5 Motivos que atrasam a Ordem de Serviço na manutenção

gestão de motivos

A Ordem de Serviço (O.S.) é um importante documento de trabalho que faz parte da rotina da maioria das empresas há muitos anos. Por ela é possível que as empresas façam um planejamento e organizem todo o trabalho mantendo tudo sob controle.

Na manutenção, simples informações na Ordem de Serviço podem abrir caminhos para a otimização dos processos. Sendo um instrumento tão importante na rotina de uma empresa, mantê-la sempre completa evita atrasos que podem trazer prejuízos e até paradas na produção. Informações como motivos de cancelamento, de reprogramação e de atraso podem nos dar a dimensão dos problemas que estamos enfrentando no dia a dia da manutenção e ser chave para criarmos processos de melhoria desses trabalhos.

Então, o primeiro passo é determinar esses motivos, quais são ou pelo menos os principais, e cadastrá-los. Daí em diante é um trabalho de gestão. Informar corretamente esses motivos na hora de reprogramar, cancelar, manter aberta ou em atraso uma ordem de serviço.

É a velha máxima do Sr. Peter Drucker, “não se gerencia o que não se pode medir”.

Contar com um software para o gerenciamento das ações é um diferencial, pois deixar atrasar uma O.S. pode gerar um efeito cascata, atrasando e até mesmo parando um processo de produção. Você sabe quais são os motivos que podem ocasionar o atraso, cancelamento ou até a reprogramação de uma O.S.? São vários e neste artigo vamos citar alguns e como você pode solucioná-los.

1. Atividades da Ordem de Serviço mal definidas

Se as atividades programadas da Ordem de Serviço/Plano de Manutenção para execução não estiverem bem definidas, na sua completude ou ao menos com os trabalhos mais significativos, serão constantemente complementadas durante o processo de execução. Isso, além do impacto no tempo previsto, também pode aumentar os custos do processo, levando a atrasos, reprogramações e até cancelamentos. Veja abaixo como o software Engeman® permite organizar todas as atividades da ordem de serviço/plano de manutenção de uma forma simples.

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Figura 1 – Procedimentos do Plano de Manutenção

2. Tempo Previsto das atividades da Ordem de Serviço mal definidas

Toda atividade, seja no plano de manutenção ou diretamente na ordem de serviço, pode ter previsão de tempo, seja de mão de obra, de procedimento, de parada de equipamento e/ou de interferência. Esses tempos, quando mal definidos, também podem ocasionar problemas na execução. No software Engeman® é possível definir todos os prazos envolvidos na execução do serviço.

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Figura 2 – Tempos Previstos da Ordem de Serviço

3. Falta de informações dos Fornecedores de Materiais ou Serviços

Manter um histórico com todas as informações dos fornecedores é um fator que ajudará na agilidade do processo, uma vez que já se tem em um único lugar todos os dados reunidos. Quando um fornecedor não entrega um pedido de peças ou serviços no prazo ou no custo estabelecido, normalmente é necessária a troca do Fornecedor.  Esta prática pode impactar no tempo e no custo da manutenção levando a cancelamentos, reprogramações e atrasos. Veja abaixo como o software Engeman® auxiliará a sua empresa a manter todas estas informações organizadas.

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Figura 3 – Classificação de Fornecimento e dados de última compra com Fornecedor

4. Falta de controle das Qualificações dos Funcionários

Manter todas as informações das qualificações dos funcionários é de extrema importância. Saber exatamente qual funcionário estará apto a executar as atividades da ordem de serviço ou ainda saber se alguma capacitação está vencida ajudará a manter a qualidade do serviço e evitar atrasos nas execuções. Pessoas sobrecarregadas ou mão de obra desqualificada impactam na qualidade dos processos. Já pensou manter tudo isso em um só lugar? Veja abaixo como o software Engeman® fornece todas as informações sobre as qualificações dos funcionários que estarão diretamente ligados à execução da ordem de serviço.

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Figura 4 – Controle das Qualificações dos Funcionários
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Figura 5 – Controle da Apropriação da Mão de Obra

5. Falta de controle da Qualidade do Serviço

E por fim, relacionado a todos os itens anteriores, a falta de qualidade do serviço executado está diretamente ligada a reprovação de serviços e ao consequente aumento dos custos. Veja abaixo os relatórios que o software Engeman® proporciona e que ajudará a manter sempre a qualidade do serviço e o andamento adequado de todas as ordens de serviço sem paradas inesperadas.

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Figura 6 – Controle das Avaliações de Serviço

A análise dos motivos de cancelamento, atraso e reprogramação traz uma série de dados valiosos para a gestão da manutenção, desde impactos nas programações do período até a qualidade dos produtos produzidos ou mesmo segurança do processo.

O aumento desses motivos indica a necessidade de mais qualificação da mão de obra ou até mesmo de mais pessoas na manutenção. Para haver equilíbrio do pessoal disponível e projetar melhor os resultados de manutenção, é preciso ter, no mínimo, uma ideia dos motivos de não conseguir conciliar o efetivo atual com as atividades de manutenção.

Mas não somente isso, a mesma análise pode ser aplicada a necessidades de orçamento, de consumo de peças, de necessidades de produção e muitos outros insights importantes para a saúde do processo de manutenção.

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Figura 7 – Motivos de Cancelamento

Criar uma matriz com os principais motivos e definir estratégias de mitigação permite que a tomada de decisão e a remodelagem do período sejam muito mais ágeis

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Figura 8 – Motivos de Reprogramação de Serviços
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Figura 9 – Motivos de Atraso dos Serviços

Assim, durante os trabalhos, o PCM poderá avaliar a propensão do serviço ao cancelamento ou reprogramação, cruzar as situações atuais com a matriz dos motivos mais comuns e propor soluções para mediação e recuperação do período.

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    Figura 10 – Número de O.S.s Geradas x Canceladas
    figura 11 numero de os geradas x atrasadas software engeman 1024x373 - 5 Motivos que atrasam a Ordem de Serviço na manutenção
    Figura 11 – Número de O.S.s Geradas x Atrasadas

    Portanto, para evitar paradas inesperadas e atrasos em Ordem de Serviço, ter um software de manutenção pode auxiliar no sucesso, agilidade, confiabilidade e produtividade da sua manutenção. O Engeman® é esse software que você precisa para potencializar a sua empresa. Conheça como evitar esses atrasos dentro do Engeman® assistindo uma demonstração online personalizada!

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