Quando ouvimos a palavra “auditoria” rapidamente vem à mente outra palavra “burocracia”. Isso porque a auditoria tem como objetivo analisar e documentar se as ações que estão sendo executadas, estão corretas. Quando não, muitas vezes há penalidades e outras ações precisam ser feitas para que se cumpra o que fora proposto para a atividade em questão.
Porém, a auditoria não precisa ser burocrática, basta que os auditados fiquem atentos e demonstrem interesse em auxiliar aos auditores em tudo que for necessário, para que tudo corra bem.
Se os auditados analisarem a auditoria pelo ponto de vista de que esta visa melhorar os processos de sua organização, trazendo abordagens padronizadas, porém com mais eficiência nos processos internos, certamente sua empresa se beneficiará.
Como exemplo disso está a auditoria de metodologia 5S. Neste artigo falaremos sobre como a metodologia 5S é utilizada na auditoria e como ela é eficaz para a organização das organizações. Acompanhe!
O que é 5S?
5S é uma metodologia de origem japonesa que visa o aumento da produtividade, a diminuição de acidentes, o aumento da qualidade dos produtos, dentre outros. E o que é melhor, com técnicas simples e de baixo custo.
Ela se chama “5S” devido as cinco palavrinhas japonesas chamadas “Seiri”, “Seiton”, “Seiso”, “Seiketsu” e “Shitsuke” que foram técnicas estudadas e colocadas em práticas e que trouxeram grandes resultados, tornando assim, um método aplicado na melhoria contínua.
Para que serve a auditoria 5S?
A auditoria 5S serve como um medidor para as organizações, pois através dela é possível comprovar se os 5 métodos foram aplicados de forma correta e estão funcionando a médio e longo prazo.
Através da auditoria será possível analisar o padrão atual e assim acompanhar sua evolução. Além do que, contribui para a melhoria contínua. Após uma auditoria é possível saber o quão consolidado está sua implantação de 5S, ou seja, se de fato todos os métodos estão funcionando.
Essas auditorias precisam ser feitas por experts da área, mas diferentemente de outras auditorias como fiscais por exemplo, se sua empresa não for aprovada em algum quesito auditado, não sofrerá penalização com prazos restritos para correções dos quesitos apontados pelo auditor. Pelo contrário, em uma próxima auditoria, esses mesmos dados serão utilizados pelo auditor para acompanhar a evolução no ano subsequente, o que faz com que sua empresa avance nos processos, se levar a sério o relatório do auditor.
Auditoria 5S na manutenção
A auditoria 5S na manutenção tem como objetivo verificar e avaliar a aplicação dos cinco princípios da metodologia no ambiente de manutenção, garantindo que as operações de manutenção sejam realizadas de maneira mais eficaz e eficiente. Uma auditoria 5S não apenas analisa a organização física do espaço, mas também os processos e comportamentos da equipe de manutenção.
Ao realizar uma auditoria 5S, a organização consegue identificar áreas de melhoria em termos de organização de ferramentas, equipamentos e documentos, redução de desperdícios, melhoria na segurança dos colaboradores e otimização dos processos de trabalho.
Quais os benefícios da auditoria 5S?
Os benefícios estão atrelados à aplicação da metodologia em si. Uma vez que sua empresa é aprovada em uma auditoria 5S, significa que já aplicaram ações como:
- Equipamentos em boa condição de uso;
- Ambiente limpo e organizado;
- Sinalização adequadas nas áreas de circulação;
- Prevenção de acidentes;
- Maior produtividade;
- Melhores condições de trabalho etc.
Como os auditados podem se preparar para uma auditoria 5S?
Já comentamos que por parte da empresa auditada, é fundamental que acompanhem os auditores e forneçam todas as informações e condições para que realizem seu trabalho. Sendo assim, um checklist que pode ajudar os auditados neste processo de auditoria.
- Familiaridade com a área que será auditada: como a auditoria é sobre 5S, reveja a metodologia de tempos em tempos e, se necessário, altere processos e refaça treinamentos para o time, a fim de que cada técnica seja ressignificada e adequada para sua empresa, mas sem perder a essência da metodologia;
- Verificar critérios da auditoria: verifique quando a auditoria será feita a fim de preparar seu time para a visita dos auditores, não para “camuflar” problemas, mas para se adequarem ao que for necessário;
- Leia o relatório da auditoria anterior: é importante entender o ponto de vista dos auditores e as críticas levantadas, para que os problemas sejam sanados. Ainda que sua empresa não seja penalizada, por não cumprir todos os quesitos, é importante trabalhar para melhorar os pontos fracos de sua organização;
- Providencie recursos de auditoria (equipamentos EPI,s, prancheta, etc): se sua empresa obriga o uso de EPIs para transitar em determinados locais, antecipe-se em avisar os auditores sobre as particularidades, vestimentas e calçados adequados, bem como disponibilizar os EPIs, se for o caso.
Como os auditores podem se preparar para uma auditoria 5S?
Assim como os auditados possuem deveres e direitos, não é diferente para o caso dos auditores. Ainda que sejam expects no assunto, também trouxemos um checklist que pode auxiliá-los:
- Preocupe-se com as funcionalidades: ao realizar uma auditoria, sempre foque se é funcional. Muitas vezes auditores inexperientes se preocupam se os móveis são padronizados, se as folhas estão espalhadas em uma mesa, mas não se aprofundam em entender se esses detalhes de fato afetam as funcionalidades que impactam no 5S.
- Pesquise a empresa que será auditada: fundamente-se sobre os valores da empresa, sua cultura, entenda o que norteia o negócio. Para que a empresa auditada respeite seu trabalho, faça o mesmo por eles.
- Fundamente-se no laudo da última auditoria: ainda que tenha sido você que tenha realizado a última auditoria na empresa, revise o relatório, para que seja possível analisar se houve progresso.
- Não se deixe influenciar: faça a auditoria baseado em dados, análise do meio e sua experiência. Não seja influenciado pela simpatia ou falta dela de um auditado. Seja correto, faça em um tempo justo e busque sempre conhecimento para melhor cada dia mais seu trabalho.
Como o Engeman® auxilia a aplicar a metodologia 5S?
Agora que você já sabe da importância da aplicação do 5S e sua auditoria, veja como o nosso software pode auxiliar sua empresa a colocar em prática essas técnicas.
Um bom lugar para começar a implantar o 5S em sua empresa é no setor de manutenção e tudo começa com um planejamento. Aplique as técnicas dividindo por áreas, comece por exemplo pela oficina.
Aplique o “Senso de Utilização” realocando com grau de utilização e descartando o que não for necessário. Separe todas as ferramentas por cores, sendo:
- verde: para uso contínuo;
- amarelo para uso médio;
- vermelho para pouco uso.
Desta forma, aloque os iguais juntos, e quanto mais utilizados, mais fácil o acesso. Já os que são menos utilizados, podem ser guardados em locais que não são tão óbvios assim. Mas tudo precisa estar bem-sinalizado.
O software Engeman® permite o cadastro de todas as ferramentas e que as defina por cores e até mesmo informe sua localização. Portanto, se você se esqueceu da localização de determinada ferramenta, basta acessar os dados no sistema.
No Engeman® é possível também aplicar a técnica de “Senso de Organização”. Já pensou ter todas as ordens de serviços enumeradas, sem a necessidade de pesquisar em formulários no fundo da gaveta?
Sempre que precisar saber o histórico de uma manutenção, basta pesquisar pela tag de OS ou pesquisar relatórios e indicadores da manutenção.
O “Senso de Limpeza” também pode ser aplicado utilizando nossa solução. Ao cadastrar planos periódicos para aplicar as limpezas em áreas, equipamentos etc., o Engeman® te avisará quando é momento de realizar o plano de limpeza e conservação, fazendo com que essa técnica seja aplicada continuamente.
O “Senso de Padronização” também está presente em nossa solução. Ao definir planos de manutenção, é possível padronizar “N” processos em sua empresa.
O Engeman® permite a geração manual e automática de ordens de serviço, a consulta de relatórios essenciais para o controle da manutenção e ainda a gestão TPM com a manutenção autônoma, podendo, por exemplo, aplicar o “Senso de Disciplina”.
Uma vez que a empresa ensina sobre os deveres, autonomia, fica fácil ter disciplina. Identificar possíveis falhas e se sentir responsável em notificar a empresa através de uma abertura de solicitação de serviços, é um bom exemplo de colocar essa técnica em prática.
Conclusão
A metodologia 5S bem como qualquer outra existente, são ferramentas testadas que funcionam e que já estão prontas para serem aplicadas, porém é necessário empenho e algumas mudanças para que funcione na prática.
Ao adotar e seguir os princípios do 5S, as empresas podem melhorar significativamente seus processos de manutenção, reduzir custos, aumentar a produtividade e proporcionar um ambiente mais seguro e organizado para os colaboradores.
O software Engeman® trabalha tenazmente para melhor a cada dia o universo da manutenção. Temos funcionalidades testadas e que funcionam e estamos prontos a atender sua empresa. Saiba mais detalhes solicitando uma demonstração!