Gerenciamento de manutenção: conheça as melhores práticas

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A administração envolve também os cuidados com a manutenção da empresa. Esses cuidados estão associados às práticas saudáveis para controle dos equipamentos e das máquinas que integram o processo de produção. Muito importante é monitorar os recursos humanos, ou seja, os profissionais que trabalham na empresa, os colaboradores por exemplo.

A tecnologia certamente é uma aliada importante para a gestão da manutenção, otimizando as operações, o controle e, consequentemente, os resultados.

Veja, a seguir, algumas boas práticas que ajudarão você a efetivar um gerenciamento de manutenção satisfatório!

Faça o controle devido dos custos de manutenção

Sem planejamento financeiro fica difícil manter controle sobre qualquer coisa. No mercado atual, é importante se manter competitivo sem ter de gastar muito dinheiro. Economizar controlando despesas e, ao mesmo tempo, conseguir eficiência, certamente,  é um diferencial significativo para toda organização, seja de grande, médio ou pequeno porte.

É possível mensurar os gastos por meio de planos de manutenção definidos e bem programados. Também é importante registrar os custos de manutenção e mão de obra terceirizadas. Outra ação importante é controlar os gastos operacionais básicos, relacionados à própria mão de obra da empresa e às peças.

Com um bom software, pode-se realizar, de forma automática, o gerenciamento dos gastos envolvidos em cada etapa do serviço, começando pelo planejamento das manutenções até a aquisição de peças e outras compras nos serviços realizados.

Com esse monitoramento, o gestor conseguirá prever os gastos associados às atividades mais simples até aqueles associados às atividades mais complexas.

Mensure o desempenho da manutenção

Outra prática salutar no gerenciamento da manutenção é mensurar seu desempenho. Essa prática consiste na medição do nível de satisfação dos serviços efetuados. Um sério problema que afeta a eficiência é o retrabalho. Esse inconveniente pode ser evitado se considerarmos os seguintes pontos: a falta de capacidade dos profissionais de manutenção; o uso inadequado das máquinas; a insatisfação do cliente interno ou externo com o serviço.

Considerando esses pontos, é possível evitar ou, ao menos, diminuir os problemas. É comum que o gestor procure atender, simultaneamente, uma ou mais solicitações em um espaço de tempo muito curto. Muitas vezes, ele nem conta com mão de obra suficiente para o trabalho.

Dessa forma, algumas manutenções preventivas acabam sendo esquecidas devido à grande quantidade de manutenções corretivas, retrabalhos e reclamações do setor de produção.

Planeje a manutenção preventiva e preditiva dos equipamentos

A manutenção preventiva é a mais indicada para empresas. Em tempos de indústria 4.0, outro tipo de manutenção é a preditiva, que procura se antecipar aos problemas, fazendo projeções sobre possíveis problemas e evitando os riscos que podem levar até eles. Em outras palavras, trata-se, portanto, de uma manutenção preventiva também, mas mais específica.

A preventiva trabalha em cima da prevenção, enquanto a preditiva atua fazendo previsões sobre o funcionamento das máquinas.

A manutenção preventiva tem por objetivo reduzir a quantidade de manutenções corretivas, fazendo uma análise dos equipamentos e das condições em que eles se encontram. Caso seja necessário,depois disso, são substituídas peças antes que os defeitos venham a acontecer.

Nem sempre será possível evitar as falhas e, certamente, a manutenção corretiva se fará necessária. Portanto, em outras palavras, aplicando os outros tipos no gerenciamento de manutenção, as possibilidades de imprevistos e paradas prolongadas caem consideravelmente.

A manutenção preventiva e a manutenção preditiva colaboram, assim, para economizar gastos com consertos e, acima de tudo, evitam prejuízos em função da improdutividade dos equipamentos inativos.

Implante um sistema informatizado

Implantando um sistema informatizado e outros recursos, o gestor otimizará seu trabalho. Os esforços feitos no sentido de conservar os registros e manter as informações integradas geralmente não são tão bem-sucedidos quando não se conta com um suporte digital. Os gastos são maiores e os resultados menos eficazes, já que controles manuais são mais vulneráveis às falhas humanas.

O sistema informatizado oferece benefícios como:

  • melhorias no fluxo de informação, garantindo mais rapidez e organização nos processos de gerenciamento de manutenção;
  • diminuição nos custos operacionais e administrativos;
  • maior produtividade;
  • maior integridade e veracidade das informações;
  • maior estabilidade;
  • maior segurança no acesso à informação.

Monitore as metas e os indicadores

Para manter-se competitiva no mercado, é importante que a empresa defina metas de produção estabelecendo prazos: dia, mês, ano.  

Para o alcance das metas, é preciso que os equipamentos estejam funcionando bem, completamente disponíveis. Dessa maneira, além disso, o gestor pode definir metas como:

  • tempo médio entre falhas (MTBF)
  • tempo médio de reparo (MTTR);
  • confiabilidade;
  • índice de conclusão de serviços dentro do prazo.

Se você não observar os indicadores, isso provocará impactos aos objetivos corporativos. É necessário analisar constantemente as metas de produção. Caso seja necessário, elas devem ser redefinidas para otimizar o desempenho da empresa.

Controle o estoque de manutenção

O gerenciamento de manutenção deve priorizar, por exemplo, o monitoramento do estoque das peças usadas na manutenção e na reposição, bem como peças sobressalentes. Essa prática contribui para identificar imediatamente onde está estocada determinada peça necessária para aprimorar o desempenho de uma máquina ou reparar os danos de um equipamento.

Quanto mais tempo é dispendido procurando peças, menos produtivos se tornam o atendimento às ordens de serviço e o trabalho da equipe. Naturalmente, quanto maior a improdutividade, maiores serão os gastos com a manutenção e os prejuízos da empresa.

Avalie a disponibilidade das horas extras e ausências de funcionários

A finalidade dessa avaliação é extrair com precisão determinados dados, como gastos, disponibilidade e backlog (conjunto de solicitações que não foram atendidas ainda).

Na maioria das vezes, por exemplo, o gestor costuma deixar sob a responsabilidade do Departamento Pessoal o monitoramento das faltas e das horas extras dos profissionais que atuam na manutenção.

Sem esse monitoramento, fica mais complicado programar os serviços mantenedores. Consequentemente, assim , a gestão será prejudicada, já que não terá condições de cumprir com tudo o que foi definido devido à falta de trabalhadores nas situações em que se fizer fundamental a manutenção.

Controle as ferramentas dos funcionários

É fundamental para a gestão eficaz da manutenção ter respostas para perguntas como:

  • com quem está determinada ferramenta?
  • quando ela foi retirada do estoque?
  • em que local estão as ferramentas que foram compradas há pouco tempo?

É necessário ter um controle sobre a emissão dos termos de responsabilidade, sobre a entrega/devolução dos materiais de trabalho, dos equipamentos usados na proteção (como EPCs, equipamentos de proteção coletivo, e EPIs, equipamentos de proteção individual).

Seguindo essas dicas, depois disso, o gestor conseguirá efetivar um gerenciamento de manutenção mais eficaz, favorecendo, portanto, o funcionamento ideal das máquinas e melhorando a produtividade!

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