As empresas buscam, constantemente, formas de otimizar a gestão de seus negócios. Isso porque, em um cenário altamente competitivo, não é possível trabalhar com processos organizacionais arcaicos e ineficazes. O ciclo PDCA é uma das ferramentas mais utilizadas pelas grandes empresas, a fim de conseguir realizar seus projetos adequadamente, sem falhas, atrasos e com excelência. Por isso, implementá-lo no negócio é uma forma de identificar gargalos e melhorar resultados de forma sustentável.
Continue a leitura deste post e saiba mais sobre essa metodologia e tire suas dúvidas sobre o assunto.
O que é o ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é uma metodologia que auxilia os gestores a compreenderem gargalos e planejarem soluções estratégicas, bem como colocá-las em ação de forma consistente. Criado pelo engenheiro Walter Shewhart nos anos 1920, foi fortemente utilizado no Japão no período pós Segunda Guerra.
- identificar a dificuldade apresentada;
- localizar problemas nos processos;
- definir exatamente qual é a questão a ser enfrentada;
- sugerir possíveis soluções para a questão;
- observar, posteriormente, se as soluções aplicadas foram bem-sucedidas ou se devem ser modificadas.
Sua criação foi direcionada para ser aplicada em questões relacionadas à gestão da qualidade, como um método direcionado para a melhoria contínua. Porém, devido à facilidade de adaptação, não raro é utilizado em outras áreas e setores para um controle mais eficiente.
O que significa cada uma das ações do ciclo do PDCA?
PDCA é uma sigla que descreve quatro passos para o desenvolvimento da ação: plan, do, check, act. Nesse contexto, cada uma dessas etapas descreve uma ação específica que levam até a fase seguinte.
Plan (Planejar)
Na fase de planejamento, são definidos os objetivos dos processos e os planos para elaborar as estratégias a serem realizadas.
Inclui-se nessa etapa:
- identificar o problema a ser resolvido;
- observar o problema em suas nuances e características específicas;
- estabelecer as metas necessárias para a resolução do problema;
- analisar o fenômeno;
- analisar o processo a ser implementado;
- definir ferramentas e métodos a serem utilizadas na fase de ação.
Lembre-se de que todos os planos devem ser feitos com base nos princípios e valores da empresa e, depois, pensar a relação com os objetivos pretendidos pela organização. Para que não haja falhas, a etapa deve ser verificada.
Do (Fazer)
Nesse momento, tudo que foi definido na fase de planejamento é colocado em prática, desde o treinamento para a implementação das estratégias até a aplicação prática de tudo que foi determinado no documento anterior.
É um ponto-chave e deve ser acompanhado constantemente, a fim de verificar a conformidade das ações com o que foi definido na fase de planejamento. Discrepâncias podem colocar em risco os resultados pretendidos.
Nesse momento, o monitoramento exige que sejam registrados todos os resultados durante a execução, realizando pequenos ajustes de adequação, caso esteja fugindo do espectro definido pelos gestores.
Lembre-se, também, que essa fase precisa respeitar o cronograma estabelecido, a fim de evitar atrasos.
Check (Checar/verificar)
Os registros realizados na fase anterior serão analisados agora, verificando os resultados pretendidos. Ela pode ocorrer concomitantemente com a fase de ação do plano, realizando as modificações necessárias no decorrer do processo, evitando perdas produtivas.
Isso pode se referir à realização de ajustes pontuais ou, até mesmo, na revisão de todo o planejamento, caso os problemas representem possibilidade de prejuízo para a organização.
Act (agir)
Outra etapa que pode ocorrer em concomitante com as anteriores é a etapa de ação, a fim de solucionar os problemas encontrados na fase anterior. São investigadas as causas do problema por meio de análise de dados e define-se como solucioná-los, a fim de evitar que ocorram novamente. Ele é realizado em duas etapas.
Padronização
O que deu certo se torna, assim, um padrão, sendo aplicado rotineiramente na organização. Isso deve ser registrado e devidamente avisado aos gestores, para que seja implementado no dia a dia.
Por que utilizá-la em sua empresa?
É realizada uma avaliação final sobre todo o processo, analisando os resultados e definindo se o que foi encontrado está dentro do escopo do planejamento ou se esteve além ou aquém do esperado.
São produzidos relatórios, gráficos, estudos sobre o que foi realizado, as mudanças realizadas e se vale a pena continuar seguindo o que deu certo.
O método visa a melhoria contínua dos processos. Por isso, já é o suficiente para exemplificar seus benefícios: a sua organização conseguirá os melhores processos no dia a dia.
Além disso, é um processo que se aperfeiçoa com o tempo. Cada vez que é aplicado, chega a um novo resultado, muitas vezes complementares entre si. Assim, também se adapta facilmente aos novos cenários.
Outro ponto importante é que se trata de um processo preventivo: ele permite a identificação do problema antes que se apresente como uma falha grave, permitindo a reparação antes que ele ocorra.
Por fim, o PDCA estimula a mensuração dos resultados obtidos com o processo, a fim de avaliar o que deu certo, o que deu errado e encontrar formas de como modificar os planos para conseguir obter os melhores resultados com o tempo
Conclusão
A metodologia PDCA é importante para trazer as melhorias necessárias para a organização, conseguindo resultados positivos constantemente, minimizando erros e problemas que possam comprometer o crescimento sustentável da organização. O método simples e, por isso, não exige grandes investimentos financeiros para ser implementado.
O mais importante para sua execução é o comprometimento dos envolvidos em realizar o planejamento sério e adequado, a preparação e treinamento das equipes para execução do que foi traçado anteriormente.
Assim, ao utilizar a metodologia PDCA em seus processos, você garantirá uma maior segurança dos seus funcionários, reduzindo custos, evitando prejuízos e conseguindo resultados sempre positivos.
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