O relatório de otimização de custos de manutenção é um documento completo que tem todas as informações sobre a situação econômica do negócio.
Quando se fala da otimização do orçamento em uma indústria, muitos profissionais ficam interessados. Contudo, poucos sabem quais são as melhores práticas para aplicar.
Em algumas situações, o corte de despesas não é a melhor opção. Reduzir custos de qualquer maneira é uma atitude perigosa, que coloca em risco o funcionamento da gestão.
É essencial conhecer a realidade do negócio, considerando todo o fluxo produtivo — e é exatamente isso que o relatório de custos de manutenção fornece. Ao ler este conteúdo, você entenderá mais sobre o assunto, descobrindo a importância desse tópico e como um software de gestão pode te ajudar. Confira!
Quais são os custos de manutenção?
Os custos de manutenção em uma empresa podem variar dependendo do tipo de operação, do tamanho da empresa, do setor de atuação, e dos equipamentos e infraestrutura envolvidos. No entanto, os principais componentes desses custos de manutenção geralmente incluem:
- Custos com mão de obra: nestes custos incluem salários de engenheiros, técnicos e pessoal de manutenção, além de horas extras e custos com treinamentos, que devem ser frequentes para que a equipe esteja atualizada com os procedimentos mais recentes da manutenção;
- Custos com peças e materiais: são aqueles custos com peças de reposição e materiais de consumo como ferramentas, insumos, lubrificantes, etc.
- Custos com equipamentos: são custos com a aquisição de novos equipamentos de manutenção, aluguel de equipamentos especializados, depreciação de equipamentos e do lucro cessante ( prejuízo oriundo da interrupção de uma atividade)
- Custos com Armazenamento: que são os custos com o armazenamento de materias e ferramentaria para a manutenção e peças de reposição;
- Custos com segurança: que são os custos com as inspeções e certificações obrigatórias e a implementação de medidas de segurança, como EPIs, para proteger os manutentores,
- Custos com serviços terceirizados: que são os custos com serviços externos, como prestadores de serviço para manutenção especializada, consultorias e auditorias técnicas.
- Custos com gerenciamento: são os custos administrativos que estão relacionados com a gestão e planejamento das atividades de manutenção como softwares e sistemas de gerenciamento. Eles são essenciais para otimizar os custos gerais, com excelente ROI.
Por que o relatório de custos de manutenção é importante?
Supervisionar o setor de manutenção é uma tarefa complicada. É preciso acompanhar o ritmo produtivo, monitorar os indicadores e estar preparado para tomar decisões sob pressão. Nessas horas, o relatório de custos de manutenção é uma ferramenta que facilita o seu trabalho.
É a partir dele que você pode entender a saúde financeira da indústria sem deixar de lado os ativos, os processos e todas as outras despesas. Além do mais, esse documento permite que você trace metas reais, que condizem com a capacidade de sua equipe.
Em outras palavras, ele é um retrato do passado financeiro das atividades da manutenção e um vislumbre do que está por vir.
Como elaborar um relatório de custos de manutenção?
Cada gestão de manutenção tem características diferentes. Isso quer dizer que os supervisores têm objetivos distintos. Apesar disso, saiba que alguns dados geralmente devem estar presentes em um relatório de custos de manutenção. A seguir, você confere alguns deles.
Insumos, peça e materiais
As atividades realizadas devem ser listadas em todos os seus detalhes. Todos os equipamentos e os trabalhos executados na linha de produção devem ser controlados de perto.
Por mais que você não saiba na ponta da língua, por exemplo, quantos parafusos foram utilizados no último mês, é essencial que esse dado seja registrado no relatório de custo de manutenção.
Tenha em mente que o controle de estoque e de logísticas devem ser rigorosos. Todos os equipamentos que chegam, que saem ou que são utilizados devem ser documentados. Quem não se preocupa com isso acaba tomando decisões ruins, colocando em risco o fluxo de produção.
Perdas e interferências produtivas
O setor de manutenção tem como principal objetivo a garantia da qualidade e da segurança do ritmo de produção. Contudo, imprevistos acontecem, e você precisa estar pronto para solucioná-los.
Perdas de materiais e falhas operacionais ocorrem em qualquer gestão — e não há nada de errado nisso. Entretanto, um supervisor de manutenção preocupado em provar o seu valor da instituição tem o compromisso de se atentar para incidentes e possíveis brechas em sua linha produtiva.
Quando algo acontecer, as medidas cabíveis devem ser tomadas o quanto antes. Se uma máquina parar de funcionar, por exemplo, você deve ter um plano de ação pronto para ser executado, seja com a reposição do equipamento, seja com a troca de uma peça.
A pressa para resolver o problema não é desculpa para a falta de documentação das ferramentas utilizadas, do tempo de trabalho executado ou dos fornecedores usados.
Equipe de trabalho
Os gastos com a mão de obra também devem constar em um relatório de custos de manutenção. Nessas horas, alguns profissionais se enganam e consideram apenas a folha salarial — e isso é um erro grave.
A realização de treinamentos, a compra de equipamentos de segurança e todas as atividades relacionadas à equipe de trabalho devem ser catalogadas. Lembre-se de que todo o investimento no entanto realizado na melhoria da qualidade de vida dos seus colaboradores retorna em forma de melhores resultados.
Tenha em mente que é importante dividir o seu relatório em seções distintas também:
- por centros de custos;
- por grupos de ativos;
- por equipe de execução;
- por período de manutenção;
- por local de instalação.
Quanto mais detalhado ele for, mais precisão você terá em suas informações. Ou seja,por isso, um relatório genérico deve ser evitado de todas as formas em sua empresa. Segmente por setores em todas as áreas que forem necessárias.
O uso de planilhas na manutenção é a melhor solução?
Inicialmente, sim. Pequenas gestões até conseguem conciliar todas as informações em simples planilhas. Adotá-las e deixar o “feeling” de lado já é um grande passo para fazer o negócio crescer.
Contudo, com o passar do tempo, o processo se torna muito trabalhoso e a equipe acaba gastando mais tempo lançando dados do que planejando as atividades.
Por isso, é muito importante estar preparado para adotar um software de gestão e de controle de manutenção. Essa ferramenta agiliza a coleta e a análise de informações, ampliando o seu campo de visão.
Mas aí surge outro problema: como escolher entre as diferentes opções no mercado? Qual é a ferramenta mais completa? Pois bem, é exatamente isso que o próximo tópico te ajudará a entender melhor!
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Como o Engeman® pode ajudar no controle de custos?
O Engeman® é um software de planejamento e de controle de manutenção. Supervisores que o utilizam controlam todas as etapas do plano de manutenção facilmente — principalmente na hora de criar e analisar o relatório de custos.
Como todo o fluxo produtivo é cadastrado, é possível ter informações completas a qualquer momento que você quiser. Mas como isso acontece?
O Engeman® permite que você:
- controle o uso de materiais, de profissionais e de insumos;
- envie alarmes e documentos sobre os serviços executados em tempo real;
- programe a execução de todos os tipos de manutenção;
- estabeleça rotinas flexíveis;
- meça resultados com precisão;
- crie históricos de eventos.
E isso acontece graças aos módulos e versões desenhados para atender a sua demanda de manutenção. Com acesso via nuvem, local, mobile e web, o Engeman® permite que o seu gestor de manutenção construa uma estratégia robusta respaldado em dados confiáveis e ferramentas completas de gestão.
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O que você achou deste conteúdo? Ficou fácil obter um relatório de custos de manutenção completo, não é mesmo? Agora, descubra de uma vez por todas uma solução completa, que é líder de mercado no segmento de manutenção!
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