Otimizar o tempo dos supervisores e gestores foi o que levou à implementação da solicitação de serviços em Engenharia de Manutenção. Formalizar certos procedimentos é essencial para garantir a eficiência de certos processos. Por isso, essa prática se torna cada vez mais predominante nas empresas.
Ainda assim, algumas dúvidas surgem com frequência na hora de decidir a melhor forma de lidar com o assunto. Afinal, que práticas fazem parte dessa estratégia? E quais são seus benefícios?
Pensando nisso, criamos este post com o que há de essencial na otimização do tempo por meio da solicitação de serviços. Confira!
O que é Solicitação de Serviços?
A Solicitação de Serviços (SS) é um pedido formal feito por um cliente, usuário ou colaborador para que uma tarefa ou serviço específico seja realizado. Este pedido geralmente é feito quando há a necessidade de manutenção, reparo, suporte técnico, instalação ou qualquer outro tipo de serviço que exige a intervenção de uma equipe ou profissional especializado.
A solicitação de serviço marca o início do processo de atendimento. É o momento em que uma necessidade ou problema é identificado e comunicado. A solicitação geralmente inclui detalhes como a descrição do problema ou necessidade, localização, data e hora, e, em alguns casos, a prioridade do pedido.
Frequentemente, há uma confusão entre a Solicitação de Serviços e a Ordem de Serviços. A diferença entre elas está no propósito e no estágio em que cada uma se encontra no processo de atendimento de uma solicitação. A solicitação de serviço é o pedido inicial para que um serviço seja realizado, enquanto a ordem de serviço é o documento que formaliza e autoriza a execução desse serviço.
A Ordem de Serviços e a informatização
A Ordem de Serviço (OS) é a unidade mínima ligada à documentação de um determinado procedimento. Ele pode ser realizado internamente ou por um cliente — em ambos os casos, o documento serve para organizar e alinhar os departamentos da empresa em relação ao pedido.
Por mais que já seja amplamente difundido que a OS tem uma relação bastante íntima com a otimização do tempo, existem formas ainda mais eficientes de utilizá-la. A transformação digital nos oferece soluções inovadoras para diferentes aplicações, tornando-se uma grande aliada na redução de custos e do tempo nos processos empresariais.
É por isso que, atualmente, não dá para pensar na utilização realmente eficaz da OS sem um sistema informatizado. Por mais que os documentos impressos fossem a melhor opção há algum tempo, o mundo digital já está presente em praticamente todas as atividades do nosso dia a dia. Colocar a tecnologia para trabalhar a nosso favor é fundamental.
A informatização das solicitações de serviço é o primeiro e mais importante passo para otimizar seu tempo na Engenharia de Manutenção — assim como o de todos os outros profissionais do setor. Ela permite agilidade na solicitação, melhora a comunicação entre os funcionários (assim como entre a empresa e o cliente) e torna o processo muito mais seguro.
Uma série de outros benefícios surge como consequência da implementação de um sistema informatizado. Os itens tratados a seguir evidenciam claramente esse fato.
A automatização das solicitações de serviço
Desde a primeira revolução industrial, a automatização de processos está no centro dos avanços feitos pelas empresas. Ela otimiza a produção, reduz custos e elimina o risco de falha humana. E isso não se aplica apenas às linhas de produção, mas a qualquer procedimento interno — o que inclui a solicitação de serviços.
Automatizar esse processo é eliminar riscos e, principalmente, otimizar o tempo dos profissionais da manutenção. Isso pode ser feito por meio da informatização, ainda que a OS de papel seja uma forma de automatização. O grande benefício da digitalização desse procedimento é garantir o máximo de eficiência, rapidez e segurança na engenharia de manutenção.
Com a entrada das solicitações sendo feita pelo WebBrowser (SSW), por exemplo, o tempo total é reduzido drasticamente. Nada de ficar preenchendo papéis à mão e depositando em urnas ou indo até a manutenção para entregá-los. Basta abrir o sistema, inserir as informações e submeter. Pronto!
Outro benefício direto dessa estratégia é a melhora na documentação de todo o processo. Você não precisa se preocupar com o risco de um funcionário perder a OS ou mesmo inserir dados imprecisos ou ilegíveis.
O armazenamento digital garante que as informações estejam seguras e devidamente registradas. Afinal, por mais que uma OS possa ter um número de identificação único, o sistema digital pode levantar automaticamente esse código, a data de submissão, o nome (login) do solicitante etc.
Históricos de manutenção completos e criticidade
Além de um levantamento completo das informações mais relevantes que a solicitação deve ter (históricos de manutenção), a informatização provê outras formas de otimizar o tempo da Engenharia de Manutenção. Uma delas é a categorização da OS em diferentes níveis de criticidade. Consequentemente, o tempo de resposta é mais adequado a cada uma.
É fundamental para a manutenção poder diferenciar solicitações urgentes (prioridade alta) das que são quase de rotina (prioridade média) ou mesmo de serviços de melhoria (prioridade baixa). Afinal, na prática, nem todo técnico tem autorização — ou conhecimento estratégico — para decidir qual OS deve ser atendida primeiro.
É comum encontrar gestores atolados em pilhas de solicitações, dentre as quais ele precisa decidir quais têm a prioridade. Com a automatização do sistema e a inserção de um campo no qual o solicitante informa o grau nível de criticidade do serviço, esse problema deixa de existir.
Vale lembrar que é importante conscientizar os funcionários e clientes sobre essa questão. Todos devem estar alinhados e conhecer certos parâmetros definidos pela empresa para decidir quando identificar uma OS como de prioridade alta.
O mesmo se aplica para o preenchimento adequado dos outros campos. Afinal, a qualidade das informações dadas impacta diretamente no tempo de ação da manutenção.
Monitoramento e controle da manutenção
É importante não confundir otimização do tempo com corte de processos. Não há dúvidas de que certas etapas podem ser eliminadas, principalmente quando ligadas a uma burocracia desnecessária — a informatização faz isso. Entretanto, a adoção de algumas práticas pode resultar em um aproveitamento melhor do tempo na manutenção.
Monitorar as solicitações em aberto é uma delas. Se você pretende evitar perda de tempo revisando serviços ou verificando o motivo de uma OS não ter sido solucionada, é preciso acompanhar de perto o trabalho da equipe. Vale o destaque, aqui, para mais um benefício da informatização.
Com as ordens de serviço organizadas em um único sistema, é possível gerenciar com eficiência seu andamento. Além de controlar o status de cada uma (em aberto, aguardando peças, em manutenção etc.), é possível fazer consultas específicas por OS de forma rápida.
Caso seja necessário consultar um serviço antigo para saber, por exemplo, se a mesma máquina está apresentando as mesmas falhas, não será preciso vasculhar inúmeros arquivos físicos. Com poucos cliques, as informações da ordem de serviço fechada são mostradas, beneficiando diretamente a manutenção preventiva. Além disso, a busca pode ser feita por número, equipamento, data ou solicitante, por exemplo.
Gestão da Manutenção eficiente
A gestão da manutenção também ganha com a implementação de um cronograma mais eficiente. Em vez de reorganizar as tarefas do dia toda vez que uma nova OS é aberta, o gestor pode verificar no sistema a criticidade de cada uma e criar uma lista de tarefas para cada técnico — e acompanhar no sistema o andamento de cada serviço.
O planejamento e o cronograma passam a sofrer menos alterações, a não ser em casos de serviços de emergência. O supervisor, por sua vez, passa a ter mais controle sobre o time. O tempo desperdiçado é reduzido, assim como os gastos da manutenção.
Como você pôde ver, são fatores simples, mas que fazem toda a diferença. Faça uma avaliação em sua empresa e veja como a informatização pode ser uma grande aliada. Rapidamente, a solicitação de serviços em Engenharia de Manutenção se tornará um processo mais orgânico em sua organização.
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