Como alcançar facilidade de operação na manutenção?
Para execução dessa operação, uma elevada quantidade de informações é manipulada por vários agentes. São diferentes formulários, cronogramas, ordens de serviço, históricos, entre outros, que precisam ser constantemente analisados.
Compilar todos esses dados em uma planilha, manualmente, é um trabalho passível de erros e muito moroso. Além disso, o tempo gasto em tarefas burocráticas deixa de ser aplicado em planejamento e estratégia. Por isso, informatizar e automatizar o processo é a solução mais viável.
A implementação de um sistema de gerenciamento é vital para otimizar essa operação. Essa ferramenta padroniza e torna os registros mais confiáveis, facilita o acesso à informação e oferece recursos para análises melhores. Com isso, as ações ganham em agilidade e conformidade.
Outro benefício é a integração da comunicação entre todos os envolvidos, gerando velocidade nos procedimentos e maior divulgação.
A alternativa inicial, adotada por algumas empresas, foi a adaptação dos softwares ERP’s — utilizados em diversos setores — para gerenciar, também, essa operação. Porém, a falta de recursos específicos para essa atividade o deixou pouco funcional. Somente um software especialista seria adequado à demanda.
O software especialista tem foco exclusivo no planejamento e controle de manutenções. Dessa forma, sua navegabilidade é mais fácil e as únicas customizações a serem feitas são aquelas definidas pelo gestor, como uma opção pertinente para cada análise.
Além disso, o fluxo de dados e o número de usuários fica restrito a essa atividade, o que favorece melhor desempenho do sistema com um investimento menor.
Planejar as manutenções preventivas e preditivas
Com o software, é possível criar um plano de manutenções periódicas para o período que você determinar. Com base na compilação dos dados registrados, fica viável fazer uma estimativa mais precisa dos custos e verificar se os equipamentos estão cumprindo com a eficiência prevista.
Outra questão crítica é quando a empresa conta com um elevado número de máquinas. Imagine o tempo investido para os cálculos de utilização e previsão das manutenções? O software gera os resultados instantaneamente e já determina o agendamento.
Na data programada, o responsável gera uma ordem de serviço, via sistema, na qual é detalhado o que será realizado. Assim, esses dados alimentarão os relatórios para análise de desempenho e adequação ao planejamento.
Registrar as manutenções corretivas e históricos
Esse tipo de serviço não é contemplado no plano de manutenções, apesar de ser prudente prevê-lo. Da mesma maneira, ele deve ser registrado e detalhado em uma ordem de serviço, para posterior análise de falhas.
O software permite criar um histórico de toda a vida do equipamento, para facilitar as análises das falhas e identificar sua origem — assim, elas não se tornam recorrentes. Essa é uma excelente alternativa para a gestão dos ativos.
Elaborar relatórios criteriosos
Para gerenciar o processo com eficiência é preciso aferir dados confiáveis de forma rápida e, preferencialmente, sem intermediários.
Na análise de resultados, o gestor precisa comparar o desempenho de um determinado período com seus antecessores, para traçar um diagnóstico e a curva de tendência.
O software faz a compatibilização do previsto x realizado, de forma ágil e precisa. Ele cria, então, indicadores de desempenho muito úteis para orientar as ações subsequentes.
Tão importante quando relatórios periódicos é a disponibilidade de informações atualizadas a qualquer tempo. Isso permite que o gestor avalie o andamento das atividades e determine correções pontuais no dia a dia, reduzindo o risco de maiores contratempos.
Controlar os recursos
De posse de relatórios e indicadores precisos, o gestor pode estipular e checar a disponibilidade dos recursos determinados para cada período, conforme o agendamento das manutenções.
Assim, no estoque estarão as peças e insumos suficientes, evitando gastos extras com materiais excedentes.
Esse controle ajuda também a verificar a mão de obra necessária para cada serviço, checar se a programação foi coerente com a demanda e se o grau de produtividade atendeu às expectativas.
Mudar a mentalidade da empresa
Investir em tecnologia é investir em capacitação. A utilização de um software exige uma equipe treinada e muda a realidade de trabalho. As atividades deixam de ser emergenciais e tornam-se planejadas. Consequentemente, a prioridade dos funcionários deixa de ser o reparo e passa a ser a prevenção do dano.
A possibilidade de investir seu tempo em atividades mais produtivas e estratégicas motiva o colaborador. Bem orientado e incorporando esse sentimento, ele assume, mais facilmente, uma postura proativa — fundamental para acompanhar uma forte tendência: a engenharia de manutenção.
Essa especialidade multidisciplinar tem como foco otimizar os processos de manutenção, com o objetivo de aumentar a confiabilidade e disponibilidade dos equipamentos.
Assim, investir nessa mentalidade é manter o foco em produtividade e qualidade. O planejamento e a previsibilidade ganham destaque em detrimento das soluções urgentes e problemas crônicos.
Fica claro que automatizar os processos é a maneira mais eficaz de obter a facilidade de operação na manutenção e, consequentemente, resultados tão positivos.
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