Durante a montagem de cronogramas de planos, muitos gerentes de projetos calculam a quantidade de recursos somente de forma isolada, atividade por atividade, e em grupos de profissionais com membros de características diferentes, como competências e experiências. Tal fato leva à não visualização da concepção como um todo, o que pode acarretar a indisponibilidade de recursos materiais e humanos, por exemplo. A melhor maneira de evitar imprevistos nos projetos é por meio do nivelamento de recursos.
Essa técnica que decompõe a extensão de cada operação em frações de tempos desassociados, com a finalidade de expandir a especificidade e a visualização da aplicação desses recursos, permitindo que o gerente fique atento aos prazos e possíveis falhas.
Como já sabemos, decisões bem elaboradas e implementadas são o que determinam o sucesso, a qualidade e o desempenho de uma empresa. Se algum desses fatores faz parte das suas preocupações diárias, você precisa conhecer mais sobre nivelamento de recursos. Continue a leitura!
O que é Nivelamento de Recursos?
O Nivelamento de Recursos, intitulado em inglês de Resource Leveling, é uma técnica empregada para impedir que recursos de um projeto ou atividade sejam estimados de maneira escassa ou excessiva. Assim, os recursos previstos e disponíveis são analisados e, quando necessário, são priorizados e realocados de operações com quadros menos críticos para operações que apresentem maior necessidade, por exemplo.
Outra maneira de conceituar o nivelamento de recursos é atribuindo o significado de determinante das datas de início e fim de atividades, as quais são adaptadas e fundamentadas nas restrições de recursos existentes, balanceando a demanda por recursos com a sua disponibilidade.
Tal técnica deve ser baseada em características operacionais, como conhecimentos, restrições, contratação de recursos externos, turnos de trabalho e análises de risco.
Importância do Nivelamento de Recursos
Na maioria dos projetos, os recursos necessários estão disponíveis somente em determinados períodos ou em quantidades limitadas. Dessa forma, o nivelamento de recursos é importante para análise e ajustes de atividades, sendo uma ferramenta fundamental para a realização de um planejamento eficiente.
Ao nivelar os recursos, respeita-se as restrições de prazo e custo de tarefas, sem que haja custos extras ou não contabilizados. Por exemplo, ao buscar soluções dentro de padrões legais de trabalho, como a jornada de trabalho de oito horas por dia, evita-se o pagamento de horas extras desnecessárias e o custo do projeto é reduzido.
Como considerar o Nivelamento de Recursos?
O nivelamento de recursos deve ser considerado como primordial ao processo de planejamento e gestão efetivos da manutenção. Sendo assim, é possível já propor a destinação ideal de quantidade de recursos, nível de detalhamento, documentação e as responsabilidades necessárias para cada atividade, período e área.
Ao considerar o nivelamento de recursos, é possível identificar o caminho crítico, o que permitirá estimar a duração mínima do projeto e definir uma quantia de folga no cronograma, já que, independentemente de se tratar de recursos humanos ou equipamentos, imprevistos podem acontecer e causar atrasos e lacunas de ofertas de recursos.
Quais são os principais erros que ocorrem neste processo?
Durante o nivelamento de recursos, o gestor de projetos e os responsáveis pela gestão da manutenção devem estar atento a alguns erros passiveis de serem cometidos. Vejamos 3 exemplos:
- Deliberação de custos e prazos antes de realizar o nivelamento: o gestor deve sempre definir prazos e orçamentos antes de realizar o nivelamento. Desse modo, a chance de esses fatores aumentarem são significantemente menores, o que evitará atrasos durante a execução e na conclusão das atividades.
- Indefinição de recursos previstos: é imprescindível que o gestor conceba corretamente a previsão de recursos como escalas de trabalho, disponibilidade de recursos humanos, saldos atualizados de estoques, orçamentos, entre outros. Quando o nivelamento é realizado com informações insuficientes ou erradas, as atividades são prejudicadas.
- Indefinição de quais regras devem ser seguidas: o nivelamento deve ser parametrizado pelo gestor, o qual definirá quais métricas e parâmetros o algoritmo de cálculo e ajustes deve seguir.
Como uma empresa especializada pode ajudar com isso?
Atualmente, mesmo com a tecnologia estando bastante presente no nosso cotidiano, os softwares são pouco utilizados no nivelamento de recursos durante a gestão de projetos, porém estão disponíveis no mercado e são bastante úteis em momentos de decisões.
Existem empresas especializadas que fornecem esse tipo de serviço com diversas formas de configuração da ferramenta, a qual pode ser ajustada conforme a necessidade de cada negócio ou processo. Além de analisar o ponto de vista econômico, permitindo programar de acordo com os recursos disponíveis, esses softwares consideram a qualidade de serviços e os recursos apropriados para uma programação calculada e efetiva.
Trabalhando com o nivelamento de recursos dessa forma é possível nivelar o contingente de mão de obra para execução dos serviços e projetos; a disponibilidade para utilização de insumos e peças de reposição necessárias; e a manutenção do custo dos serviços, materiais, recursos humanos e interferência no processo produtivo programados dentro do orçamento predeterminado.
É possível, também, encontrar no mercado soluções que possibilitam a realização de nivelamento de recursos por meio de módulos específicos, comercializados separadamente dos sistemas de gestão necessários para nivelar recursos. Porém, esse tipo de sistema faz com o que o usuário precise também investir em serviços de integrações, migrações e outros métodos, elevando o valor de investimento.
Sendo assim, é interessante que a empresa adquira soluções padronizadas e integradas para o nivelamento de recursos, possibilitando o nivelamento de forma efetiva e resultando em um planejamento eficiente e assertivo.
Sabemos que o desenvolvimento de uma empresa está atrelado a metodologias e artifícios que deem suporte às decisões. Os profissionais que atuam diretamente com elas também sabem que os recursos são o que mais tem influência nos projetos e estão disponíveis apenas em intervalos específicos de tempo e em montantes limitados.
Os gerentes precisam definir atividades e prazos e impedir o retrabalho, perda de prazos, acréscimo de custos e o não cumprimento do objetivo com a qualidade esperada. Dessa forma, o nivelamento de recursos se torna fundamental durante o planejamento de um projeto.
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