Para uma gestão da manutenção eficaz é fundamental a gestão de estoque, pois cerca de 32% da manutenção está diretamente relacionada à utilização de peças de reposição, materiais e insumos durante as atividades propostas.
Portanto, não é uma boa ideia ignorar a gestão de estoque da manutenção, pois seu cronograma de atividades será comprometido, o que acarreta custos não programados.
Assim, para mais assertividade em suas manutenções, tenha em mente que ter a disponibilidade imediata de materiais reduz custos, elimina atrasos e traz menor interferência na produção, uma vez que as paradas não programadas serão cada vez menores, se o motivo principal for a falta de materiais em estoque.
Entenda neste artigo por que o inventário e a gestão de estoques são tão importantes para uma manutenção de sucesso. Confira!
O que é Inventário de Materiais?
Inventário de Materiais é a verificação do estoque, fazendo sua contagem e listando todos os produtos armazenados. O inventário tem como principal função identificar o que está em seu estoque, para então definir o que precisará ser comprado e ainda listar se houve perdas de mercadorias.
Como melhores práticas, o time de gestão de estoque e o time de gestão da manutenção precisam trabalhar juntos, a fim de alinharem pontos em comum. Por exemplo:
- Definir a quantidade de estoque mínimo e máximo de cada material: essa definição está atrelada a “N” fatores como custo do material, sua importância na manutenção, seu giro, sua condição de armazenagem, o espaço ocupado e até mesmo seus fornecedores.
- Definir o consumo e giro de seu estoque: esta etapa está diretamente ligada à primeira, pois o consumo e giro será diferente para cada material. Possivelmente materiais de maior giro e consumo serão repostos mais vezes.
- Gestão do almoxarifado: implica em estudar a organização física do almoxarifado da manutenção, a fim de agilizar sua retirada quando necessário, levando em consideração é claro a segurança tanto do pessoal que transita pelo ambiente para evitar acidentes de trabalho, como também a segurança da peça que muitas vezes possui um valor considerável.
Responsabilidades do gestor de estoque para o controle de inventário
Diversas vezes temos citado por aqui as responsabilidades e deveres do time de manutenção e sua importância para a gestão da manutenção. Sempre enfatizamos o quão importante é manter registrado todas as atividades realizadas, bem como um planejamento estruturado faz com que seja possível a extração de relatórios essenciais na tomada de decisão.
Com o time responsável pela gestão de estoque, não é diferente. Há responsabilidades que cabem exclusivamente ao time de controle e gestão de estoque. E se os fazem com maestria, por certo que toda a empresa se beneficiará. Existem técnicas de gerenciamento que facilitam nesse controle.
Mas antes de aplicar qualquer metodologia, o gestor de estoque precisa se atentar e responder perguntas como:
1. Qual a criticidade dos itens existentes no estoque?
Essa pergunta pode ser a mais importante dos questionamentos a seguir, que é entender a criticidade de cada item existente em estoque. Responder a essa pergunta, auxiliará o gestor de estoque na tomada de decisão. Exemplo: Talvez existam peças com custo muito elevado e sem produção ou entrega nacional.
Ao identificar uma necessidade de compra, pode ser que leve semanas para que seja entregue. Se for uma peça essencial para o funcionamento de um maquinário que funciona sem paradas ininterruptas, o time de produção terá problemas. Com isso, quando o gestor de estoque sabe a importância daquela peça em estoque, se atentará a todos os detalhes e se organizará quanto ao seu ressuprimento.
2. Quais itens serão necessários manter no estoque?
Uma vez que se sabe a criticidade de cada peça, essa é uma pergunta muito importante que precisa estar alinhada às necessidades do time de manutenção. É necessário considerar os itens presentes nas manutenções planejadas, mas principalmente, o estoque precisa conter os materiais, peças e insumos fundamentais para uma manutenção corretiva não planejada, pois esta, impacta na produção.
3. Qual o momento certo para reabastecê-lo?
Também deve estar em concordância com a gestão de manutenção que baseado em seu planejamento, tem condições de informar quando vai precisar de certos materiais que não constam em seu estoque. Desta forma, a empresa, se programa para a compra no momento certo. Isso impacta diretamente na gestão financeira que consegue se programar quanto ao fluxo de caixa.
4. O que manter no estoque de segurança?
O estoque de segurança nada mais é que definir a quantidade mínima de insumos ou produtos necessários em caso de uma emergência. Em se tratando de manutenção, as emergências podem ser diversas. Portanto, o gestor de estoque e de manutenção precisam estudar juntos e entender qual a margem de segurança precisam manter para cada item.
Peças pequenas, como parafusos, podem ter uma quantidade maior que peças como mancais e rolamentos que ocupam mais espaço. Porém a quantidade de peças em estoque, tem de estar alinhada às emergências e giro.
Metodologias que auxiliam no inventário de estoque
Uma vez alinhado as particularidades, será possível ter uma gestão de estoque mais assertiva. E para facilitar ainda mais esse processo, existem metodologias que podem ser aplicadas. Confira a seguir algumas que são relevantes no processo:
- Método OPEX: a empresa pode acompanhar a decomposição dos custos básicos, ou seja, entender a atribuição de cada custo, para então chegar em seu orçamento total. Pode-se aplicar por exemplo o método “OPEX” que significa “Operational Expenditur” ou despesas operacionais.
Falando de estoque para a manutenção, refere-se a entender o custo com aquisição e estocagem de seus materiais. Desta forma, fica claro que quanto mais serviços com substituição de peças, por exemplo, maior será seu custo com a aquisição de estoque. Munido destas informações, a empresa se organiza financeiramente para manter seu estoque atualizado, mas sem prejudicar a saúde de seu negócio.
Já para a gestão propriamente do estoque, existem métodos como:
- Método LIFO: a abreviação do acrônimo “Last In, First Out”, que na prática seria “o último material que entra é o primeiro que sai”. Esse método é usado para a gestão de inventário, e sua ideia é de que os materiais que entraram por último em seu estoque, serão os primeiros a sair. Logicamente, sua aplicação será baseada na necessidade da empresa, a qual material se refere etc.
- Método FIFO: que significa “First in, Fist out”, ou seja, o primeiro material a entrar em seu estoque, será o primeiro a sair”. Desta forma, seu estoque será organizado de modo que o primeiro item comprado, será o primeiro produto a sair para ser utilizado na manutenção. Esse método é muito usado para produtos ou insumos que possuem data de validade ou garantia, por exemplo.
- Curva ABC: que tem por finalidade analisar e classificar os itens de seu estoque com base na sua prioridade. A curva ABC ajuda a tomar decisões mais informadas e estratégicas, o que permite que seus recursos sejam concentrados nas áreas onde têm maior impacto e valor.
- Método Just in Time: traduzido para o português significa “bem na hora”, ou seja, a empresa compra por exemplo a quantidade exata de um material para que seja utilizado naquela manutenção específica. É comum usar essa metodologia para controlar materiais de alto valor agregado, seu registro será mantido em estoque apenas para consumo direto.
Quais os principais benefícios em realizar a gestão de estoque para a manutenção?
Além da redução de custos já mencionada acima, podemos citar outros benefícios ao realizar uma gestão de estoque eficiente.
- Melhor planejamento da manutenção: o gestor da manutenção será mais assertivo ao calcular por exemplo o tempo e custos previstos para execução das atividades descritas em cada plano, sabendo que se tem um determinado material em estoque ou a previsão de sua entrega.
- Maior disponibilidade de suas máquinas e equipamentos: impacta na produção e até mesmo na vida útil do ativo. Sabemos que quanto maior a disponibilidade das máquinas, menor a interferência na produção. Afetar a programação de uma manutenção preventiva por falta de material em estoque, pode trazer danos seríssimos ao seu maquinário ou ainda quem sabe, pela falta de manutenção na data programada, causar danos irreversíveis. E tudo isso, só por que não fez a gestão de estoque necessária para as execuções das manutenções? Não parece uma escolha inteligente!
Assim, a gestão de estoque tem muita relevância nesse nosso universo que é o da manutenção e para que ela seja realizada, é necessário o inventário de materiais.
Como realizar a gestão de estoque no Engeman®?
O Engeman®, que é uma ferramenta CMMS, faz a gestão de estoque dos materiais utilizados na manutenção. Veja a seguir como a gestão de estoque pode ser realizada no Engeman®:
- O sistema envia alertas de estoque mínimo de materiais;
- Gera relatórios dos materiais a ressuprir;
- Informa o consumo de materiais utilizados nas ordens de serviços;
- controla a validade dos materiais;
- Acompanha suas requisições por ordem de serviço;
- Controla o inventário e até mesmo apresenta o percentual de acertos de cada inventário realizado;
O Engeman® ainda permite o acompanhamento dos registros de garantia de materiais informados nas ordens de serviços.
Conclusão
Não há um método melhor que outro, e sim, o melhor para sua empresa. Talvez seja necessário a aplicação de mais de um método devido à diversidade de materiais existentes em seu estoque, necessários para a gestão da manutenção. Desta forma, sua empresa precisa estudar todas as possibilidades e definir a melhor diretriz.
Além dessas metodologias, é fundamental que tais empresas utilizem um software de gestão dos materiais e principalmente, que esta gestão seja feita simultaneamente com a gestão da manutenção. Para isso, contar com uma ferramenta CMMS que também faz a gestão de estoque, facilita muito o trabalho de ambos os setores.
Se sua empresa necessita aprimorar o controle de estoque da manutenção, nosso software pode ser o aliado que procuram. Agende uma reunião para saber mais detalhes sobre o Engeman® e comece o quanto antes a implementar mais uma melhoria em sua empresa.
