Auditorias de Manutenção: como se preparar?

Neste artigo veja como se preparar e implementar um processo de melhoria constante e como auditar esse processo para averiguar se o planejamento e execução realmente estão sendo colocados em prática. Acompanhe!

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Num mercado altamente competitivo, empresas que possuem excelência nos seus processos saem na frente. Afinal, uma empresa que cumpre todas as normas e é certificada, entrega produtos com mais qualidade e são mais confiáveis.

Grande parte das certificações possuem uma série de exigências, processos e análises, sendo esses implantados e, na maioria das vezes, auditados anualmente. Mas é importante dizer que se a empresa não iniciou essa análise e detalhamento dos procedimentos e processos, não há o que auditar. 

Portanto, vamos falar neste artigo de como se preparar e implementar um processo de melhoria constante e como auditar esse processo para averiguar se o planejamento e execução realmente estão sendo colocados em prática. Continue a leitura para entender mais!

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O que é uma auditoria de manutenção?

Antes de falar se o setor de manutenção deve se submeter a um processo de auditoria, precisamos definir o que é um processo de auditoria e a sua importância. Mesmo que a empresa não esteja passando por uma certificação ou auditoria externa, é possível organizar e realizar várias auditorias internas para avaliar se a empresa e a gestão de manutenção estão sempre buscando o processo de melhoria contínua. 

Como definição, podemos dizer que a auditoria na manutenção consiste em verificar se procedimentos e práticas para a execução das atividades do setor estão sendo adotados e executados conforme planejado. Consequentemente, é possível avaliar de forma detalhada esses procedimentos com o intuito de identificar as falhas nos processos, procedimentos ou controles, buscando sempre o ciclo de melhoria constante.

Com esse conceito em mente, podemos realizar auditorias internas com uma equipe designada pela própria empresa para avaliar se os processos estão de acordo com o estabelecido ou seguir para uma contratação de uma auditoria externa, que irá trabalhar com o mesmo objetivo ou se a empresa deseja alguma certificação. 

Passos para preparar e implementar um processo de melhoria constante

A gestão de manutenção segue alguns conceitos que são básicos para a grande maioria das empresas. Segue também uma linha de implementação e controle que vai desde o levantamento básico dos equipamentos, máquinas e do processo produtivo, a implementação de sistemas supervisórios que acompanham a produção e ajudam no diagnóstico das falhas com uma margem significativa de antecedência e segurança. 

Para preparar e implementar um processo de melhoria constante, é necessário seguir alguns passos importantes que vão garantir o sucesso das ações. 

  • 1º passo:

O primeiro ponto a citar é iniciar a gestão de ativos, pois são o alvo do planejamento das ações e processos que serão executados pelo setor. Esta gestão tem o objetivo de atender as demandas da organização, otimizar as atividades de manutenção, definir metas e objetivos e perseguir e divulgar esses resultados. 

A gestão de ativos inicia no levantamento e cadastramento dos equipamentos, estruturas e linhas de produção e finaliza na documentação das atividades, falhas e procedimentos e riscos para cada um dos itens listados acima. A norma ISO 55001 é um bom direcionamento, pois focada na gestão de ativos, promove a busca pela melhoria contínua, visando maximizar um retorno maior dos ativos e traz as melhores práticas para a gestão de ativos, sendo um estudo quase obrigatório para quem deseja trilhar esse caminho.  

Agora se o setor de manutenção ainda não passou por essa etapa, não há o que se auditar. Aplicar esse processo só irá desgastar as equipes e o próprio setor de manutenção. Este é o primeiro item do PDCA, um dos objetivos da melhoria constante e, por consequência, da auditoria e será tema constante neste artigo.

  • 2º passo:

O segundo ponto é agir, colocar em prática e executar o que foi planejado. Etapa é simples no papel e complexa na prática. Nessa etapa vamos encontrar as dificuldades nos processos e rotinas, complicações técnicas e limitações da própria estrutura da empresa ou das equipes que precisam executar e se adequar a essas rotinas.

Devemos organizar e mapear gargalos não previstos, de setores satélites a manutenção, como compras, recursos humanos, produção etc. Aplicar os processos e documentar todas as ações realizadas será fundamental para o próximo passo.

3º passo:

O terceiro passo é analisar e verificar os resultados alcançados. Portanto, no passo anterior, é imprescindível priorizar a documentação detalhada de tudo o que foi realizado.

Existem várias metodologias e conceitos para análise dos dados e verificação dos resultados. Podemos adotar uma ou várias, de acordo com a necessidade da empresa. Os 5 porquês, árvore lógica das falhas, diagrama de Pareto e Ishikawa são alguns dos exemplos para analisar o resultado da manutenção.

Porém, nosso foco não é somente a análise do resultado da manutenção, e sim do todo. É analisar o resultado da manutenção e, principalmente, se os processos e roteiros foram seguidos. Ou ainda se o trabalho foi realizado e se está de acordo com o planejado, obtendo um bom resultado ou não. As medidas de ajustes serão tomadas na próxima etapa. Vale ressaltar que a divulgação desses resultados, positivos ou negativos, é um ponto importante dessa etapa.

  • 4º passo:

Nesta última etapa é preciso tomar as providências para corrigir e melhorar o processo. Para isso, é preciso analisar todo o processo executado, os resultados, as falhas e sugestões de melhoria. Aplicar as mudanças necessárias e reiniciar todo o processo. 

Aqui são mapeadas e investigadas as causas, falhas e problemas. Devemos estudar as melhores soluções e colocá-las em prática. Novamente a comunicação e divulgação dos resultados e das novas rotinas devem ser claras e objetivas. 

Importância da auditoria de manutenção

Embora o ciclo PDCA não seja obrigatório para a implantação ou participação de uma auditoria, seus objetivos são comuns no seu próprio propósito, seja para uma certificação ou para organizar os processos da empresa. Quando falamos em uma auditoria, buscamos padronização e controle. 

A auditoria garante que as informações, execuções e processos sejam executados de acordo com o planejado. Garante também a qualidade dos processos e evita situações inesperadas, seja na manutenção, produção, vendas ou qualquer setor da empresa. Nenhuma empresa quer defeitos ou problemas nos ativos que não sejam previstos, produtos fora do padrão, seja por defeito ou divergências, materiais comprados fora das especificações ou vendas que não podem ser entregues. 

Esses são exemplos que queremos evitar e por isso certificar que estamos executando os processos de forma coerente com o planejado. Mesmo que uma ação não seja a ideal naquela situação, teremos o momento de analisar e direcionar melhor o que precisa ser realizado para evitar o problema novamente. 

Como realizar a auditoria

Um ponto que é importante frisar é que existem situações que não podem ser evitadas, mas todas as ações para minimizar os riscos devem ser documentadas e executadas assim que acontecer a falha. Posso citar o exemplo de um pneu furado. Devemos documentar e realizar todas as ações e procedimentos para evitar que aconteça. 

Manter os pneus calibrados, realizar os rodízios conforme manda o fabricante, verificar os sulcos e desgaste da borracha, manter a velocidade máxima de acordo com a especificação e isso vale também para o estepe. Mesmo assim, eventualmente teremos um pneu furado. 

E se não houver planejamento, checagem e controle, podemos ter tudo documentado, explicado e ilustrado, mas na hora de realizar a troca, perceber que a chave de rodas não foi devolvida ao seu lugar e de nada adianta todo o processo realizado até agora.

Embora na maioria dos casos as empresas vejam as auditorias internas ou externas, a aquisição de uma certificação como um grande desafio e encaram com medo e desconfiança sua implementação, se destacado a sua importância e principalmente o resultado esperado é possível desmistificar e tratar a auditoria como uma grande aliada e não como vilã do processo produtivo. 

Confunde-se muito a implementação das rotinas de uma auditoria com a burocracia sem objetivo e apenas para complicar as atividades dos setores. O resultado de um processo burocrático é o controle e se este objetivo não for alcançado, realmente não se justifica e com toda certeza não é o foco de uma auditoria.

Conclusão

No decorrer desta leitura você pôde entender a importância de realizar auditorias na manutenção, e como é essencial para uma gestão mais assertiva. Manter tudo em ordem e em correto funcionamento viabiliza e facilita muito para a empresa conseguir certificações de qualidade, o que traz mais confiabilidade para o negócio.

Para realizar uma auditoria completa, analisando históricos de manutenção e de materiais é importante o uso de um software. Através dele é possível obter dados confiáveis para que a empresa fique bem embasa nas suas decisões e os indicadores estejam claros. 

Para isso, busque ferramentas especialistas que permitam que seus processos sejam ágeis e completos. Se você ainda não conhece, eu o convido para conhecer o Engeman®, através de um bate papo com nosso time para entender como a nossa solução pode ajudar na sua auditoria de manutenção! Fale conosco aqui!

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