O que é e como fazer um POP – Procedimento Operacional Padrão

Já ouviu falar do POP? O Procedimento Operacional Padrão é um documento padronizado com operações que pode ser usado como um manual.  Mas como fazer e utilizar na manutenção? Continue para aprender!

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Temos trazido uma série de conteúdos sobre as inúmeras siglas existentes na gestão empresarial. Hoje falaremos da sigla POP. 

Calma, não se refere a nenhuma banda musical ‘Teen’ (banda para adolescentes) dos dias de hoje, tampouco um estilo musical iniciado nos anos 50. 

Brincadeiras à parte, POP é uma sigla para Procedimento Operacional Padrão e neste artigo falaremos sobre seu conceito, funcionalidade, vantagens, elaboração e aplicação.  

Continue a leitura para saber mais! 

O que é o POP – Procedimento Operacional Padrão? 

Vamos analisar o significado isolado de cada uma das palavras: 

Procedimento: refere-se ao modo de fazer algo, um processo, método. 

Operacional: refere-se  a uma operação, para qualificar algo, se está em condições para realizar operações.

Padrão: serve para ser imitado como modelo, um protótipo.

Portanto, o POP nada mais é que um documento padronizado com operações que deram certo, com o intuito de ser usado como um manual. 

Qual é o objetivo de um POP?

Tomemos como exemplo o setor de manutenção de uma empresa. Quando um equipamento apresenta algum defeito, existem procedimentos padrão que precisam ser adotados ao executar sua manutenção, mesmo que a empresa aplique a metodologia de trabalho para ‘manutenção autônoma’, o famoso TPM, é necessário haver um documento contendo o procedimento operacional padrão. 

Imagine se cada operador de máquina resolve aplicar a manutenção em sua máquina, como lhe aprouver, sem nenhum procedimento pré-definido? Certamente, haverá sérios problemas com o maquinário de sua empresa. 

Um procedimento que seria valioso para a empresa, poderá ter efeito contrário, ser mais custoso pois, o manuseio incorreto de um equipamento pode resultar em defeitos irreversíveis, trazendo prejuízos para a empresa. 

Portanto, o POP vai além de definir um passo a passo e colocar no papel. Sua utilização ampliará a eficácia e o funcionamento dos processos de sua empresa. 

Vantagens em utilizar o POP

Voltemos novamente no exemplo do operador executar pequenas manutenções em sua estação de trabalho. 

 Ao consultar o procedimento operacional padrão terá as seguintes vantagens:

  • Gestão de tempo: Ao seguir o passo a passo evitará que o operador perca tempo pensando em procedimentos a serem executados;
  • Controle de vida útil do equipamento: Ao executar um procedimento de forma padronizada, mantém-se qualidade de execução e consequentemente aumenta a vida útil do equipamento.
  • Segurança do Trabalho: Ao manusear um equipamento seguindo os procedimentos corretos, evita acidentes de trabalho.
  • Capacitação aos colaboradores: Em posse de um manual operacional, o conhecimento é repassado da forma correta para um recém integrante da empresa.

Outras duas vantagens que podemos citar é que a equipe de manutenção poderá focar nas manutenções preventivas, já que não ocupará seu tempo com manutenções corretivas não programadas e consequentemente isso resultará em redução de custos. 

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Como elaborar um POP?

O primeiro ponto que precisamos dar ênfase é que para elaborar um POP, é preciso contar com todo o time envolvido no processo. Para o caso de elaborar um procedimento operacional padrão para o setor de manutenção, por exemplo, é essencial contar com:

  • o time de planejadores;
  • o time de manutentores;
  • o time gerencial.

Vale ressaltar que, ao desenvolver um POP, não quer dizer que nunca mais haverá alterações. Para uma melhoria contínua é fundamental revisá-lo de tempos em tempos, alterá-lo se necessário, até mesmo desenvolver novos procedimentos operacionais padrão de acordo com a necessidade. 

Vamos ao passo a passo para desenvolver o POP, lembrando que não se trata de um documento engessado, por isso pode variar de empresa para empresa. 

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  • Defina o nome para o POP

Apesar de parecer óbvio, definir um nome coerente é importante pois, ao ser pesquisado por qualquer pessoa, a informação ficará explícita, de forma a evitar erros, como consultar procedimentos que não se referem à ação desejada.  

  • Documentos de apoio

Ao definir um POP, muitas vezes o usuário precisará de documentos complementares, como um manual operacional. Deixar tais informações de fácil acesso, facilitará muito o processo no dia a dia. 

  • Defina os responsáveis

Quem será responsável pela execução dos procedimentos que serão adotados? É importante possuir tais informações. 

  • Defina os procedimentos

Para o documento POP, é necessário que o passo a passo seja feito nos mínimos detalhes. Lembre-se que é um documento que será consultado a qualquer momento. Pode ser que seu idealizador nem faça mais parte do quadro de funcionários, por isso, quem for consultar o documento, precisa se inteirar por completo das ações que serão executadas.

  • Defina os prazos de entrega

Todo planejamento precisa conter a previsão de início e fim de atividades. É um fator importante pois norteará muita outras ações, como: 

  • responsáveis aptos para executar a ação. Quem estará disponível para realizar o plano? 
  • possuo recursos financeiros para tal?
  • possuo materiais? 

Como aplicar o POP?

Citamos apenas alguns procedimentos para se criar um documento POP eficaz. 

Agora vamos falar um pouco sobre sua aplicação. É importantíssimo oficializar o documento POP e incentivar a todos, para que o documento seja utilizado conforme as especificações listadas. 

Para o time de manutenção, por exemplo, o setor de PCM será peça fundamental para repassar aos setores executantes os procedimentos do POP. Eles por sua vez, terão o manual em mãos e partir daí, executarão conforme padrão estabelecido. 

Pode ser que uma empresa possua vários documentos POP para diferentes setores, ou ainda o mesmo setor possua vários procedimentos distintos que é o caso do setor de manutenção. Uma indústria, por exemplo, possui diversos equipamentos que demandam procedimentos específicos para cada um. 

O POP no Engeman®

Nesse momento, contar com um software que facilite sua gestão é fundamental. 

Como já é de conhecimento, o Engeman® é um software de manutenção e possui funcionalidades que te ajudarão na aplicação do POP – Procedimento Operacional Padrão. 

Uma funcionalidade de destaque de nossa solução é a possibilidade de replicar seu POP no plano de manutenção. 

O plano de manutenção conterá informações como: 

  • descrição do plano. (Nome do POP);
  • setor executante (setor responsável pela execução);
  • previsão de RH (pessoa responsável, cargo ou qualificação);
  • documentos (possibilidade de anexar os documentos de apoio do POP);
  • procedimentos (checklist para execução).

Há também relatório que apresenta em forma de listagem os procedimentos relacionados ao plano de manutenção documentados no POP. 

Esse relatório trará informações como: 

  • plano de manutenção; 
  • setor executante;
  • procedimentos;
  • serviços que serão executados;
  • qual equipamento ou local sofrerá manutenção;
  • quais materiais e quantidade serão necessários. 

Sem falar ainda que o sistema possui várias funcionalidades como:

  • gráfico de GANTT, que é uma rotina que permite visualizar/reprogramar O.S.s, visualmente, através do gráfico, facilitando a visualização diária/semanal/mensal dos planejamentos de O.S.;
  • calendários das programações de O.S;
  • cronograma para gerenciamento futuro das próximas manutenções; 
  • nivelamento de recursos a fim de adequar a disponibilidade dos recursos a uma programação de serviços inicialmente calculada pelo sistema, de acordo com parâmetros previamente estabelecidos nos planos de manutenção.

Conclusão

Para uma empresa ter sucesso, é necessário se organizar e sempre checar seus processos. O procedimento Operacional Padrão é apenas um dos vários métodos disponíveis de forma a assegurar a sistematização dos processos como um todo. Não é necessário reinventar a roda, se há métodos que funcione, aplique-os.

Conte com a solução Engeman® para aplicar o POP em sua empresa. 

Para saber mais sobre o assunto, agende uma demonstração com nossa equipe. 

Esperamos por você!

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