Como fazer controle de contratos de manutenção de forma eficiente?

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Cuidar da manutenção dos equipamentos da empresa é fundamental para garantir o pleno funcionamento da cadeia de produção. 

Assim, torna-se essencial realizar uma boa gestão acerca das manutenções a serem realizadas. E um dos pontos cruciais para evitar erros e problemas é realizar o controle adequado dos contratos de manutenção, a fim de certificar-se de que não haverá impossibilidades em caso de problemas.

Continue lendo o nosso artigo e veja como realizar um controle de contratos de manutenção eficiente.

Mantenha uma boa organização

Um primeiro ponto importante a ser ressaltado é a importância da organização no controle de contratos da empresa. Isso porque há diversos tipos de contrato existentes na organização, sendo necessário separá-los para encontrá-los mais facilmente, quando necessário.

Deixe separado em arquivos diferentes os destinados à:

  • contratação de serviços de manutenção;
  • aquisição de materiais para a manutenção;
  • prestação de serviços;
  • compra de insumos;
  • contratos de serviço por tempo determinado;
  • locação de espaços, entre outros.

Monte relatórios

Os relatórios são importantes para o controle dos contratos, pois auxiliam na organização das informações essenciais, bem como estabelecem um acompanhamento mais preciso das relações contratuais.

Por meio deles, há uma visão mais ampla dos serviços demandados, exigências das partes, entre outros pontos que auxiliarão a não perder prazos.

Realize um acompanhamento consistente dos contratos

O acompanhamento dos contratos é essencial para uma boa gestão, principalmente por se tratar de um serviço com cronograma, sendo necessário que ocorra uma verificação constante, a fim de não perder os prazos de execução das manutenções ou problemas de não cumprimento de cláusulas do contrato.

Isso pode ser feito por meio de planilhas de acompanhamento ou por outras tecnologias, como softwares especializados de acompanhamento.

Caso isso não seja feito eficientemente, pode-se perder os prazos estabelecidos para solicitação de reparos e manutenções preventivas, o que chega acarretar até mesmo a inviabilidade da realização do serviço, caso esteja previsto em contrato.

Por exemplo, o contratado exige um aviso de sete dias antes da manutenção preventiva, é necessário que seja comunicada a solicitação dentro dos prazos estabelecidos ou o serviço poderá não ser realizado na data esperada.

Defina contratos prioritários

Muitos dos contratos firmados para a área de manutenção são prioritários em detrimento de outros. Estabeleça critérios objetivos que caracterizam prioridades para avaliação dos contratos. Podem estar entre eles:

  • contratos com vencimento próximo;
  • contratos de manutenção preventiva;
  • contratos que devem ser revistos ou readequados o quanto antes;
  • contratos que não estejam trazendo benefícios para a empresa;
  • contratos de manutenção de reparação, entre outros.

Acompanhe as renovações de contrato

É Importante para evitar, em primeiro lugar, a perda de serviços devido ao vencimento dos acordos firmados.

Imagine a seguinte situação: chega o período da manutenção periódica em determinados maquinários. A empresa entra em contato com a contratada para solicitar a visita, porém a resposta não é favorável: o contrato venceu e, por isso, a visita é inviabilizada.

O tempo gasto para recontratação e/ou renegociação dos termos do contrato pode acarretar problemas para a organização, pois atrasa o cronograma de manutenções preventivas. E, por fim, pode-se até mesmo ter problemas com defeitos gerados devido à ausência e atraso da manutenção.

Invista em tecnologia

O ideal para evitar qualquer tipo de problema e garantir uma boa gestão de contratos de manutenção é automatizar os processos de controle. Isso pode ser feito por um software específico, que será responsável por armazenar todos os documentos no mesmo local, entre outras facilidades, tais como:

  • aviso dos contratos que estão próximos a vencer;
  • verificação dos principais itens presentes nos contratos;
  • definição dos contratos prioritários;
  • elaboração de relatórios, entre outros.

Principalmente quando há uma demanda alta de contratos (normalmente em grandes indústrias), é necessário automatizar, pois há uma quantidade considerável de informações a serem analisadas e verificadas constantemente. O software faz esse trabalho automaticamente, evitando falhas que possam comprometer a eficiência da empresa por perda de prazos.

As manutenções, sejam preventivas, sejam reparadoras, são fundamentais para o funcionamento de qualquer organização. Por isso, tudo o que concerne à gestão eficiente desses processos deve ser feito com cuidado e eficiência.

A gestão de contratos, como vimos neste artigo, é de fundamental importância para viabilizar os processos necessários. Caso contrário, as surpresas poderão não ser tão boas, comprometendo a cadeia produtiva da empresa e gerando fortes prejuízos financeiros a longo prazo.

Os softwares especializados, como mencionamos, cumprem papel importante no controle de contratos de manutenção, além de gerenciar outros pontos-chave nessa questão. Leia mais sobre softwares de manutenção e tire suas dúvidas sobre o assunto.

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