Organizar um setor de manutenção de forma eficiente é essencial para garantir o bom funcionamento de uma empresa, reduzir custos operacionais e maximizar a vida útil dos equipamentos.
A manutenção adequada além de prevenir falhas inesperadas, também melhora a produtividade e segurança no ambiente de trabalho. Para alcançar esses objetivos, é fundamental adotar boas práticas que envolvem o planejamento adequado, a gestão de recursos, a utilização de tecnologias e a capacitação da equipe.
Neste artigo veremos as principais estratégias e técnicas que podem ser aplicadas para otimizar e organizar o setor de manutenção, garantindo sua eficiência e alinhamento com os objetivos da empresa. Comprove!
Por onde começar a organizar um departamento de manutenção?
Antes de aprendermos as técnicas para uma boa organização, primeiro é necessário identificar as reais necessidades de melhoria do setor de manutenção. Isso é importante pois cada estratégia caberá a um tipo de necessidade diferente. Não adianta elaborar uma lista gigante, cheia de ideias de melhorias se você não souber quando e como aplicá-las.
Portanto, vamos ver alguns passos para você conseguir identificar onde e o que precisa de reais melhorias e organização:
- Mapeamento das necessidades: o gestor de manutenção tem o papel de identificar e definir quais os pontos com mais necessidade de organização e melhoria. Para que o setor de manutenção trabalhe em harmonia é necessário estruturar as demandas que surgem desde a aquisição de um equipamento até a execução da mão de obra;
- Análise por criticidade: fazer a separação dos equipamentos por sua criticidade ajuda bastante na hora de organizar as manutenções que serão praticadas. A criticidade dos equipamentos avalia o nível de risco que um ativo representa para a empresa, podendo ser A (criticidade máxima), B (criticidade média) ou C (criticidade baixa);
- Crie o Budget: é muito importante elaborar um plano orçamentário para que, a partir dele, você consiga procurar no mercado os investimentos que serão possíveis de se aplicar.
Depois de identificar as reais necessidades e fazer o mapeamento, fica muito mais fácil começar a execução do trabalho.
Quais práticas devo usar para começar a organizar um setor de manutenção?
Existem várias boas práticas que podem ser implementadas para otimizar os processos no setor de manutenção e também trazer melhorias. É necessário preparar toda a sua equipe para as mudanças que irão ocorrer.
Mas afinal, quais ações devo exercer para que as mudanças comecem a acontecer de fato? Vejamos:
- Planejamento de manutenção: estabeleça um cronograma através das Ordens de Serviço baseadas nos planos de manutenção de todos os tipos (corretiva, preventiva e preditiva), em todos os equipamentos, de acordo com as recomendações do fabricante e a experiência operacional. Isso ajuda a reduzir falhas inesperadas e aumenta a vida útil dos ativos;
- Gestão de estoque: faça o controle de inventário periodicamente e defina uma quantidade mínima e máxima para cada material existente, isso ajudará a evitar atrasos na hora de executar a manutenção;
- Controle e planejamento da mão de obra: uma das partes mais importante para se organizar é a mão de obra, pois é através dela que todos os serviços serão realizados. Defina quem irá executar cada trabalho, e se assegure que o responsável estará disponível na hora certa, você deve distribuir as tarefas conforme a disponibilidade de cada funcionário, isso é muito importante;
- Gestão de Indicadores de Desempenho (KPIs – Key Performance Indicators): defina indicadores-chave de desempenho para monitorar o trabalho da manutenção, como o tempo médio de reparo (MTTR), a disponibilidade dos equipamentos, o custo da manutenção, a taxa de falhas e o tempo médio entre falhas (MTBF). Com estes dados você conseguirá mensurar a performance de todos os ativos e fazer as alterações caso necessárias baseadas em fatos.
Contudo não é fácil exercer os passos acima e chegar nos objetivos que eles oferecem. Para isso existem algumas técnicas que você pode usar para tornar este caminho mais fácil. Vejamos a seguir!
Técnicas inteligentes para melhorar a performance do setor de manutenção
Para alcançar uma organização eficiente no setor de manutenção e exercer as práticas citadas no tópico anterior, é possível utilizar várias técnicas e metodologias que ajudam a estruturar processos, melhorar a performance e alcançar os resultados:
- Just-in-Time (JIT) para manutenção: tem o objetivo de garantir que as peças e os recursos necessários para a manutenção estejam disponíveis exatamente quando forem necessários, sem excessos. Dessa forma tanto o almoxarifado quanto o setor de manutenção ficarão mais organizado, sem materiais desnecessários ocupando espaço;
- Gestão visual: pode ser feita de várias formas; quadros de indicadores visuais, gráficos, dashboards, mapas de trabalho etc. Ela ajuda a tornar as informações e os processos visíveis para toda a equipe, melhorando a comunicação e o entendimento;
- Análise de Falhas de Equipamento (FMEA – Failure Modes and Effects Analysis): usada para identificar e analisar possíveis falhas de um sistema ou processo, avaliando seus efeitos e as chances de ocorrência, é uma técnica muito usada para evitar falhas críticas através da manutenção preventiva e preditiva;
- Uso de um software CMMS: através de um software especializado em manutenção você consegue organizar estas e muitas outras tarefas, como por exemplo:
- Planejamento de mão de obra através de planos de manutenção;
- Emissão automática de O.S’s baseadas na programação que você escolher para cada equipamento;
- Controle de cada ativo através de sua criticidade;
- Acesso fácil aos KPIs, gráficos e relatórios;
- Controle de estoque;
- Controle do custo da manutenção para que você possa analisar de perto o rendimento rentável de todo o seu planejamento.
Como o Engeman® ajuda na organização do setor de manutenção?
O Engeman® é um software extremamente completo e auxilia em todas as tarefas do setor de manutenção, desde a programação de uma Ordem de Serviço, até o fechamento dela. Além disso, ele conta com várias ferramentas que irão automatizar vários processos e assim reduzir os custos que normalmente é obtido com a manutenção mal planejada.
Veja só algumas vantagens de poder trabalhar com o Engeman®:
- Controle de almoxarifado: através do controle de estoque por seus respectivos almoxarifados é possível estipular estoque máximo e mínimo, associar a localização de cada material, fazer o controle por data de validade e lotes e muito mais. Veja a imagem abaixo:
Tela Engeman® – Almoxarifado
- Acesso a vários gráficos de desempenho do equipamento: no Engeman® você consegue acessar e emitir os relatórios e gráficos de forma prática e fácil. Por padrão o Engeman® possui mais de 290 gráficos e relatórios, entre eles vários que são relacionados ao desempenho do ativo. Veja só:
Gráfico Indicadores da Manutenção do Engeman®
Relatório de disponibilidade do Engeman®
- Controle por criticidade do equipamento: o Engeman® possui uma aba exclusiva de classificação de criticidade dentro do cadastro do ativo, para que você possa definir de acordo com os parâmetros de classificação o quão crítico ele é. Dessa forma você pode organizar seus equipamentos por relevância, para uma melhor organização da manutenção que será realizada. Veja:
Tela Engeman® – Controle por criticidade
Conclusão
Vimos neste artigo que a boa organização do setor de manutenção é um fator chave para o sucesso de qualquer empresa. Ao adotar boas práticas como o planejamento de manutenção, organização da mão de obra e o uso de tecnologias adequadas, é possível melhorar a eficiência, reduzir custos e evitar falhas inesperadas.
Além disso, com uma gestão bem estruturada e organizada, o setor de manutenção contribui de forma significativa para o sucesso das operações e bom desempenho dos equipamentos.
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