Como elaborar um bom relatório de previsão de manutenção?

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A forte competitividade do mercado atual exige muita eficiência no desempenho da manutenção. Para isso, as ações devem ser tomadas com planejamento, de forma que o custo seja reduzido, e a produtividade, crescente. Nesse sentido, o relatório de previsão de manutenção é uma ferramenta essencial para qualquer empresa.

No entanto, é comum ter dúvidas sobre sua elaboração. Afinal, como ele se relaciona com a manutenção periódica e a cumulativa? Quais dados deve conter? O que fazer para garantir transparência nas informações?

Neste post, explicaremos tudo o que você precisa saber sobre o tema. Confira!

O que é manutenção periódica e cumulativa?

A manutenção periódica tem como principal objetivo manter o bom funcionamento de um equipamento, impedindo falhas no seu desempenho. Para isso, são feitas intervenções ao longo do tempo com base em prazos estabelecidos de acordo com as necessidades específicas.

Na prática, são realizados procedimentos, substituições ou restaurações de peças que podem estragar com o passar do tempo. Uma vez que o prazo estipulado é alcançado, cada item é substituído, mesmo que não apresente defeitos aparentes. Afinal, a eficiência do serviço depende da troca com base na probabilidade de falha e expectativa de vida dessas peças.

A manutenção cumulativa, por sua vez, é aplicada após certa quantidade de tempo ou acúmulo de produção. Para tanto, o ativo deve ter um “ponto de controle acumulativo”, em que são estabelecidos os limites e os procedimentos a serem realizados.

Nesse caso, a equipe de manutenção deve fazer o monitoramento constante de cada máquina para identificar o momento das intervenções. Entretanto, alguns equipamentos são capazes de gerar automaticamente a ordem de serviço quando o tempo acumulado chega ao seu limite.

gestão é mais eficaz quando feita por meio de um cronograma anual. Esse documento organiza as previsões, gerando maior confiabilidade e ajudando as equipes a seguirem uma sequência lógica na realização das atividades.

Vale destacar que os benefícios se estendem também a outros setores, como a produção, pois ajuda no planejamento das paradas das máquinas e em outras atividades.

Quais dados devem constar no relatório de previsão de manutenção?

É importante ter em mente que os cronogramas podem variar de acordo com as características de cada equipamento e de cada empresa. No entanto, eles seguem alguns princípios básicos. Em geral, esse documento deve conter:

  • descrição de cada atividade;
  • definição do responsável pela execução;
  • previsão do tempo disponível e necessário para realização da tarefa;
  • tipo de manutenção;
  • nível de criticidade;
  • status de realização — planejado, em realização ou pronto;
  • identificação das atividades e dos horários, para que não haja interferências na produção.

Para complementar, é essencial que os cronogramas apresentem uma coluna para indicar o tipo de material e as intervenções necessárias. Além disso, é recomendado incluir um checklist final para garantir, por meio de registro, que todas as atividades tenham sido cumpridas.

Quais cuidados devem ser tomados na elaboração desse relatório?

O primeiro ponto fundamental é o levantamento de dados relacionados aos equipamentos, pois cada um tem suas particularidades. É importante registrar, por exemplo, quais são os itens a serem checados, os ajustes a realizar, as peças a serem trocadas em cada serviço, se algo deve ser programado etc.

Distinguir também os tipos de serviço (mecânico e elétrico, por exemplo) fará toda a diferença no momento da manutenção, pois é algo relacionado diretamente ao segundo ponto: a análise dos recursos necessários.

Toda manutenção exige ao menos um profissional responsável pela execução, ferramentas e materiais (peças e fluidos, por exemplo). Por isso, além da disponibilidade desses recursos, é preciso levar em conta o tempo e o custo.

Eventualmente, algum material precisa ser comprado. Os profissionais específicos para manutenção mecânica ou elétrica, por outro lado, devem ser designados de forma a cumprir todo o cronograma sem que haja atrasos. Para ir além, algumas máquinas podem exigir o atendimento de um profissional da fabricante para calibragem ou manutenção em geral.

Em todo caso, esses fatores devem fazer parte do planejamento, pois qualquer falha impactará diretamente na execução dos serviços. Vale lembrar que simplesmente levantar números de técnicos, por exemplo, não é o suficiente, pois a capacidade de ação de cada um pode variar.

Quanto mais detalhado for o levantamento, melhor. Levante, por exemplo, o tempo necessário para manutenção de cada equipamento, o grau de maturidade e a formação técnica da equipe, as ferramentas e os insumos necessários, o custo desses materiais etc.

Um software de gestão, como o CMMS EAM Engeman®, ajuda a otimizar esse planejamento. Ele disponibiliza um módulo de nivelamento de recursos, permitindo que os planejadores (PCM) e gestores da manutenção realizem simulações das programações.

Com isso, é possível analisar se haverá recursos e mão de obra disponíveis em cada etapa do cronograma, se o orçamento é suficiente etc. Assim, é possível identificar os ajustes necessários para que a previsão de manutenção seja cumprida de forma adequada.

Quais as melhores práticas para a elaboração desse tipo de relatório?

O primeiro passo é seguir à risca as orientações dadas, nos manuais e nos serviços de atendimento, pelos fabricantes de equipamentos, ativos e instalações. Máquinas e ferramentas em geral podem apresentar particularidades de acordo com o projeto.

Além disso, é essencial estabelecer uma comunicação aberta entre as equipes e os gestores. Muitas vezes, a experiência de quem trabalha diretamente com um equipamento pode gerar informações a serem compartilhadas para a vida útil dos materiais.

Tomar como referência as práticas de manutenção fundamentadas no conceito de classe mundial é outro ponto relevante. Esse tipo de norma favorece o desempenho mais eficiente da manutenção, para que o setor atue de acordo com o core business da empresa.

Por fim, vale destacar a importância de oferecer treinamentos e reciclagens para que todos os colaboradores sejam conscientizados. O cumprimento do cronograma e o registro dos checklists, por exemplo, só dão resultado se houver engajamento coletivo nessas estratégias.

Como você pôde ver, o relatório de previsão de manutenção influencia diretamente na eficiência operacional de qualquer empresa. Faça uso estratégico dessa ferramenta e conquiste resultados cada vez melhores no seu setor!

Se quer otimizar ainda mais esse processo, entre em contato com a Engeman® e conheça as melhores soluções do mercado para gestão de manutenção!

 

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