Por que mapear os processos da manutenção?
É comum empresas terem mais de uma unidade e que em sua grande maioria, tais filiais estejam em cidades, estados ou até países diferentes da unidade “matriz”. Por vezes, a gestão de muitos processos que compõem a empresa é feita por filial, porém, sempre há assuntos específicos onde o direcionamento vem da matriz, principalmente assuntos relacionados a processos financeiros, vendas, atendimento ao cliente.
E isso é ótimo pois, no fim das contas, trata-se da mesma empresa que segue uma cultura e processos mapeados. Porém quando o assunto é manutenção, nem sempre existe esse mapeamento. Cada unidade se organiza como pode e em alguns casos, os processos não têm padrão, à medida que os problemas surgem, vão resolvendo.
Sem mapeamento, cada unidade se organiza como pode, resultando em:
- Ausência de histórico de manutenção.
- Falta de controle de patrimônio.
- Estoque de peças desorganizado.
- Atuação apenas corretiva (“apagar incêndios”).
Talvez uma empresa do ramo industrial vai se preocupar com seu maquinário em cada unidade por se tratar de um bem tangível de alto valor agregado.
Mas o que muitas empresas não se atentam, é que a manutenção não tem relação apenas com equipamentos de grande porte. Assim como os equipamentos relacionados à produção precisam de manutenção, seu galpão de centro de distribuição (CD), que contém suas mercadorias que serão distribuídas naquela região por exemplo, também precisa de manutenção.
Portanto, se houver mapeamento dos processos de manutenção específicos para cada unidade, servirá como um guia estratégico para seu negócio
Quais áreas da empresa devem ser incluídas no mapeamento de manutenção?
Quando o assunto é manutenção sempre vêm à mente equipamentos como:
- Prensas;
- Injetoras;
- Tornos;
- Fresadoras;
- Extrusoras;
- Máquinas de corte;
- Geradores;
- Empilhadeiras;
- Equipamentos hospitalares;
- Maquinários de linha amarela;
- Veículos etc.
Sim, é essencial fazer o controle de manutenção para a indústria, para a frota de veículos, para equipamentos da área de construção Civil, ou ainda para equipamentos hospitalares de última geração.Esses ativos são críticos, mas não são os únicos que exigem manutenção. Também entram no radar:
- Monitores;
- Computadores;
- Bateria dos ripadores de produtos;
- Bateria das empilhadeiras;
- Cadeiras e mesas dos colaboradores;
- Ares-condicionados;
- A estrutura predial;
- Pintura;
- Pequenas manutenções, dentre outros.
Eles não precisam de manutenção? É um erro fatal pensar isso. Portanto, qualquer ramo de atividade precisa realizar manutenções periodicamente em seus ativos, quaisquer que sejam.
Exemplo de mapeamento de manutenção
Uma distribuidora de medicamentos, não fabrica nenhum produto, portanto não tem um maquinário industrial que necessite manutenção, no entanto, seu maior ativo é a mercadoria disponível para venda.
O setor de logística de uma distribuidora, terá de se preocupar com itens como:
- recebimento da mercadoria;
- verificar se há avarias;
- atentar-se para a data de vencimento dos produtos recebidos;
- verificar o local de armazenamento;
- ter o cuidado de como serão embalados ao dar saída para a transportadora, que de outro lado, também terá a sua responsabilidade com o manuseio do produto até chegar ao cliente.
Todo o setor de logística girará em torno dessas mercadorias até a sua saída. O local onde são armazenados esses produtos precisam atender às normas estabelecidas pelo fabricante a fim de evitar perda de produtos e prejuízo para a empresa.
Há medicamentos como a insulina, que precisa ser armazenada em uma temperatura entre 2°C e 8°C. Então esse refrigerador precisa ser monitorado com frequência para evitar avarias.
É claro que em paralelo a isso, há um setor de compras responsável em contactar a indústria farmacêutica para compra dos medicamentos que serão distribuídos, há o setor de venda que fecha as negociações com as farmácias que venderão ao consumidor final.
Para que essa venda aconteça, são muitos setores envolvidos. Mas focando especificamente no tema manutenção, entende a importância em se mapear a manutenção para cuidar desse galpão logístico?
Vantagens do mapeamento de manutenção
Voltando ao assunto de matriz e filial, talvez a matriz esteja a 1500 km de distância de um dos centros de distribuição, como gerenciar essa manutenção se não houver mapeamento?
Pode ser que não seja a realidade de sua empresa, mas provavelmente conhece casos assim, onde muitas das vezes as filiais apenas herdam os equipamentos da matriz. Isso, talvez, porque estão parados ou porque foram substituídos por um equipamento mais moderno, aí o “irmão mais novo” herda a “roupa” do irmão mais velho, quer goste ou não!
Um gerente de logística nos contou certa vez que a filial que trabalha possui apenas duas empilhadeiras (suficiente para o volume de mercadorias existente na filial), no entanto, o modelo parou de ser fabricado em 2007, portanto não encontrava mais peças de substituição.
Pensa no “sofrimento” que esse gestor tem em seu dia a dia! As empilhadeiras vivem apresentando problemas por falta de manutenção preventiva. Manutenções corretivas pontuais (as famosas gambiarras) são feitas à medida que as empilhadeiras estragam (o que ocorre com frequência).
Por falta de registros históricos, a alta gestão não tem noção do quanto já gastaram com manutenções corretivas dessas empilhadeiras, tudo isso por falta de uma programação mapeada. Sem falar que encurtaram a vida útil do ativo por falta de planejamento estratégico.
E isso ocorre com os demais ativos, como os computadores, mesas e cadeiras, circuladores de ar, até mesmo as lâmpadas do galpão, várias lâmpadas queimadas e impressoras ‘caindo aos pedaços’.
Definir cronograma de manutenção para todos os ativos, evita parada não programada na produção, atrasos na expedição, danificação dos produtos, estresse e descontentamento da equipe.
O que é o mapa de 52 semanas e como aplicá-lo
Fazer o mapeamento da manutenção nada mais que documentar os processos necessários para uma boa gestão.
É preciso fazer um inventário de todos os ativos, ter conhecimento do estoque de peças, definir setores executantes para realizar as atividades, estipular o custo previsto para cada atividade e assim definir a periodicidade que cada serviço será realizado.
Ainda no nosso exemplo do CD de distribuição de medicamentos, para estruturar um setor de manutenção, será necessário:
- Juntamente com um técnico de manutenção, analisar ativo por ativo e pontuar seu real estado, já que não possuem histórico das ordens de serviços realizadas;
- Documentar as especificações de cada ativo, informando seu modelo, ano de fabricação, data de aquisição, se possível a data da última manutenção, quais peças compõem esse equipamento;
- Estruturar um setor de manutenção, qualificando seus técnicos para cada tipo de equipamento, ou terceirizar o serviço com um parceiro.
- Definir quais os tipos de manutenção cada ativo receberá, bem como o tempo que será gasto em cada atividade;
- Definir os custos dos serviços, levando em consideração recursos humanos, serviços, materiais e interferência na produção;
- Programar as atividades considerando sazonalidade do negócio, criticidade dos equipamentos, custos previstos e mão de obra.
Uma ferramenta como o “mapa de 52 semanas” pode auxiliar empresas a estruturar sua manutenção pois, nesse mapa está contido todo planejamento de manutenção definido para cada ativo, bem como acompanhar as ordens de serviços já geradas.
Um mapa de 52 semanas transforma seu planejamento em uma tarefa simples, já que te entregará no momento certo as programações de manutenções. Um mapa de 52 semanas permite uma visão unificada de tudo que precisa ser feito!
Como o Engeman® auxilia no mapeamento de manutenção?
Para utilizar um mapa de 52 semanas eficiente é preciso que este esteja atrelado a um software CMMS.O software Engeman® , que é líder nesse assunto, pode auxiliar sua empresa a estruturar sua manutenção.
Com planos que se adaptam ao tamanho de sua empresa, nossa solução permite a gestão de ativos, a gestão de estoque, a gestão de recursos humanos da manutenção, tudo integrado ao seu mapa de 52 semanas.
Conte com ferramentas como:
- calendário de O.S.;
- gráfico de GANTT;
- cronograma de serviços;
- Dashboard, dentre outras funcionalidades
Tudo isso é disponibilizado pelo software para melhorar seu processo e não negligenciar seus ativos.
Conclusão
Para definir seu mapeamento de manutenção há muito o que fazer, porém utilizando um software de manutenção como Engeman®, que permite a gestão de cada um desses itens citados anteriormente, é uma questão de tempo para as coisas se normalizem e a empresa comece a colher bons frutos dessa gestão.
Maximizar a utilização de cada ativo, prolongando sua vida útil devido às manutenções preventivas, contribui para melhor rendimento da equipe. Por parte da gerência, passa a se concentrar mais nos processos de melhorias ao invés de ter que” apagar incêndios” a todo momento.
Por parte da operação, trabalham mais satisfeitos e com qualidade, uma vez que já não existe mais o estresse de utilizar um equipamento que apresenta defeito a todo momento.
Uma equipe produtiva e engajada tem menos absenteísmo. E ao final desse processo, terá equipamentos funcionando em perfeito estado, evitará acidentes de trabalho, descontentamento e tantos outros problemas, resultando em redução de custos para empresa.
Conheça o Engeman® e veja como potencializar o mapeamento da manutenção da sua empresa de forma confiável e escalável. Fale conosco e saiba mais!
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