Independentemente do ramo e do porte de uma empresa, a gestão e controle de fornecedores é uma etapa crucial para o sucesso. Isso acontece porque a administração dessa fase está intimamente ligada à produtividade e eficácia da instituição. Afinal, coordenar essa área é importante para equilibrar estoques — evitar tanto excesso como falta de produtos —, garantir prazos de entregas, otimizar as negociações de preços e condições de pagamento, entre outras ações-chave para o negócio.
Assim, gerenciar com maestria seus fornecedores permite melhor planejamento de demandas e processos e tomadas de decisões empresariais mais certeiras. Nesse contexto, para assegurar a eficiência e fazer um controle aprofundado desse setor, o gestor moderno pode contar com ferramentas, boas práticas e tecnologia que o ajudarão a alinhar toda a operação e elevar a performance da gestão das suas fontes de suprimento.
Pensando nisso, desenvolvemos esse conteúdo com o objetivo de mostrar para você como otimizar e simplificar o controle de fornecedores, criando processos mais estratégicos e eficientes que vão potencializar seus resultados. Interessou-se? Continue a leitura e saiba mais.
Qual a importância de um bom controle de fornecedores e quais são os benefícios dessa iniciativa?
Por muito tempo, o controle de fornecedores não era visto como uma prioridade na maioria das organizações. Com o tempo, esse cenário de modificou e processos logísticos como esse ganharam um papel de protagonista, sobretudo para empresas médias e grandes.
Essencialmente, o controle de fornecedores contribui para que o fluxo de operações de uma empresa seja menos burocrático e mais inteligente. Além de agilizar as negociações, ele torna processos menos rígidos e complexos, otimizando as análises e as decisões por meio de históricos precisos, parâmetros e métricas bem definidos, o que colabora para evitar erros, retrabalhos e problemas em todas as suas etapas.
Portanto, em razão de sua importância e impacto nos resultados, a gestão da fonte de suprimento é hoje percebida como uma ação estratégica, capaz de contribuir enormemente para um diferencial competitivo. Isso acontece, pois investir nessa área oferece uma série de benefícios para o negócio, como:
- confere a possibilidade de conhecer e aprimorar todo o processo da cadeia de suprimentos como custos e valores envolvidos;
- permite avaliar não apenas o preço mais baixo, mas também do melhor serviço e prazos de entrega mais atraentes;
- analisa a capacidade financeira e produtiva do fornecedor;
- considera riscos comerciais e de desempenho durante o processo de fornecimento;
- aumenta o valor agregado dos produtos, serviços e matérias-primas adquiridos;
- assegura melhor competitividade de preços e qualidade.
Como fazer um bom controle de fornecedores?
A melhor forma de fazer um controle de fornecedores eficiente é por meio da definição de processos mais apurados para seleção dessas fontes e do estabelecimento de parcerias estratégicas com esses contatos.
Portanto, essas ações são possíveis por meio da implementação da Gestão de Relacionamento com Fornecedores — em inglês, Supplier Relationship Management (SRM) —, um método que atende a qualquer segmento que demande um gerenciamento efetivo de fornecedores.
Esse é um processo que envolve a análise e o controle de todas as atividades que abrangem as interações entre um negócio e seus parceiros e fornecedores, com o objetivo de administrar, identificar, gerenciar e monitorar a aquisição de produtos, matérias-primas e demais recursos necessários para o funcionamento da empresa.
Quais ferramentas podem auxiliar no controle de fornecedores?
Dentre muitas práticas que podem ser adotadas para otimizar o controle de fornecedores, contar com a tecnologia como aliada é um bom caminho. Processos logísticos como um todo demandam a coordenação de diversas atividades e um fluxo intenso de informação, o que, muitas vezes, resulta em gargalos e perda e tempo e produtividade. É por isso que a automação é muito bem-vinda.
Ferramentas tecnológicas voltadas para a gestão de fornecedores contemplam as melhores práticas e recursos para que a análise e as tomadas de decisão sejam mais efetivas. Outra vantagem é que elas já são adaptadas para atender tanto fornecedores nacionais quanto internacionais. Assim, empresas devem buscar sistemas qualificados e flexíveis que possuam comandos como:
- geração de solicitação de compras de materiais com base em pontos de ressuprimento (estoque máximo e mínimo) e alertas de necessidades de compras;
- emissão de solicitações de compra com aprovação multinível (alçada);
- histórico de negociações e compras realizadas com informações das rodadas e etapas envolvidas;
- análises do tempo de ressuprimento e qualidade dos produtos e serviços fornecidos;
- nivelamento de recursos materiais que, além de disparar a necessidade de compras, também indicarão o melhor fornecedor com base em fatores como tempo de ressuprimento, menor preço, melhor qualidade, entre outros.
Conheça o Engeman®
Nesse contexto, um programa de SRM busca efetivamente racionalizar e agilizar todos os processos que envolvem negociações entre a empresa e seus fornecedores. A Engeman possui expertise nessa área.
Nosso software Engeman®, voltado para planejamento e controle de manutenção e serviços, auxilia na gestão efetiva da manutenção com o gerenciamento das fontes de suprimento envolvidas com a cadeia de insumos, peças de reposição, ferramentas e serviços. Seus recursos e funcionalidades fazem toda a diferença para que a administração dessa área seja fluida e eficaz. Dentre seus principais diferenciais e aplicações, destacamos:
- registra cadastro completo e faz classificação dos fornecedores;
- cria alertas, notificações e gatilhos automáticos sobre as necessidades de ressuprimento com indicação dos melhores fornecedores;
- gera históricos e métricas como KPI’s (Indicadores de Desempenho), dashboards, relatórios, gráficos gerenciais e cubos de análises;
- realiza nivelamento de recursos necessários para o planejamento e realização das manutenções considerando e analisando os melhores fornecedores quando necessárias solicitações de compras.
O controle de fornecedores precisa ser encarado como uma etapa estratégica do negócio, visto que aperfeiçoá-lo facilita a execução de operações dentro da empresa, resultando na melhora da qualidade entregas para clientes e parceiros. Portanto , isso maximiza a competitividade da empresa, tornando a rotina de trabalho mais inteligente e dinâmica, atendendo às mudanças e exigências do mercado.
Portanto, a tecnologia deve ser considerada como um suporte, pois ferramentas digitais oferecem funcionalidades e relatórios consolidados. Com isso, os tornando mais seguras e embasadas a gestão, avaliação a acompanhamento da performance das fontes de suprimento.
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