CMMS x CAFM: qual é a melhor escolha para sua planta?

O que é CAFM e para que serve?

CAFM (Computer-Aided Facility Management), ou em português, Gestão de Instalações Assistida por Computador, é um software que surgiu com o intuito de ajudar na gestão de plantas, espaços e estruturas físicas de prédios ou instalações, como, fábricas, escritórios, hospitais e entre outros, organizando e gerenciando o espaço dessas estruturas e tudo que as envolve. 

Ele facilita o dia a dia principalmente da equipe de facilities, ou seja, quem cuida da estrutura do local. Em vez de usar planilhas complicadas ou uma grande quantidade de papéis para controlar a gestão de salas, equipamentos, parte da manutenção, contratos ou o uso dos espaços, o CAFM para gestão de facilities coloca tudo isso em um só lugar, de forma visual e acessível.

Principais funções de um software CAFM

Para entendermos de uma forma mais clara, listamos abaixo algumas principais atividades que um software CAFM contempla: 

• Visualização dinâmica da localização de cada setor ou ativo dentro da planta; 
• Planejamento do uso de espaços (salas de reunião, estações de trabalho, depósitos etc.);
• Controle de atividades de manutenção executadas;
• Planejamento de serviços agendados; 
• Controle de contratos de serviços; 
• Organização, expansão ou reorganização de layout. 

Um software CAFM ajuda a ter uma visão mais completa de como o espaço físico está sendo usado e o que pode ser melhorado. Trazendo assim, mais organização, economia de recursos e menos dor de cabeça com imprevistos.

O que é um software CMMS e como funciona?

CMMS (Computerized Maintenance Management System), ou em português, Sistema de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado, é um software totalmente voltado a gestão detalhada da manutenção de vários tipos de equipamentos. 

O software CMMS, vai ajudar a planejar, executar e monitorar todas as atividades relacionadas a manutenção, auxiliando assim a melhorar o desempenho e ciclo de vida útil de um equipamento. 

O software CMMS também é usado em locais de diversos segmentos como:

• indústrias;
• estádios;
• hospitais;
• empresas de frota;
• hotéis, entre outros. 

Se há equipamentos que necessitam de cuidados de manutenção, um software CMMS é a escolha certa, pois ele irá fazer este controle de forma bem detalhada, desde o planejamento até a execução. 

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Principais funções de um software CMMS

Vejamos algumas principais tarefas que um CMMS oferece: 

• Planejamento de cronogramas e manutenções preventivas, preditivas e entre outras;   
• Registro e histórico de manutenções corretivas; 
• Controle detalhado de solicitações de serviço; 
• Controle de manutenção do equipamento através de seu comportamento; 
• Controle de manutenção do equipamento por períodos, datas específicas etc.; 
• Preenchimento completo das Ordens de Serviço; 
• Acompanhamento da vida útil de um equipamento; 
• Análise do comportamento do ativo e suas falhas; 
• Análise de toda mão de obra envolvida nas manutenções executadas; 
• Controle de gastos envolvidos com a manutenção. 

De forma resumida, o CMMS vai cuidar de forma detalhada de todas as atividades relacionadas à manutenção, para você prolongar a vida útil dos seus ativos aproveitando da melhor forma o desempenho de cada um.  

Diferenças entre CMMS e CAFM

Apesar da similaridade, há diferenças entre CAFM e CMMS, apesar de terem ferramentas que em alguns momentos vão contemplar o mesmo objetivo.

Como vimos no tópico acima, o CMMS para manutenção vai atuar como um tipo de “médico” para os ativos, ele vai cuidar da saúde dos equipamentos, desde a prevenção até a correção. Já o CAFM traz um foco um pouco mais amplo, para a gestão da infraestrutura física como um todo. 

Apesar do CAFM também fazer registro dos serviços realizados como algum tipo de manutenção, por exemplo, ele não elabora todo o cuidado e planejamento detalhado voltado à manutenção do equipamento. O CAFM age como um “administrador”, pensando na melhor forma de usar, manter e planejar o espaço físico e tudo que ele tem a oferecer. 

É muito comum confundir o papel exercido por cada um, mas a melhor forma de se decidir é identificando as reais necessidades de sua empresa. E é claro que, nada impede de os dois softwares poderem trabalhar juntos de forma integrada, já que em alguns momentos você irá precisar dos dois tipos de controle. 

Mas para concluirmos as diferenças de forma simples:

• O CMMS foca na manutenção de equipamentos;
• O CAFM foca na gestão do espaço físico e dos serviços que o mantém funcionando.

CMMS ou CAFM: qual escolher para sua empresa?

Como depende de cada necessidade, não existe a melhor opção. Existe a opção que melhor atenderá a sua realidade. Cada empresa tem sua realidade, seus desafios e prioridades. 

Por isso, a escolha entre um CMMS e um CAFM deve ser feita com bastante cuidado e de forma minuciosa, e para isso você deve analisar cada necessidade apresentada em seu negócio. Vamos ver abaixo alguns tópicos que irão te ajudar nessa tomada de decisão. 

Faça perguntas como: 

• Qual o foco principal e o ramo do seu negócio?
  Se você tem uma necessidade grande de produção, ou do funcionamento e desempenho de máquinas talvez o CMMS lhe atenda melhor. Agora se você precisa controlar a gestão de espaços físicos, plantas, distribuição e controle de contratos deste tipo de serviço o CAFM será mais útil. 
• Qual equipe tem a necessidade maior da ajuda de um software?
  A equipe técnica operacional e de manutenção, ou a equipe de administração de espaço e serviços? Converse com seus colaboradores e identifique através deles a real necessidade que cada um possui, com este feedback você terá uma visão mais ampla de qual necessidade tem ganhado mais espaço. 
• O que tem causado maiores prejuízos, ou tem gerado menos lucro?
  É importante identificar se os equipamentos de sua planta vivem quebrando, causando interrupção na produção ou na entrega do serviço, ou se o problema maior está na falta de organização e aproveitamento dos serviços oferecidos pelos espaços fixos. Assim você irá direcionar o foco no que mais precisa de melhorias. 

O objetivo neste momento é identificar a maior dor de sua empresa, é aí que você precisa investir em uma solução que vai te auxiliar a sanar determinados problemas. 

Como escolher entre CMMS e CAFM: guia prático

Além de identificar a sua principal dor como mencionado no tópico anterior, é necessário seguir algum tipo de cronograma ou alguns passos que vão ajudar você a tomar essa decisão com mais segurança. Vejamos: 

• Mapeie seus processos atuais; 
• Faça um diagnóstico da realidade das necessidades atuais através do mapeamento; 
• Defina objetivos claros;
• Pesquise e compare soluções no mercado; 
• Defina as metas para o software; 
• Envolva a equipe que irá fazer uso em todas as etapas, desde o início;
• Faça um acompanhamento do uso do sistema; 
• Acompanhe e registre os resultados. 

A implementação de um software, seja ele CMMS ou CAFM, exige muito esforço e trabalho. A dedicação de todos os envolvidos é muito importante, inclusive da empresa contratada, então escolha com muito cuidado um fornecedor que seja referência de seriedade, dedicação e que tenha resultados de clientes como exemplo para lhe apresentar. 

Jamais opte pelo barato que depois sairá caro, isso pode causar muita dor de cabeça e prejuízos incalculáveis. 

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Exemplo prático de CMMS: Engeman®

Como vimos acima, é importante escolher um fornecedor que seja referência no mercado e que tenha exemplos práticos para lhe mostrar que os resultados desejados podem ser alcançados através de dedicação de ambas as partes. 

Depois de identificar qual a melhor solução para as suas reais necessidades é hora de fazer a pesquisa de mercado, e sabemos que este é um processo às vezes demorado e cansativo. E é justamente por isso que você deve levantar o máximo de informações a respeito do fornecedor em questão. 

A Engeman é uma empresa séria que está no mercado há quase 30 anos, auxiliando clientes de diversos ramos de atividades a controlar a manutenção interna de seus ativos, e também a manutenção realizada por prestadores de serviço. 

O Engeman® é um software CMMS, que atua com todo o controle de manutenção de ativos industriais, mas também ajuda no controle de manutenção de frota, facilities e prestação de serviços que também estão relacionadas a manutenção. 

Prova disso é o exemplo da empresa SP de Lima. Entenda no próximo tópico:

Case de sucesso: Engeman® x SP de Lima

A SP de Lima é uma prestadora de serviços especializada em terceirização de mão de obra e gestão de manutenção. Um dos seus diferenciais é a pontualidade, garantida por contratos de SLA (Acordo de Nível de Serviço).

Com o Engeman®, a empresa conseguiu:

• Controle assertivo de SLAs;
• Alertas automáticos para prazos de intervenção;
• Redução de riscos de penalidades contratuais;
• Gestão de multas vinculadas a ordens de serviço e contratos.

Esse case mostra como um CMMS pode impactar diretamente a eficiência operacional e a confiabilidade de uma prestadora de serviços.

Leia este Case de Sucesso completo aqui!

Conclusão

Neste artigo vimos que escolher entre um CMMS e um CAFM não é sobre qual é o melhor no geral, mas sim sobre qual é o mais adequado para a sua realidade. 

Se o seu foco está em manter seus ativos funcionando com eficiência e melhorar a capacidade de desempenho deles, impactando de forma positiva em todos os outros processos da empresa, o CMMS é o caminho mais indicado.

O Engeman® mostra como isso pode ser feito na prática, com organização e resultados concretos,  como você pode conferir na prática nos casos de sucesso.  

Se você identificou que sua maior necessidade está em manter equipamentos funcionando com máxima eficiência, fale com um especialista Engeman® e descubra como nosso CMMS pode transformar a manutenção da sua empresa.

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