O ambiente das organizações vem passando por mudanças estruturais do ponto de vista comportamental, tecnológico e, principalmente, mercadológico. Essas alterações são devidas à revolução ocorrida nos anos 90, que direcionou os esforços para a percepção do cliente, portanto, impactou a gestão de processos.
O esforço intenso pela implantação de sistemas de controle, garantia e gestão da qualidade vem adquirindo um papel importante na mudança de condicionamentos por parte dos líderes. Isso para que percebam a necessidade de rever totalmente o seu modelo de organização, orientando-o para processos de negócios com foco no cliente.
Pensando nisso, desenvolvemos este artigo, para trazer mais informações sobre o que é e como funciona a gestão de processos, quais são as características e benefícios dessa atividade para as empresas e como tornar essa dinâmica mais eficiente com o uso da tecnologia. Acompanhe!
O que é e como funciona a gestão de processos
A revolução do cliente não acontece de forma isolada no ambiente dos negócios, pois o mundo vive, hoje, um novo modelo orientador de relações. O conceito processual, do mesmo modo, chegou também para desenvolver softwares computacionais, que são criados para permitir e potencializar o fluxo de processos — e não são apenas uma abordagem meramente funcional e estática.
Essa dinâmica impedia a sua utilização em modelos de fluxos de atividades em sequência, portanto, potencializando o uso das máquinas nas relações de produção.
A gestão de processos reúne um conjunto de práticas destinadas a aperfeiçoar continuamente os procedimentos organizacionais de uma determinada instituição ou empresa. Nesse sentido, os gestores identificam, desenvolvem, documentam, monitoram e controlam todas as atividades da companhia.
Sobretudo, a própria gestão de processos é uma ação que também deve ser gerenciada adequadamente, pois compreende um conjunto de ações sistemático e organizado. Nesse sentido, o conceito pode ser entendido quando são definidas as diretrizes das dinâmicas empresariais.
Essas atividades estão relacionadas com a transformação de insumos, com o objetivo de atender determinadas expectativas, ligado diretamente aos resultados da empresa. Para que o produto final seja atingido, diversos pequenos processos precisam ser seguidos por operadores e máquinas.
Características e etapas da gestão de processos
O mercado atual encontra-se incomparavelmente mais complexo em relação às décadas passadas. Existem diversas empresas em todas as áreas de atuação, por conta da facilidade no acesso à informação, tecnologias para abrir uma organização sem sede física e crédito facilitado para iniciar negócios.
Nesse aspecto, as companhias brasileiras enfrentam cada vez mais concorrência internacional, portanto, precisam se atualizar em termos de tecnologia, hábitos e comportamentos. Não há mais espaço para empreendedores com mentalidades atrasadas e que aceitam o método tradicional de fazer as coisas.
Sobretudo, a importância da gestão de processos está em fazer com que as empresas se adaptem às novas realidades mercadológicas, combatendo o desperdício a partir de planejamento, monitoramento, design e aperfeiçoamento das atividades, sempre otimizando seus recursos.
A empresa também precisa estar aberta para redesenhar seus fluxos de trabalho, o que exige flexibilidade e prática. Além disso, todos os processos devem estar documentados e comunicados, pois só assim é possível entregar valor ao produto e serviço, além de monitorar todas as etapas de produção.
Para que não haja dúvidas em relação ao funcionamento da gestão de processos, as principais etapas que envolvem o desenvolvimento desse conceito são:
- planejamento — verificação dos principais problemas e definição das etapas seguintes, além do levantamento da documentação do processo;
- definição dos processos — mapeamento da área de negócios onde a gestão de processos será implantada, definindo metas, funções e indicadores;
- modelagem e simulação — desenho dos processos definidos anteriormente, criando diagramas, fluxogramas e auxiliando na simulação dos procedimentos;
- execução e monitoramento — execução, teste e monitoramento do processo anteriormente definido e modelado, para que possíveis falhas sejam encontradas e corrigidas;
- melhorias — aplicação de otimizações tomando como padrão um processo de melhoria contínua.
Benefícios dessa atividade para as empresas
A implementação da gestão de processos gera um desconforto muito grande nos gerentes tradicionais. Ao contrário do que foi pregado pela reengenharia, esse modelo de administração valoriza intensamente o líder.
As dificuldades na implementação desse novo modelo de gestão não devem ser encaradas como intransponíveis, mas, sim, como um aprimoramento dos procedimentos para melhor atender ao próximo, gerando sucesso ao empreendimento.
Ter o controle da performance dos processos permite que a organização ganhe agilidade e se adapte mais rapidamente ao mercado, além de reduzir custos em função do menor número de desperdícios e otimizar o tempo de acordo com o seu fluxo estratégico.
Como consequência, essas etapas aumentam a satisfação dos clientes, pois a empresa entrega maior valor e fornece mais transparência nos processos. Da mesma forma, todas as atividades são padronizadas e automatizadas de forma eficaz, distribuindo os recursos inteligentemente e fortalecendo os laços de trabalho.
Como tornar a gestão de processos mais eficiente
Os gestores precisam atuar na gestão de processos de forma que as atividades auxiliem no crescimento de uma companhia, ou seja, definidas e executadas com seriedade. Sempre que um procedimento não gera o resultado esperado dentro de uma janela de tempo definida, é aconselhável que ele seja revisto para que possíveis melhorias possam ser implementadas.
Uma forma interessante para deixar essa atividade mais eficiente é dividir o processo principal em subprocessos, desenvolvendo a mentalidade de que esses conjuntos devem ser integrados com o parâmetro central. Além disso, é importante ter indicadores de desempenho para saber quais são os níveis de uma determinada etapa que precisam ser melhorados.
O business process management system — BPMS é um software que auxilia na criação do processo de BPM. A partir de uma ferramenta como essa, fica mais fácil sistematizar os procedimentos de uma empresa, no entanto, se não houver monitoramento e metas de aderência, toda essa etapa perderá sua validade.
A implantação de uma boa gestão de processos em uma empresa passa pela necessidade de criação de uma base com metas esperadas e constante monitoramento, pois só assim é possível extrair parâmetros adequados para concluir se os resultados estão dentro do programado.
Uso da tecnologia neste cenário
Os maiores desafios encontrados na hora de implantar um sistema de gestão de processos estão relacionados com a mudança de cultura da empresa e de seus colaboradores, pois é muito comum haver resistência a alterações de diretrizes.
Outro fator que compromete essa dinâmica é a falta de tempo, pois a implantação de qualquer processo eficiente tem uma certa duração, tanto para o seu planejamento quanto para o surgimento dos primeiros resultados. Toda essa metodologia gera expectativas que só são atendidas após um período de adaptação.
A tecnologia pode ajudar na hora da criação de um novo processo, no entanto, ela por si só não será de grande utilidade, caso os procedimentos definidos não tenham usabilidade ou esbarrem em burocracias desnecessárias. Já existem softwares totalmente dedicados ao gerenciamento dessas atividades, com o principal benefício de flexibilidade à modelagem de parâmetros.
O Engeman® é um software específico para o planejamento de controle de manutenção, portanto, atende perfeitamente aos processos de assistência. Entre os principais benefícios é possível citar:
- planejamento de manutenção, mão de obra e materiais;
- alertas baseados em condições pré-estabelecidas;
- geração de indicadores de desempenho de classe mundial;
- utilização multiplataforma (desktop, web e mobile).
Sobretudo, a gestão de processos atua no alinhamento das atividades executadas com os objetivos estratégicos de uma organização. Dessa forma, permite que as empresas otimizem seus serviços, diminuam custos e entreguem um produto com maior valor e velocidade. Para tornar essa dinâmica mais eficiente, é fundamental se beneficiar das novas tecnologias que flexibilizam a modelagem de parâmetros.
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