
- Assinatura do responsável.
Acima citamos apenas algumas informações que podem complementar o seu checklist de atividades, mas como mencionado anteriormente, isso irá depender da necessidade de sua empresa.
E como citamos a possibilidade de você poder colocar as tarefas do seu checklist em uma Ordem de Serviço, é importante saber como elaborar uma Ordem de Serviço completa onde você possa associar estas tarefas primeiramente.
Como elaborar uma ordem de serviço e incluir as tarefas do meu Checklist?
A criação de uma ordem de serviço é um processo importante para organizar tarefas e acompanhar a execução de serviços de manutenção de sua empresa.
O objetivo de uma ordem de serviço é fornecer um documento formal que organiza, regista e orienta a execução de tarefas ou serviços específicos. Através dela você verá tudo o que foi ou não foi executado a respeito de um ou mais serviço planejado, ou até mesmo não planejado.
Aqui estão alguns passos para elaborar uma O.S. eficaz:
- Faça a identificação da O.S: atribua um número ou código único à O.S. para facilitar o rastreamento;
- Defina a data programada: é importante definir uma data limite para que esta O.S seja executada, isso faz parte do planejamento e da organização;
- Calcule os materiais necessários liste os materiais que serão necessários para a realização do serviço, assim você poderá fazer um comparativo entre o que foi gasto e o que foi planejado;
- Faça o planejamento da mão de obra: definir quem irá executar a O.S é extremamente importante, dessa forma você saberá o responsável pelo trabalho executado e o tempo gasto para a realização;
- Associe imagens das tarefas realizadas: vincular as imagens de cada serviço realizado e também do serviço por completo da O.S, é um diferencial enorme, poder ver o serviço realizado pela própria Ordem de Serviço sem precisar de ir até a área para conferência economiza tempo e traz praticidade;
- Crie planos de manutenção com o Checklist de Tarefas: para facilitar o processo, você pode criar planos de manutenção com todas as tarefas programadas e associar este plano às O.S’s. Ao fazer este vínculo todos os processos do seu Checklist já estarão na O.S para serem executados.
E o melhor é que o software Engeman® possui uma Ordem de Serviço extremamente completa, com todas essas informações e muito mais, veja só:
Relatório de Fotográfico – Engeman® – Parte1
Relatório de Fotográfico – Engeman® – Parte2
Fazer o registro correto de todas as tarefas é extremamente importante para que o sistema possa te entregar relatórios confiáveis. Porém esta é uma atividade que sabemos que nem sempre é cumprida como deveria, por isso devemos contar com ferramentas que irão ajudar com estes registros.
Neste caso, o Engeman® é um software que irá facilitar os apontamentos de uma O.S para que ela seja preenchida da maneira mais correta possível, vejamos no tópico abaixo;
Ordem de Serviço com o Engeman®
O Engeman® é um software CMMS completo que vai te auxiliar em todas as tarefas relacionadas à manutenção, e com a Ordem de Serviço não é diferente. Como vimos acima, no relatório fotográfico da O.S, você pode colocar informações valiosas para supervisionar todo o seu processo de manutenção e as atividades realizadas pelos manutentores.
Mas o Engeman® faz muito mais que isso! Nosso software oferece alguns módulos adicionais para tornar as tarefas da manutenção mais fáceis de serem realizadas.
Um desses módulos é o Mobile, que é um módulo voltado para os executantes, e traz mais praticidade para o preenchimento de uma O.S por exemplo.
O Mobile é feito para funcionar em smartphones, tablets, ou até mesmo no computador. E uma das maiores vantagens dele é que o executante pode trabalhar de modo offline, pois sabemos que em muitos ambientes de trabalho não existe uma rede estável, porém isso não impedirá o seu manutentor de registrar as tarefas da Ordem de Serviço.
Com o Mobile você obterá diversas vantagens, como por exemplo:
- Redução do uso de papéis: com ele você não irá precisar de trabalhar com O.S’s impressas, tudo que o executante apontar no dispositivo cairá no módulo de gestão;
- Otimização de tempo e recursos: com o Mobile, o executante tem acesso fácil e rápido às O.S’s, isso acelera o processo de execução, pois você não precisará gastar tempo com distribuições manuais impressas dessas O.S’s;
- Autonomia da equipe: fazendo o uso do Mobile, sua equipe terá mais autonomia nos processos e irá realizar as tarefas com mais eficiência, pois não irão depender tanto do gestor para distribuir essas atividades;
- Facilidade de operação: o Mobile é um módulo amigável, muito fácil de operacionar, ele foi feito no intuito de facilitar os apontamentos dos executantes, veja abaixo a tela de O.S do Mobile:
Na imagem acima podemos ver algumas ferramentas de apontamento em uma Ordem de Serviço pelo Mobile. É claro que, além destas funcionalidades voltadas para Ordem de Serviço, o Mobile conta com várias outras ferramentas como por exemplo:
- Controle de solicitações de serviço;
- Consulta de relatórios;
- Geolocalização – Captura de coordenadas de latitude e longitude e consulta pelo Google Maps;
- Coleta e registro de dados como; viagens e abastecimentos, eventos ocorridos com o ativo, coletas de dados acumulativos, entre outros.
Se você precisa de mais eficiência e agilidade para sua equipe de manutenção, com certeza o Mobile vai ajudar. Não somente nos apontamentos das O.S’s facilitando a execução do checklist de atividades, mas em diversas outras tarefas.
Leia também: Conheça as vantagens do Engeman® Mobile para as suas rotinas de manutenção
Conclusão
Com este artigo podemos concluir que, usar um checklist vinculado às ordens de serviço é uma maneira importante de tornar os processos mais eficientes. Isso ajuda a padronizar tarefas e responsabilidades, reduzindo erros e aumentando a clareza entre as equipes.
Além disso, isto facilita na identificação dos ativos que precisam de melhorias. Assim, essa prática pode ser um grande diferencial, garantindo a qualidade dos serviços e aumento da confiabilidade e disponibilidade dos equipamentos.
Para saber mais sobre o assunto, agende uma demonstração com a nossa equipe. Esperamos por você!
