Auditorias de Manutenção: como se preparar e aplicar na prática

O que é uma auditoria de manutenção?

Antes de falar se o setor de manutenção deve se submeter a um processo de auditoria, precisamos definir o que é um processo de auditoria e a sua importância. 

Mesmo que a empresa não esteja passando por uma certificação ou auditoria externa, é possível organizar e realizar várias auditorias internas para avaliar se a empresa e a gestão de manutenção estão sempre buscando o processo de melhoria contínua. 

A auditoria na manutenção consiste em verificar se procedimentos e práticas para a execução das atividades do setor estão sendo adotados e executados conforme planejado. Consequentemente, é possível avaliar de forma detalhada esses procedimentos com o intuito de identificar as falhas nos processos, procedimentos ou controles, buscando sempre o ciclo de melhoria constante.

Com esse conceito em mente, podemos realizar auditorias internas com uma equipe designada pela própria empresa para avaliar se os processos estão de acordo com o estabelecido ou seguir para uma contratação de uma auditoria externa, que irá trabalhar com o mesmo objetivo ou se a empresa deseja alguma certificação. 

Passos para preparar e implementar um processo de melhoria constante

A gestão de manutenção segue alguns conceitos que são básicos para a grande maioria das empresas. Segue também uma linha de implementação e controle que vai desde o levantamento básico dos equipamentos, máquinas e do processo produtivo, a implementação de sistemas supervisórios que acompanham a produção e ajudam no diagnóstico das falhas com uma margem significativa de antecedência e segurança. 

Para preparar e implementar um processo de melhoria constante, é necessário seguir alguns passos importantes que vão garantir o sucesso das ações. 

1º passo – Gestão de ativos como base para auditorias de manutenção

O primeiro ponto a citar é iniciar a gestão de ativos, pois são o alvo do planejamento das ações e processos que serão executados pelo setor. Esta gestão tem o objetivo de atender as demandas da organização, otimizar as atividades de manutenção, definir metas e objetivos e perseguir e divulgar esses resultados. 

A gestão de ativos inicia no levantamento e cadastramento dos equipamentos, estruturas e linhas de produção e finaliza na documentação das atividades, falhas e procedimentos e riscos para cada um dos itens listados acima. 

A norma ISO 55001 é um bom direcionamento, pois foca na gestão de ativos, o que promove a busca pela melhoria contínua. Isso visa maximizar um retorno maior dos ativos e traz as melhores práticas para a gestão de ativos, sendo um estudo quase obrigatório para quem deseja trilhar esse caminho.  

Além da ISO 55001, outras normas podem ser relevantes para este primeiro passo, como a:

• ISO 9001 (Qualidade): esta norma garante a padronização dos processos;
• ISO 14001 (Meio Ambiente): importante norma para uma manutenção sustentável;
• ISO 45001 (Saúde e Segurança): foca em riscos ocupacionais, essenciais para atividades de manutenção.
  

Agora, se o setor de manutenção ainda não passou por essa etapa, não há o que se auditar. Aplicar esse processo só irá desgastar as equipes e o próprio setor de manutenção. Este é o primeiro item do PDCA, um dos objetivos da melhoria constante e, por consequência, da auditoria e será tema constante neste artigo.

2º passo: Execução do planejamento

O segundo ponto é agir, colocar em prática e executar o que foi planejado. Etapa é simples no papel e complexa na prática. Nessa etapa vamos encontrar as dificuldades nos processos e rotinas, complicações técnicas e limitações da própria estrutura da empresa ou das equipes que precisam executar e se adequar a essas rotinas.

Devemos organizar e mapear gargalos não previstos, de setores satélites a manutenção, como compras, recursos humanos, produção etc. Aplicar os processos e documentar todas as ações realizadas será fundamental para o próximo passo.

Uma boa prática nesse passo é utilizar softwares de gestão de manutenção (CMMS ou EAM). Esses sistemas permitem centralizar informações, automatizar ordens de serviço e registrar ocorrências em tempo real. Isso aumenta a rastreabilidade e reduz falhas de comunicação entre setores, que pode ser um problema crítico numa auditoria.

3º passo: Análise de resultados e indicadores de desempenho

No passo anterior, a documentação é fundamental, pois agora é hora de analisar os resultados. O terceiro passo é analisar e verificar os resultados alcançados. Portanto, no passo anterior, é imprescindível priorizar a documentação detalhada de tudo o que foi realizado. 

Existem várias metodologias e conceitos para análise dos dados e verificação dos resultados. Podemos adotar uma ou várias, de acordo com a necessidade da empresa. Algumas das ferramentas úteis são: 

• 5 porquês;
• árvore lógica das falhas;
• diagrama de Pareto;
• Ishikawa.

Esses são alguns dos exemplos para analisar o resultado da manutenção.

Porém, nosso foco não é somente a análise do resultado da manutenção, e sim do todo. É analisar o resultado da manutenção e, principalmente, se os processos e roteiros foram seguidos. Ou ainda se o trabalho foi realizado e se está de acordo com o planejado, obtendo um bom resultado ou não. 

Além das análises qualitativas, é importante adotar também KPIs de manutenção, como:

• MTTR (Tempo Médio de Reparo);
• MTBF (Tempo Médio Entre Falhas);
• Disponibilidade dos ativos;
• Backlog de manutenção.
  

Esses indicadores ajudam a embasar auditorias, mostrando evidências concretas do desempenho. As medidas de ajustes serão tomadas na próxima etapa. Vale ressaltar que a divulgação desses resultados, positivos ou negativos, é um ponto importante dessa etapa.

4º passo: Ações corretivas e melhoria contínua com PDCA e Kaizen

Nesta última etapa é preciso tomar as providências para corrigir e melhorar o processo. Para isso, é preciso analisar todo o processo executado, os resultados, as falhas e sugestões de melhoria. Aplicar as mudanças necessárias e reiniciar todo o processo. 

Aqui podemos utilizar o conceito de melhoria contínua (Kaizen) aliado ao ciclo PDCA. Com isso, os problemas são mapeados e investigadas as causas, falhas e problemas.

Devemos estudar as melhores soluções e colocá-las em prática. Novamente a comunicação e divulgação dos resultados e das novas rotinas devem ser claras e objetivas. É essencial que todos os setores envolvidos entendam as mudanças, e a equipe de manutenção precisa se sentir parte da melhoria, não apenas auditada.

Benefícios e importância da auditoria de manutenção nas empresas

Embora o ciclo PDCA não seja obrigatório para a implantação ou participação de uma auditoria, seus objetivos são comuns no seu próprio propósito, seja para uma certificação ou para organizar os processos da empresa. Quando falamos em uma auditoria, buscamos padronização e controle. 

A auditoria garante que as informações, execuções e processos sejam executados de acordo com o planejado. Garante também a qualidade dos processos e evita situações inesperadas, seja na manutenção, produção, vendas ou qualquer setor da empresa.

Nenhuma empresa quer defeitos ou problemas nos ativos que não sejam previstos, produtos fora do padrão, seja por defeito ou divergências, materiais comprados fora das especificações ou vendas que não podem ser entregues. 

As auditorias bem realizadas reduzem custos ocultos, como desperdício de materiais, retrabalho e paradas não planejadas. Além disso, fortalecem a cultura de segurança e conformidade, o que é decisivo para empresas em setores regulados, como energia, mineração e saúde.

Esses são exemplos que queremos evitar e por isso certificar que estamos executando os processos de forma coerente com o planejado. Mesmo que uma ação não seja a ideal naquela situação, teremos o momento de analisar e direcionar melhor o que precisa ser realizado para evitar o problema novamente. 

Como realizar a auditoria de manutenção

Para facilitar a execução da auditoria de manutenção, podemos dividi-la em 5 etapas:

• Planejamento: definir o escopo, objetivos, a equipe que executará e o cronograma.
• Coleta de dados: verificar os registros, as ordens de serviço, relatórios, KPIs e entrevistas com as equipes.
• Inspeção em campo: checar os ativos, rotinas e conformidade das práticas.
• Análise e relatório: analisar as não conformidades e boas práticas.
• Plano de ação: definir os responsáveis, prazos e acompanhamentos.

Um ponto que é importante frisar é que existem situações que não podem ser evitadas, mas todas as ações para minimizar os riscos devem ser documentadas e executadas assim que acontecer a falha. Posso citar o exemplo de um pneu furado. Devemos documentar e realizar todas as ações e procedimentos para evitar que aconteça. 

Manter os pneus calibrados, realizar os rodízios conforme manda o fabricante, verificar os sulcos e desgaste da borracha, manter a velocidade máxima de acordo com a especificação e isso vale também para o estepe. Mesmo assim, eventualmente teremos um pneu furado. 

E se não houver planejamento, checagem e controle, podemos ter tudo documentado, explicado e ilustrado, mas na hora de realizar a troca, perceber que a chave de rodas não foi devolvida ao seu lugar e de nada adianta todo o processo realizado até agora.

Embora na maioria dos casos as empresas vejam as auditorias internas ou externas, a aquisição de uma certificação como um grande desafio e encaram com medo e desconfiança sua implementação, se destacado a sua importância e principalmente o resultado esperado é possível desmistificar e tratar a auditoria como uma grande aliada e não como vila do processo produtivo. 

Confunde-se muito a implementação das rotinas de uma auditoria com a burocracia sem objetivo e apenas para complicar as atividades dos setores. O resultado de um processo burocrático é o controle e se este objetivo não for alcançado, realmente não se justifica e com toda certeza não é o foco de uma auditoria.

Checklist de auditoria de manutenção: o que não pode faltar?

Uma ferramenta muito útil para as auditorias de manutenção é o checklist de auditoria. Nele você pode incluir informações como:

• Ativos cadastrados e atualizados;
• Histórico de ordens de serviço;
• Indicadores de falhas e disponibilidade;
• Planos de manutenção preventiva;
• Treinamento e capacitação da equipe;
• Normas de segurança atendidas;
• Evidências de melhorias implementadas.
  

Dessa forma, a auditoria deixa de ser vista como “burocracia” e passa a ser um instrumento de gestão estratégica, que faz sentido para todos os colaboradores e facilita as intervenções do dia a dia.

Leia também: Checklist de Auditoria 5S: como se preparar para uma auditoria 5S?

Conclusão: auditoria de manutenção e gestão inteligente dos ativos

No decorrer desta leitura você pôde entender a importância de realizar auditorias na manutenção, e como é essencial para uma gestão mais assertiva e inteligente. Manter tudo em ordem e em correto funcionamento viabiliza e facilita muito para a empresa conseguir certificações de qualidade, o que traz mais confiabilidade para o negócio.

Para realizar uma auditoria completa, analisando históricos de manutenção e de materiais é importante o uso de um software. Através dele é possível obter dados confiáveis para que a empresa fique bem embasa nas suas decisões e os indicadores estejam claros. 

Para isso, busque ferramentas especialistas que permitam que seus processos sejam ágeis e completos. Se você quer dar esse passo, conheça o Engeman® e descubra como nossa solução pode apoiar sua auditoria de manutenção de forma simples, ágil e eficiente. Fale conosco aqui!

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