Compreenda a importância dos processos de manutenção em prestadoras de serviços

O serviço de manutenção como forma de negócio

Muitas empresas optam por atuar como prestadoras de serviços no setor de manutenção. Trata-se de um mercado interessante, com muitas possibilidades de atuação e com grande demanda para quem oferece um bom trabalho. Entretanto, é preciso ter em mente que a gestão levará em conta as necessidades do cliente.

O leque de opções para a terceirização na manutenção é muito amplo. É possível encontrar clientes com demanda para máquinas produtivas, por exemplo. Em qualquer setor do mercado, pode haver a necessidade de manutenção predial. O mesmo se aplica à manutenção de frotas, civil, hospitalar etc. São incontáveis opções.

No Brasil, o mercado ganha cada vez mais fôlego, devido à possibilidade de baratear a mão de obra. Muitas empresas não têm condições de manter equipes próprias de manutenção, ou então apresentam necessidades em áreas tão distintas que fica difícil encontrar pessoal capacitado. A terceirização acaba sendo a melhor opção. Além de reduzir custos, pode suprir todas as necessidades.

Em muitos casos, os contratos estabelecidos já englobam o fornecimento de peças e outros materiais. Com funcionários especializados e o fluxo de entrada de materiais controlado por uma empresa terceirizada.

É aí que entra uma questão fundamental para o sucesso da prestadora do serviço: desenvolver um controle eficiente de seus processos.

Gestão e controle da manutenção em prestadoras de serviços

Em qualquer setor empresarial, a gestão de processos representa um mecanismo essencial para garantir a saúde financeira do negócio. No entanto, sem o devido controle sobre as atividades de cada setor, uma empresa não é capaz de assegurar a qualidade de seus produtos.

Estabelecer métodos para desenvolver uma gestão de processos é a melhor forma de manter essas questões sob controle. E o mesmo se aplica aos prestadores de serviços e às atividades executadas em seus clientes.

Com o avanço da tecnologia e a tendência de digitalização dos processos de gestão empresarial, as prestadoras de serviços passaram a buscar na informatização um meio de viabilizar esse controle. Isso exige um grande conhecimento sobre a dinâmica do próprio negócio — e algumas empresas até compreendem suas próprias necessidades com grande clareza.

Outras, no entanto, embora saibam dos benefícios trazidos por um software de manutenção, carecem de acompanhamento e orientação. Nesse caso, um estudo apurado das suas reais necessidades torna-se indispensável.

Como dito anteriormente, quando o assunto é a prestação de serviço de manutenção, falar de necessidades implica, diretamente, nas demandas do contratante. Isso significa que o controle de processos deve visar, dentre outras coisas, o cumprimento de prazos, para que não haja falhas na execução dos serviços.

Particularidades da gestão de manutenção terceirizada

A prestação de serviços é um ramo de atividade que requer atenção. Primeiro, pelo fato de o prestador de serviços não tratar primordialmente da manutenção dos seus próprios ativos, mas sim, do patrimônio dos seus clientes. Segundo, por se tratar de uma relação prestador x cliente bastante heterogênea.

Além das atividades comuns de um gestor de manutenção, será preciso levar em conta questões comerciais e até mesmo contratuais. A tarefa exige um profissional qualificado e com experiência comprovada. Além disso, é fundamental contar com ferramentas de gestão e parceiros que facilitem esse trabalho.

É preciso ter em mente que o gestor da empresa contratante tem a necessidade de acompanhar de perto o trabalho realizado.

Por isso, um software de gestão de processos é sempre a melhor opção.

A informatização das rotinas de manutenção em prestadores de serviços

É fato que os dois lados são beneficiados com a informatização dos processos. No caso do prestador de serviços, ter um software representa diferencial frente a seus concorrentes e, em muitos casos, é possível estabelecer uma relação interativa.

Isso estabelece um vínculo de real mutualismo, no qual o prestador passa a ter condições de oferecer um serviço de maior qualidade. Um bom exemplo é a questão da própria gestão contratual com parceiros.

Uma forma de atender as demandas do cliente com mais qualidade é formando parcerias com outras empresas que fornecem o serviço de manutenção. A empresa que gerencia a terceirização ganha em poder de atuação. No cliente, a tendência é que todos os tipos de manutenção sejam atendidos pela mesma empresa contratada.

Terceirização e parceiro fornecedor

É preciso, então, estabelecer um alinhamento entre as necessidades da empresa que faz a terceirização. Isso pode ser feito formalizando um contrato. Com o tempo de atendimento estipulado em um SLA (Service Level Agreement) — ou ANS (Acordo de Nível de Serviço) —, ambas as empresas serão capazes de se preparar para a rotina diária de manutenção.

Um exemplo desse documento seria a contratação de um parceiro para fornecer o serviço de manutenção em elevadores durante, no máximo, 8 horas. Isso inclui a execução de qualquer tipo de serviço dentro do escopo definido no contrato. É aí que entra um dos grandes benefícios de um software eficiente.

A ferramenta permite não só o controle dos processos (auxiliando na programação das rotinas de manutenção e acompanhamento das ordens de serviço), como na gestão de SLA/ANS. A plataforma unifica as ações do gestor em um único ambiente, otimizando seu trabalho.

Essas informações são importantíssimas, tanto para a contratada quanto para a contratante.

Vantagens da implementação de um software de gestão

Analisando os diferentes lados dessa relação, podemos destacar algumas das principais vantagens. A começar pelo aumento no poder de atuação de ambos os gestores.

Na empresa terceirizada, além de passar a ter total controle sobre os seus serviços, custos e recursos envolvidos (humano, material e financeiros), o gestor será capaz de analisar o desempenho das equipes e medir tempos e deslocamentos. O controle sobre contratos em vigência também se torna mais eficiente.

Como resultado, a ferramenta auxilia na gestão de questões complexas como a gestão da reterceirização. Trata-se de um processo complicado e que exige o armazenamento cuidadoso das informações levantadas no dia a dia.

Quanto à questão mercadológica, ter um software também passa a ser um diferencial competitivo, tanto para a saúde da empresa quanto para oferecer melhores serviços aos clientes. Vale lembrar que em muitos quesitos de avaliação de fornecedores de serviços de manutenção para empresas privadas e públicas (via edital), já vem sendo exigido que o contratado tenha um software de manutenção.

A principal vantagem é a gestão de dados e documentação estabelecida nessa relação. Da mesma forma, o software evita a perda de informações importantíssimas para a gestão do contratante.

Adequação às novas tecnologias

Existem empresários que ainda não compreendem a enorme importância de contar com um software de manutenção, pois terceirizam seus serviços. Aí está o grande engano.

Deve-se ter consciência de que seus ativos são patrimônio da instituição e não do prestador de serviços, e todos os históricos que envolvam custos, eficiência e indicadores diversos são informações imprescindíveis para as suas tomadas de decisões. Esses dados, muitas das vezes, são perdidos com a falta de um software.

O resultado é um prejuízo enorme tanto para o prestador de serviços e seus parceiros, quanto para o cliente. Mesmo que ainda existam outras formas de gerenciar esses processos, elas estão se tornando obsoletas.

Se levado em conta o princípio fundamental da informação, é perceptível que os ganhos com qualidade e produtividade serão inevitáveis. Embora sejam normais as dúvidas para a implementação de um software para a área de prestação de serviços, orientação e um pouco de informação a respeito podem tornar o processo mais simples e prático do que se imagina.

A tecnologia já vem se tornando a base para viabilizar inúmeros processos empresariais. As empresas que não se adaptarem a esse novo formato de negócio correm o risco de se tornarem obsoletas e perderem valor no mercado. Basta analisar o que aconteceu com os antigos meios de produção com a chegada de máquinas mais sofisticadas.

A tendência é que as empresas passem a contar cada vez mais com a manutenção em prestadoras de serviços. Faça uma avaliação você mesmo e, depois disso, veja os benefícios que isso pode trazer para o negócio!

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