Recibo de Prestação de Serviço: o que é, como fazer e quando emitir

O que é um Recibo de Prestação de Serviço?

O recibo de prestação de serviço é um documento que serve como um tipo de comprovante de pagamento de um serviço que foi realizado. Nele constam detalhes da transação e serve como prova legal que o pagamento foi de fato efetuado. 

O recibo funciona como uma comprovação tanto para quem pagou quanto para quem recebeu. Por exemplo, se alguém contratar um técnico para consertar um ar-condicionado, o técnico pode entregar um recibo após receber o pagamento. 

Assim, quem contratou tem como provar que pagou, e o técnico tem como provar que prestou o serviço e recebeu por ele.

É um documento muito comum, mas bastante importante e que deve ser mantido sob cuidados e feito da forma correta, pois ele tem valor legal e servirá para prevenir vários problemas futuros, principalmente financeiros.  

Como Fazer um Recibo de Prestação de Serviço?

Para que o recibo tenha validade e seja útil como documento de comprovação, é fundamental que ele contenha informações completas e claras e seja feito da maneira correta. 

Os dados que não podem faltar no recibo são: 

• Nome completo e CPF ou CNPJ do prestador e do contratante; 
• Descrição detalhada do serviço prestado;
• Valor cobrado e forma de pagamento; 
• Data de realização e de pagamento; 
• Assinatura do prestador e do contratante. 

Vejamos abaixo um exemplo de preenchimento do recibo de prestação de serviço:

O recibo pode ser feito de forma impressa ou digital, inclusive já existem modelos prontos que são vendidos em blocos de nota para facilitar este processo. 

Mas se você quer fazer um trabalho mais personalizável, faça um recibo com sua logomarca em algum aplicativo digital, como no próprio Word. 

Mas é válido destacar que caso ele seja enviado somente na forma digital, deve conter a assinatura digital ou eletrônica, ou a imagem da assinatura, jamais deixe o recibo sem as assinaturas. 

Dicas e segurança para o recibo de prestação de serviço 

Por ser um documento de extrema importância, é necessário observar alguns pontos e nós temos algumas dicas para isso:

• Crie o recibo digital em plataformas facilitadoras como, Word ou Google Docs com todas as informações e deixe salvo como padrão; 
• Sempre exporte e envie em PDF para maior segurança; 
• Guarde sempre sua cópia, preferencialmente em nuvem, em caso de perda de arquivos de dispositivos a nuvem traz essa segurança; 
• Revise os dados com bastante atenção antes de assinar, um erro simples pode tirar a validade do recibo ou causar confusão.

Sou obrigado a sempre gerar um recibo de prestação de serviço?

Se você é autônomo, freelancer ou pessoa física que presta um serviço, e não emite nota fiscal, você deve sim emitir um recibo sempre que receber um pagamento, pois ele funciona como um comprovante legal para atestar que o serviço foi feito e que o valor foi pago.

A Lei 8.846/94 determina que, sempre que um serviço for prestado, um comprovante deve ser emitido, isso vale para empresas e também para autônomos.

Além disso, o artigo 319 do Código Civil Brasileiro (Lei nº 10.406/2002) diz diretamente que o credor que recebe o pagamento, total ou parcial, é obrigado a fornecer ao devedor, se este o exigir, quitação regular.

Então se você não emite nota fiscal deve sim emitir um recibo, ele protege o prestador e o cliente. E além de atender legalmente a várias exigências é uma escolha de boa prática. 

Qual a diferença entre Recibo e Nota Fiscal?   

Embora ambos tenham a função de comprovar a prestação de um serviço, recibo e nota fiscal são documentos diferentes tanto na forma de emissão quanto nas obrigações legais.

O recibo é um documento simples, usado para comprovar que um serviço foi prestado e pago. Normalmente usados muito por autônomos, freelancers e profissionais liberais até mesmo sem CNPJ. E é importante saber que ele não tem valor fiscal, ou seja, não gera automaticamente o recolhimento de impostos. 

Já a nota fiscal é um documento oficial, emitido por empresas ou profissionais com CNPJ, através de sistemas autorizados. E a NF já tem valor fiscal, que vai servir para apuração e recolhimento de impostos. 

Mas também vale ressaltar que mesmo não tendo valor fiscal, o recibo é essencial para manter a organização financeira e garantir segurança legal para todos os envolvidos. 

Como organizar e armazenar meus recibos?

Guardar os recibos corretamente é tão importante quanto emiti-los. Eles servem como comprovação legal e financeira em várias situações, além de ajudar a evitar problemas futuros, como falsa alegação de não pagamento ou não prestação de um serviço que já foi realizado. 

Portanto, separamos algumas dicas valiosas para manter seus recibos seguros e organizados: 

Digitalize tudo (até os recibos físicos)

Os registros impressos podem ser perdidos ou avariados muito facilmente, mesmo que mantidos em segurança. Muitos imprevistos podem acontecer, como incêndios, alagamentos e até mesmo a corrosão de determinados papéis pelo próprio tempo ou causado por pragas. Então tire fotos claras e legíveis, escaneie e armazene; 

Salve em um local seguro

Além de guardar no seu dispositivo, é fundamental ter um backup na nuvem, para não perder os arquivos em caso de problemas técnicos.

É um erro muito comum perder documentos importantes que não estão salvos em uma nuvem devido a avaria de aparelhos ou até mesmo perda. Existem documentos que valem mais do que o próprio aparelho onde está armazenado, então tome muito cuidado; 

Proteja seus arquivos digitais

Use senhas fortes para proteger pastas e arquivos sensíveis como os recibos. E se possível habilite uma verificação de duas etapas em serviços de nuvem. 

E além de usar um bom antivírus desconfie sempre de links em e-mails, mensagens e redes sociais. Todo cuidado é pouco;  

Organize por tipo de serviço ou cliente

Além de toda segurança, manter uma boa organização é essencial, e facilita muito quando você precisa encontrar um recibo específico, principalmente se já faz muito tempo que ele foi emitido. 

Quais as vantagens de fazer recibos?

Emitir recibos é uma atitude profissional e cuidadosa que traz segurança e organização. Além de você estar em conformidade legal com a prática de geração deles, isso também traz diversas vantagens como: 

• Melhor organização financeira para o contratado e o contratante: o recibo ajuda muito no controle financeiro, servindo para comprovação e verificação do quanto você recebeu, e no caso do cliente o quanto ele gastou e com o que gastou. 

Além disso com a descrição do serviço em cada recibo você pode fazer um comparativo do valor agregado de cada tipo de trabalho que você presta, podendo assim focar e aprimorar cada dia mais os trabalhos que geram mais lucro; 

• Maior profissionalismo: o fornecimento do recibo passa segurança a seus clientes melhorando assim a sua imagem profissional, mesmo que ele já tenha em sua posse uma forma do registro do pagamento, como por exemplo histórico bancário de pix, ali não tem a descrição do serviço e o porquê foi pago tal valor. Então forneça o recibo e gere maior credibilidade para você; 
• Ajuda a acompanhar o crescimento do seu negócio: com os recibos organizados você consegue ver a quantia faturada em um determinado período, e comparar este faturamento entre vários períodos. E consegue acompanhar também quais clientes têm uma demanda mais alta e que geram mais retorno lucrativo. 

Ou seja, o recibo além de ajudar a proteger o seu negócio legalmente, ainda valoriza o seu trabalho. 

O Engeman® ajuda com Recibos de Prestação de Serviço? 

O Engeman® é um software CMMS especialista em gestão de manutenção, e apesar de não fazer o controle financeiro, existem algumas informações que podem ser fornecidas por ele e que são bastante úteis na hora da geração de seus recibos. Vejamos um exemplo prático:

Se você é um prestador de serviço do ramo de manutenção, porém na correria do dia a dia se esqueceu de fazer a emissão de determinados recibos para seus clientes. Então talvez você tenha em mãos somente o valor que ele te pagou, mas não se lembra ao certo da especificação do serviço prestado e das atividades realizadas.

Neste contexto, se você usar o Engeman® para fazer o registro de suas ordens de serviço você terá toda a informação das tarefas que foram realizadas nos relatórios da O.S, e assim poderá usar a informação armazenada por ele a seu favor para ajudar no preenchimento do recibo. 

Imagine que isso tenha acontecido há mais tempo, é praticamente impossível lembrar de cabeça tudo que você realizou, para quem realizou, quando e onde realizou. Então fazer o registro das atividades do serviço prestado de forma inteligente através de um software é tão importante quanto a geração do recibo. 

Conclusão

Emitir recibos de prestação de serviço é uma prática que traz segurança, organização e profissionalismo para quem presta o trabalho e para quem contrata. Além de ajudar no controle financeiro, o recibo serve como proteção e prevenção de problemas futuros. 

E se você trabalha com prestação de serviços de manutenção, contar com ferramentas que ajudam a registrar detalhes do serviço realizado nas ordens de serviço faz toda a diferença.

Fale com um de nossos especialistas para entender melhor sobre o assunto.