Ordem de Serviço Digital vs Impressa: qual a melhor escolha para sua empresa?

O que é uma ordem de serviço e por que ela é importante?

Para o gestor de manutenção, a ordem de serviço (OS) é um documento essencial para organizar solicitações, formalizar atividades e manter o histórico dos equipamentos.

Nesse documento contém as informações necessárias para a execução da atividade. Cada empresa adota um modelo, conforme sua necessidade, mas alguns itens são indispensáveis no seu conteúdo, como:

• um número único de cadastro;
• nome e cargo do responsável;
• setor, data e hora da solicitação;
• descrição do serviço, equipe, materiais e equipamentos necessários;
• prazo de conclusão.

Esses registros impactam diretamente na cadeia produtiva, por isso, a confiabilidade das informações e a agilidade em seu compartilhamento influenciam diretamente a gestão eficiente dos processos.

Quais são as vantagens e limitações da ordem de serviço impressa?

Para algumas empresas, a ordem de serviço impressa ainda faz sentido e já faz parte da cultura da empresa. A versão impressa geralmente é utilizada em:

• Empresas com baixa complexidade de processos;
• Locais sem acesso à internet ou tecnologia;
• Situações emergenciais em que o papel ainda serve como backup.

Mesmo que às vezes seja imprescindível o uso da versão impressa, sabemos que ela possui as suas limitações, sendo as principais:

• Mais suscetível a rasuras, perdas e extravios;
• Dificuldade de padronização;
• Atrasos no fluxo de informações;
• Custos com impressão e armazenamento físico.

É nesse contexto, que a tecnologia se torna uma perfeita aliada para otimizar a ordem de serviço, ao criar sua versão digital, como veremos a seguir!

O que é uma ordem de serviço digital?

A ordem de serviço digital é a versão informatizada do documento tradicional e que muitas empresas ainda usam. Ela é registrada em um software de gestão e pode ser acessada e gerada por qualquer colaborador autorizado.

Na prática, o seu funcionamento é o seguinte:

• O gestor cria a OS diretamente no sistema;
• Equipes recebem notificações em tempo real;
• O acompanhamento é feito do início ao fim do processo.

Ela também pode ser solicitada por qualquer setor da empresa, que precise de um serviço, e a cultura da empresa requer que tudo seja registrado, para gerar históricos. É importante também para assegurar que as máquinas e equipamentos não percam a garantia, uma vez que todo o seu histórico de intervenções e problemas estarão registrados.

Para ser completa, geralmente as ordens de serviços possuem:

• Dados de solicitação e execução;
• Histórico de manutenções e custos;
• Indicadores de desempenho;
• Relatórios automáticos para auditorias.

Claro que cada empresa coloca nas suas ordens de serviço as informações pertinentes às suas necessidades.

Vantagens da ordem de serviço digital em relação à impressa

A resposta é fácil. Porque quanto mais ágil, confiável e em conformidade for o procedimento de documentação da sua empresa, melhores são os resultados conquistados por ela. Como prometido, veja a seguir, de que maneira essa alternativa é mais eficaz para garantir os resultados que sua empresa tanto almeja:

Segurança da informação

Primeiramente, sua empresa ganhará em confiabilidade no preenchimento, por meio da padronização de formulários. Será o fim das rasuras, itens incompletos ou grafias incompreensíveis. Além disso, as informações ficarão salvas no sistema, o que previne extravios ou danos, como ocorre, comumente, com documentos impressos.

Os acessos e registros ficam mais seguros, controlados por login e senha. Assim, é possível identificar os responsáveis por cada ação no sistema: quem foi o solicitante, quem já visualizou, entre outras facilidades.

Além disso, a fidelidade dos dados contribui para uma melhor gestão, pois ajuda a detectar e prevenir erros de programação. Isso traz benefícios a todos os setores da empresa, principalmente, ao operacional, ao planejamento e controle.

Integração

Coordenar estrategicamente os responsáveis por uma tarefa é imprescindível para evitar lacunas e erros em cada etapa. Por estar armazenada no sistema, a ordem de serviço digital pode ser acessada e compartilhada por qualquer agente envolvido, de forma ágil e organizada.

Essa consulta facilitada, sem intermediários, permite que qualquer atividade seja iniciada imediatamente após sua solicitação. E, para a satisfação dos gestores, o desempenho das sequências de trabalho pode ser acompanhado a todo tempo. Com isso, ações corretivas são definidas rapidamente, evitando, assim, maiores contratempos.

Melhores feedbacks

Com um sistema digital, as informações das ordens de serviços são compiladas e geram relatórios completos.

Essa ferramenta também pode oferecer recursos customizáveis. Dessa forma, o responsável escolhe quais dados serão analisados, separadamente ou associados, conforme o caso.

A grande vantagem disso é a agilidade e segurança para análise de informações cruciais para o planejamento das atividades, a aquisição de insumos, a programação de manutenções, bem como a aferição de resultados.

Economia

Faça os cálculos e confira quanto é gasto com as impressões. As informações podem ser enviadas por e-mail e, só quando necessário, ser impressas. Imagine o espaço que sua empresa ganhará ao se livrar dos arquivos físicos?

Não se pode esquecer, também, de que o acompanhamento eficaz da sequência e especificidades determinadas nas ordens de serviço previne perdas de produtividade.

Qualidade e melhoria contínua

Munidos de dados úteis e ferramentas ágeis, os funcionários podem se dedicar melhor ao planejamento e às estratégias de melhoria e crescimento. Afinal, o tempo perdido em tratativas de falhas acomete o desempenho e a motivação de cada um.

Todos os setores ganham, inclusive aqueles responsáveis pelas auditorias, já que os indicadores são confiáveis e facilmente obtidos. Assim, os diagnósticos e ações são definidos brevemente.

É certo que os benefícios são muitos, mas, para assegurá-los, sua empresa precisa de um software que disponibilize os recursos necessários. Por isso, o Engeman® é a solução que ela procura.

Quais os motivos para adotar o software Engeman®?

Essa é uma ferramenta para gerenciar manutenções e serviços. Com ela, é possível organizar e registrar todo o processo, planejar e programar as tarefas, criar históricos sobre ocorrências, custos e desempenho.

Suas principais vantagens são

• a flexibilidade e facilidade de uso;
• as melhorias e redução de custos;
• a integração de setores;
• a coleta de dados;
• a criação de relatórios completos para aprimorar a gestão.
• oferecimento de suporte e treinamentos.

A maior agilidade das ações é garantida pelo Módulo Mobile — próprio para tablets ou smartphones —, que coleta dados e gerencia as ordens de serviço em campo. ​

Quais as vantagens do Engeman® Módulo Mobile no gerenciamento das ordens de serviço?

Com esse recurso, é possível criar as ordens de serviço e gerenciar suas etapas: abertura, acompanhamento, fechamento ou cancelamento.

O mais interessante é que os registros inseridos podem ser sincronizados ao coletor de dados ao final do dia ou a qualquer momento, isto é, o banco de dados do Engeman® fica sempre atualizado. E a equipe ainda é poupada do trabalho de transferir manualmente essas informações. Ganha-se tempo e minimizam-se os erros!

Ordem de serviço digital e o futuro da manutenção

A digitalização dos processos de manutenção não é mais uma tendência, mas uma realidade. Empresas que adotam a ordem de serviço digital ganham em agilidade, confiabilidade e redução de custos.

Definitivamente, o fim dos documentos impressos está próximo! Escolher entre a ordem de serviço impressa ou digital é uma decisão relevante, que pode elevar a qualidade dos processos da sua empresa.

Quer saber como o Engeman® pode ajudar sua empresa a evoluir? Entre em contato conosco e peça uma demonstração!

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