O que é Backlog?
Backlog é uma lista de tarefas, funcionalidades ou itens que precisam ser realizados, mas que ainda não foram concluídos. Este termo é utilizado em várias áreas, incluindo gestão de projetos, desenvolvimento de software, gestão de produtos e na manutenção.
Backlog de manutenção refere-se, geralmente, a ordens de serviço que estão pendentes. Há outras definições que se referem ao backlog como planejamento à espera de geração das ordens de serviço, mas o comum é que se refere aos itens pendentes.
Por que as Ordens de Serviço atrasam?
As ordens de serviço podem permanecer não finalizadas por uma variedade de razões:
- Peças de reposição ou consumo não disponíveis para completar o serviço: as ordens de serviço de manutenção preventiva devem prever com antecedência as peças e materiais que serão necessários.
- Os técnicos de manutenção não estão disponíveis para o serviço: isso pode acontecer quando o equipamento necessita de habilidades especializadas para corrigir os problemas ou executar as ações.
- Problemas com o equipamento que necessitam de solução de especialista externo terceirizado: embora semelhante ao problema mencionado anteriormente de técnicos não disponíveis, serviços terceirizados é algo que geralmente temos menos controle.
- O serviço parou porque uma tarefa de maior prioridade surgiu: isso é algo que pode acontecer com bastante frequência. É importante organizar uma agenda onde é possível descartar tarefas de baixa prioridade quando emergências de maior prioridade acontecerem. Para essas tarefas descartadas é preciso definir uma reprogramação ou cancelamento informando os motivos.
- A ordem de serviço não é mais necessária: por exemplo, você pode ter uma verificação de manutenção preventiva mensal em que um filtro seja substituído. A ordem de serviço já não é mais necessária neste mês.
- Não é possível obter acesso ao equipamento/localização, pois está em uso: Isso indica falha de comunicação. Neste ponto, o departamento de manutenção provavelmente irá levar a culpa!
- Alguém esqueceu: isso acontece com mais frequência do que imaginamos, especialmente quando se tem muitas ordens de serviço para acompanhar.
Como fazer o cálculo de Backlog?
As ordens de serviço podem atrasar por vários motivos, como vimos no tópico anterior, mas saber mensurar este atraso permite ao gestor entender a quantidade de trabalho pendente e planejar os recursos adequadamente.
Calcular o backlog de manutenção envolve a quantificação das ordens de serviço pendentes em um determinado período de tempo. Para o cálculo de backlog, a fórmula utilizada é:
Um backlog de manutenção menor que 1 significa que sua gestão está superdimensionada. Quando esse valor é maior do que 1, existem mais serviços a serem realizados do que sua equipe pode comportar. A situação ideal é representada por um backlog igual a 1.
Benefícios do controle de backlog de manutenção
O controle eficaz do backlog de manutenção traz uma série de benefícios importantes para a operação e gestão de uma organização, como:
- Aumento da disponibilidade: A manutenção regular e o controle do backlog garantem que os equipamentos estejam disponíveis e operacionais com maior frequência;
- Aumento da confiabilidade: Equipamentos mantidos adequadamente apresentam menos falhas inesperadas, aumentando a confiabilidade das operações;
- Dados confiáveis: O controle do backlog fornece dados precisos e atualizados sobre o status das manutenções, auxiliando na tomada de decisões mais bem-informadas;
- Priorização eficaz: Facilita a priorização de tarefas com base em critérios como urgência, impacto na produção e custo;
- Monitoramento efetivo: O controle do backlog proporciona uma visão clara do progresso das manutenções, facilitando o monitoramento;
- Prevenção de falhas: Um controle rigoroso do backlog permite a realização de manutenções preventivas, reduzindo a ocorrência de falhas e, consequentemente, os custos com reparos emergenciais;
- Utilização eficiente dos recursos: Ajuda na alocação otimizada de recursos, evitando sobrecarga de trabalho e garantindo que os técnicos estejam trabalhando nas tarefas mais prioritárias;
- Planejamento otimizado: Permite um planejamento mais eficaz das atividades de manutenção, garantindo que as tarefas sejam concluídas de maneira mais rápida e organizada.
Como realizar o monitoramento e gestão de backlog?
Manter um controle rigoroso do backlog ajuda a garantir a eficiência e a eficácia da gestão de manutenção, contribuindo para a longevidade dos ativos e a satisfação dos clientes. Para uma gestão eficaz do backlog, é importante:
- Monitoramento regular: Calcular e revisar o backlog regularmente (diário, semanal, mensal).
- Análise de causas: Analisar as causas de atrasos e altos níveis de backlog para implementar melhorias.
- Priorização dos serviços: Priorização contínua das ordens de serviço com base em criticidade e impacto.
- Recursos adicionais: Alocar recursos adicionais temporariamente para reduzir o backlog, se necessário.
Como controlar o backlog no Engeman®?
É importante ter uma maneira de acompanhar o seu backlog de manutenção. O Engeman® é muito útil para acompanhar essas ordens de serviço pendentes e ajudá-lo a garantir que elas sejam fechadas ou canceladas conforme necessário e com as informações corretas para que o Backlog esteja sempre na meta.
No Engeman® é possível:
- Informar qual é a escala de trabalho e as qualificações de cada funcionário para que ele possa alertá-lo se e quando os funcionários estão disponíveis;
- Usar o controle de SLA dos contratos no Engeman® para acompanhar os tempos de execução e aplicar penalidades quando necessário. Por isso é importante que a ordem de serviço esteja corretamente preenchida no Engeman®, informando exatamente o que foi executado.
- Fazer o uso dos cronogramas para otimizar as manutenções;
- Emissão de lembretes e alertas para a execução dos serviços;
- Usar os cronogramas do Engeman® para informar a produção sobre as manutenções programadas e negociar remanejamentos.
No Engeman®, existem relatórios estratégicos para que o gestor possa acompanhar o andamento das ordens de serviço e mensurar os serviços atrasados e pendentes, além de das abertas e canceladas. Veja a seguir dois relatórios muito relevantes para a análise do backlog:
Com um software especializado é possível um controle mais abrangente da manutenção. Controles manuais dificultam a qualquer gestor, por mais preparado que seja, a entender o setor da manutenção na sua totalidade.
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