O que é o POP – Procedimento Operacional Padrão?
Vamos entender o significado de cada termo que compõe o POP:
- Procedimento: o modo de fazer algo, um processo ou método.
- Operacional: relacionado a uma operação, indicando que algo está apto para funcionar ou ser executado.
- Padrão: algo que serve como modelo ou referência, um protótipo a ser seguido.
Assim, o POP é um documento padronizado que reúne operações comprovadas e eficazes, criado para funcionar como um manual prático e confiável para a execução de tarefas dentro da empresa.
Qual é o objetivo de um POP?
Vamos pensar no setor de manutenção de uma empresa. Quando um equipamento apresenta defeito, existem procedimentos padrão que precisam ser seguidos para realizar a manutenção corretamente. Mesmo em empresas que aplicam metodologias como a manutenção autônoma do TPM, é fundamental ter um documento formal que contenha o Procedimento Operacional Padrão.
Imagine se cada operador realizasse a manutenção da sua máquina de maneira diferente, sem seguir um padrão definido. Isso certamente causaria problemas sérios no maquinário e, consequentemente, prejuízos para a empresa.
Um procedimento mal executado pode tornar uma operação que seria valiosa em algo custoso e ineficiente, pois o manuseio incorreto pode causar defeitos irreversíveis no equipamento.
Por isso, o POP não é apenas um passo a passo escrito, ele é uma ferramenta estratégica que amplia a eficiência e garante o bom funcionamento dos processos da sua empresa.
Vantagens de utilizar o POP
Voltando ao exemplo do operador que executa pequenas manutenções em sua estação de trabalho, ao seguir o Procedimento Operacional Padrão, ele terá diversas vantagens, como:
-
Gestão de tempo: Seguir o passo a passo evita que o operador perca tempo pensando quais procedimentos executar.
-
Controle da vida útil do equipamento: A padronização garante a qualidade na execução, aumentando a durabilidade do equipamento.
-
Segurança do trabalho: Manusear o equipamento conforme os procedimentos corretos reduz o risco de acidentes.
-
Capacitação dos colaboradores: Com um manual operacional, o conhecimento é transmitido de forma clara e correta para novos integrantes da equipe.
Além disso, duas outras vantagens importantes são:
-
A equipe de manutenção poderá focar nas manutenções preventivas, já que não precisará dedicar tanto tempo a manutenções corretivas não planejadas.
-
Isso gera uma redução significativa de custos para a empresa.
Como elaborar um POP?
O primeiro ponto que precisamos dar ênfase é que, para elaborar um POP, é preciso contar com todo o time envolvido no processo. Para o caso de elaborar um procedimento operacional padrão para o setor de manutenção, por exemplo, é essencial contar com:
- o time de planejadores;
- o time de manutentores;
- o time gerencial.
Vale ressaltar que, ao desenvolver um POP, não quer dizer que nunca mais haverá alterações. Para uma melhoria contínua é fundamental revisá-lo de tempos em tempos, alterá-lo se necessário, até mesmo desenvolver novos procedimentos operacionais padrão de acordo com a necessidade.
Vamos ao passo a passo para desenvolver o POP, lembrando que não se trata de um documento engessado, por isso pode variar de empresa para empresa.
-
Defina o nome para o POP
Apesar de parecer óbvio, definir um nome coerente é importante, pois, ao ser pesquisado por qualquer pessoa, a informação ficará explícita, de forma a evitar erros, como consultar procedimentos que não se referem à ação desejada.
-
Documentos de apoio
Ao definir um POP, muitas vezes o usuário precisará de documentos complementares, como um manual operacional. Deixar tais informações de fácil acesso, facilitará muito o processo no dia a dia.
-
Defina os responsáveis
Quem será responsável pela execução dos procedimentos que serão adotados? É importante possuir tais informações.
-
Defina os procedimentos
Para o documento POP, é necessário que o passo a passo seja feito nos mínimos detalhes. Lembre-se de que é um documento que será consultado a qualquer momento. Pode ser que seu idealizador nem faça mais parte do quadro de funcionários, por isso, quem for consultar o documento, precisa se inteirar por completo das ações que serão executadas.
-
Defina os prazos de entrega
Todo planejamento precisa conter a previsão de início e fim de atividades. É um fator importante, pois norteará muitas outras ações, como:
- responsáveis aptos para executar a ação. Quem estará disponível para realizar o plano?
- possuo recursos financeiros para tal?
- possuo materiais?
Como aplicar o POP?
Citamos apenas alguns procedimentos para se criar um documento POP eficaz.
Agora vamos falar um pouco sobre sua aplicação. É importantíssimo oficializar o documento POP e incentivar a todos, para que o documento seja utilizado conforme as especificações listadas.
Para o time de manutenção, por exemplo, o setor de PCM será peça fundamental para repassar aos setores executantes os procedimentos do POP. Eles, por sua vez, terão o manual em mãos e, a partir daí, executarão conforme o padrão estabelecido.
Pode ser que uma empresa possua vários documentos POP para diferentes setores, ou ainda o mesmo setor possua vários procedimentos distintos, que é o caso do setor de manutenção. Uma indústria, por exemplo, possui diversos equipamentos que demandam procedimentos específicos para cada um.
O POP no Engeman®
Nesse momento, contar com um software que facilite sua gestão é fundamental.
Como já é de conhecimento, o Engeman® é um software de manutenção e possui funcionalidades que te ajudarão na aplicação do POP – Procedimento Operacional Padrão.
Uma funcionalidade de destaque de nossa solução é a possibilidade de replicar seu POP no plano de manutenção.
O plano de manutenção conterá informações como:
- descrição do plano. (Nome do POP);
- setor executante (setor responsável pela execução);
- previsão de RH (pessoa responsável, cargo ou qualificação);
- documentos (possibilidade de anexar os documentos de apoio do POP);
- procedimentos (checklist para execução).
Há também relatório que apresenta em forma de listagem os procedimentos relacionados ao plano de manutenção documentados no POP.
Esse relatório trará informações como:
- plano de manutenção;
- setor executante;
- procedimentos;
- serviços que serão executados;
- qual equipamento ou local sofrerá manutenção;
- quais materiais e quantidade serão necessários.
Sem falar ainda que o sistema possui várias funcionalidades, como:
- gráfico de GANTT, que é uma rotina que permite visualizar/reprogramar O.S.s, visualmente, através do gráfico, facilitando a visualização diária/semanal/mensal dos planejamentos de O.S. ;
- calendários das programações de O.S;
- cronograma para gerenciamento futuro das próximas manutenções;
- nivelamento de recursos a fim de adequar a disponibilidade dos recursos a uma programação de serviços inicialmente calculada pelo sistema, de acordo com parâmetros previamente estabelecidos nos planos de manutenção.
Conclusão
Para uma empresa ter sucesso, é necessário se organizar e sempre checar seus processos. O procedimento Operacional Padrão é apenas um dos vários métodos disponíveis de forma a assegurar a sistematização dos processos como um todo. Não é necessário reinventar a roda, se há métodos que funcionam, aplique-os.
Conte com a solução Engeman® para aplicar o POP em sua empresa.
Para saber mais sobre o assunto, agende uma demonstração com nossa equipe.
Esperamos por você!
{{form}}
