Como realizar a manutenção nos sistemas de certificação e acreditação?

A certificação é altamente relevante para as organizações, porque atesta a confiabilidade na empresa em questão e otimiza processos. Saiba mais detalhes neste artigo.

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A certificação de produtos, serviços, processos, sistema de gestão e pessoal costuma ser efetivada por terceiros, ou seja, por uma organização autônoma acreditada pelo Inmetro e que está apta a analisar a conformidade de uma ou mais das categorias citadas.

O Inmetro, ao acreditar um organismo de certificação, reconhece sua qualificação para avaliar o objeto, baseando-se em regras predefinidas pelo próprio órgão na maioria das vezes.  

Neste artigo falaremos sobre a importância da certificação para as empresas e como é realizada a manutenção nos sistemas de certificação. Acompanhe!

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Tempo de Leitura: 4 minutos

Qual a importância da certificação para as empresas?

A certificação é um documento que se torna cada vez mais importante para as empresas que desejam comprometimento com a qualidade de seus produtos/serviços e buscam ainda se destacar no mercado. A certificação de sistemas de gestão é um atestado que confirma a confiabilidade na administração de uma empresa. São tomados temas específicos como referenciais: 

  • ISO 9001 (qualidade);
  • ISO 14001 (ambiente);
  • OHSAS 18001 (segurança no trabalho);
  • ISO 22000 (segurança de alimentos), e assim por diante.

Um sistema certificado garante aos stakeholders (clientes, parceiros, órgãos do governo, fornecedores) que a empresa implementou e mantém um sistema de gestão confirmado por meio de uma auditoria de uma instituição imparcial, como a QMS (Quality Management System)

A ISO 9001:2015 é um sistema de gestão que oferece boas práticas acerca da qualidade. Isso contribui na promoção da padronização da empresa, na abordagem de processos, na prevenção de riscos e outros pontos.

O que é acreditação e certificação de qualidade?

Existem diferenças entre certificação e acreditação. A acreditação é o processo por meio do qual uma entidade especializada confirma a qualificação técnica que uma empresa tem para vender um produto ou oferecer um serviço. De maneira mais simples, as acreditações destinam-se ao atendimento de requisitos. Também nesse tipo de documento, há a análise de conformidade de requisitos técnicos do processo com mais amplitude.

Enquanto na certificação são analisados somente os processos e a gestão empresarial, na acreditação é possível efetuar testes de capacidade técnica, comprovando que a organização avaliada pode realmente executar o que ela se propõe a fazer.

Como funciona a manutenção nos sistemas de certificação?

A certificação é somente o passo inicial para que a empresa oriente seus processos conforme a norma de referência, mas existe um grande trabalho a efetivar: a manutenção dos processos para que seja alcançado o aperfeiçoamento constante.

Para a efetivação da manutenção, é fundamental que toda a organização (colaboradores, líderes) se envolva e se comprometa com o cumprimento das normas. Desde a alta direção até o cargo que fica na base da pirâmide hierárquica corporativa, todos os profissionais devem se engajar com o sistema de gestão.

Como realizar a manutenção nos sistemas de certificação e acreditação?

Depois de todo o processo de implementação do sistema de gestão e certificação, é necessário realizar a manutenção, que consiste no acompanhamento constante, na atenção aos prazos, nos treinamentos regulares e nas atualizações. Na ISO 9001, há processos básicos que devem ser avaliados e monitorados, destacando-se pontos como:

  • a elaboração de um calendário com todas as ações do SQG (Sistema de Gestão da Qualidade)  que devem ser efetuadas e com qual periodicidade isso deve acontecer; 
  •  o acompanhamento mensal de todos os indicadores de qualidade; 
  •  as reuniões periódicas para identificar possibilidades de melhorias nos processos empresariais; 
  •  a realização de auditorias periódicas;
  • a realização de reuniões de análises críticas com periodicidade. 

A empresa certificada em outras normas, como a ISO 14001 e a OHSAS 18001, também deve seguir esses procedimentos, mas ainda precisa acompanhar constantemente os controles operacionais, analisar o atendimento da legislação pertinente e ficar atenta a processos com controle periódico de saúde, meio ambiente e segurança.

Quais ferramentas são necessárias?

ferramenta manutencao sistemas certicacao acreditacao engeman 1 - Como realizar a manutenção nos sistemas de certificação e acreditação?

É importante contar com ferramentas tecnológicas para garantir uma manutenção mais precisa, livre dos erros manuais. Já que a pretensão é otimizar a gestão do sistema, os recursos digitais otimizam os resultados. Mas também há outras ferramentas que podem ser aplicadas com sucesso. 

  • PDCA (Plan, Do, Check, Act, ou Planejar, Fazer, Checar e Agir): ele verifica as etapas de planejamento, execução, verificação e ação. Deve-se seguir a norma de referência conforme o sistema de gestão implementado e auditorias periódicas da instituição que emite a certificação, confirmando assim a manutenção das operações;
  • Fluxograma: contribui para que a empresa defina seus processos e a forma como eles devem acontecer;
  • Folhas de verificação: consistem em planilhas ou tabelas para a coleta de informações com dados consolidados;
  • Diagrama de Ishikawa: também recebe o nome de “espinha de peixe” ou “diagrama de causa e efeito”. Ele contribui para detectar a causa de um eventual problema e os resultados que ele gera, ou seja, seus efeitos sobre o negócio;
  • Diagrama de Pareto: é um gráfico formado por barras ordenadas que é utilizado para tornar mais fácil a visualização e a comparação de diferentes dados da empresa. Observando o gráfico com os dados coletados, o gestor consegue perceber qual grupo de dados seria mais relevante na demanda pelas melhores soluções;
  • Análise SWOT: é uma sigla inglesa que significa: Strenghts, Weakness, Opportunities e Threats. Em português, a sigla se converte em FOFA: Força, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças. A análise SWOT integra uma técnica de administração cujo objetivo é melhorar os potenciais competitivos da organização diante do mercado. Permite ainda reparar erros que geralmente atrapalham o empreendimento;
  • SIX SIGMA: ou Seis Sigma, é um método de natureza gerencial cujo foco são os resultados de qualidade ou os resultados financeiros. Sua finalidade é efetuar modificações pontuais na organização, sempre visando à melhoria dos serviços e produtos;
  • Indicadores de qualidade: utilizados para mensurar e monitorar o desempenho dos processos desenvolvidos por meio dos indicadores de qualidade;
  • Tecnologia digital: as plataformas digitais conseguem efetivar a administração de documentos, de indicadores, de parceiros, de fornecedores, do DP (Departamento Pessoal). Os softwares possibilitam a integração de todos os dados em apenas um lugar, tornando mais simples o acesso e a comunicação entre os funcionários.

Conclusão

A certificação é altamente relevante para as organizações, porque atesta a confiabilidade na empresa em questão e otimiza processos. É preciso, no entanto, investir na correta manutenção nos sistemas de certificação e acreditação de sua empresa e ter um software que permita o monitoramento e a avaliação do sistema.

Os softwares possibilitam a integração de todos os dados em apenas um lugar, tornando mais simples o acesso e a comunicação entre os funcionários. Tanto os líderes como as equipes podem trabalhar com mais rapidez sem prejuízo da qualidade e decidem de forma mais assertiva.

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