Backlog de Manutenção: entenda a importância de otimizar os processos

O que é backlog de manutenção?

O backlog de manutenção é o tempo que a equipe necessita para realizar um determinado trabalho. É um ótimo indicador de desempenho e é medido, em muitos casos, em horas ou dias. Sua análise auxilia o gestor de manutenção a saber exatamente a situação operacional da sua equipe.

O backlog de manutenção tem como significado ser um logaritmo que expressará a quantidade de trabalho de uma empresa em um determinado período. Sendo assim, é possível calcular em que períodos do ano a sua equipe de manutenção terá uma demanda maior ou menor de serviço.

Qual a importância do backlog para a manutenção?

O backlog de manutenção é importante para que possam ser programadas as manutenções preventivas, de forma que seja possível parar de apenas correr atrás do prejuízo.

Isso é importante para o desenvolvimento da empresa e é a melhor forma de buscar o reconhecimento da sua equipe. Trabalhar sempre para corrigir os problemas pode ser um desafio, mas prevê-los e corrigi-los antes que resultem em prejuízos certamente vai melhorar os seus índices dentro da empresa.

Como calcular o backlog de manutenção?

O cálculo de backlog demonstra a relação entre a capacidade de realização das atividades e as demandas do setor de manutenção. Como o backlog é uma medida de tempo, é importante manter seu cálculo atualizado, pois novas demandas sempre são realizadas e executadas. O ideal é que seu resultado seja apresentado através de um gráfico baseado em tempo, com o objetivo de visualizar a tendência do setor de manutenção.

Antes de mencionarmos qualquer característica que um backlog de manutenção possa apresentar, é importante que você entenda como fazer o cálculo dele.

 Nesse cálculo, será verificado se a quantidade de serviço está apropriada para a quantidade de pessoas que atuam no seu time. Assim o gestor de manutenção poderá ter mais assertividade nas decisões e mais segurança ao ter dados técnicos mais precisos. 

Para calcular o backlog de manutenção deve pegar a quantidade de homens-horas necessárias para fazer um serviço e dividir pela quantidade de homens-horas que a sua equipe tem disponível.

Para este cálculo,  utiliza-se a seguinte fórmula:

Por ser um indicador de tempo, o backlog de manutenção deve ser calculado em minutos, horas, dias, semanas, meses, ou de acordo com a necessidade de cálculo do gestor de manutenção. 

Com os resultados em mãos, o gestor poderá analisar a estratégia adequada para potencializar os resultados. Para isso, é necessário analisar criteriosamente os resultados. Você sabe como fazer isso? Veja no próximo tópico como analisar os resultados.

Como analisar o resultado do backlog?

Ao utilizar a fórmula e ter o resultado em mãos, é importante saber interpretá-lo. Mas, qual o backlog de manutenção ideal? O resultado ideal dessa divisão é 1, o que significa que a sua equipe está cumprindo as demandas do setor. No entanto, nem sempre é possível trabalhar em condições perfeitas. Caso o resultado seja inferior a 1, isso significa que você tem mais pessoas do que realmente precisa na sua equipe.

Seguindo a mesma lógica, se o resultado for maior que 1, significa que a sua equipe tem mais serviço do que pode executar. A verdade é que o resultado desse cálculo pode variar com o passar dos dias.

Uma boa ideia aqui é criar um gráfico que possa demonstrar as características da sua demanda de serviço. Você poderá ver se ela é estável, decrescente, crescente ou oscilante. Você sabe o que cada uma dessas situações representa? Confira a seguir.

Estável

A estabilidade é representada pelo resultado 1 (ou muito próximo de 1) do cálculo que mencionamos acima. Se você montar um gráfico, a sua visualização será praticamente a de uma reta.

Os profissionais não têm tempo ocioso, mas também não estão com coisas demais para fazer.

Nesse contexto, a sua equipe trabalhará na situação ideal, em que você e seu time conseguirão produzir e melhorar os processos de modo natural.

Decrescente

Em um primeiro momento, ver a sua demanda de solicitações de manutenção cair pode parecer vantajoso. Afinal, isso significa que a sua equipe terá mais tempo para executar um serviço.

Muitos encaram isso como uma oportunidade de fazer as tarefas com melhor qualidade. No entanto, ignorar a queda de solicitações é um grande erro de gestão.

Isso significa que a empresa está desperdiçando os recursos que têm no seu departamento. O dinheiro que poderia ser investido em outra área e ser mais bem aplicado será perdido pela baixa demanda.

Crescente

O total oposto da situação acima também é ruim. Ter muito serviço, mais do que a sua equipe é capaz de executar, é prejudicial para a qualidade do trabalho.

Além de dificultar o cumprimento das metas, essa situação tornará a sua visibilidade na empresa como algo negativo. Vocês dificilmente conseguirão organizar o ritmo de trabalho e apenas farão manutenções para corrigir um problema já instalado, gerando prejuízo.

Oscilante

Hoje em dia, dificilmente as condições de trabalho são perfeitas. Sendo assim, é comum encontrarmos oscilações no backlog de uma empresa.

Isso também significa que nem sempre as oscilações são crescentes ou decrescentes. Logo, é possível encontrar oscilações no seu gráfico. No entanto, elas devem sempre ser justificadas pelo momento que a empresa vive.

Se o seu negócio tem oscilações constantes, é preciso verificar se isso não está ligado à alta sazonalidade, por exemplo.

Quais são os principais desafios da gestão de backlog de manutenção?

Como é possível perceber, backlogs  de processos oferecem informações essenciais para os gestores da área de manutenção e, por isso, é importante otimizar a obtenção e análise dos dados.

Confira quais são os principais desafios nesse quesito e analise como encontrar estratégias para resolver as questões.

Redução de custos

Um dos pontos mais cruciais de qualquer procedimento é conseguir reduzir os custos de operação de manutenção. Afinal, é uma forma de otimizar a gestão financeira do negócio e torná-lo mais rentável e possível de ser realizado.

O desafio aqui é conseguir aplicar essa redução sem comprometer a mensursação. Uma das principais formas é utilizar sistemas automatizados, que realizarão a tarefa automaticamente, permitindo que os colaboradores responsáveis possam ser redirecionados.

Definição de prioridades

Um dos pontos fundamentais de uma boa gestão de backlogs é a definição de prioridades. Quando isso não fica claro, acontece justamente o que citamos na introdução deste artigo: falhas ocorrem.

Implementação de soluções inovadoras

Outro desafio comum da área de manutenção é a implementação de soluções inovadoras e que realmente tragam resultados significativos para a empresa. Afinal, o simples uso de qualquer tecnologia pode não ser realmente vantajoso.

Assim, pesquise se o software escolhido de fato representa um avanço para os backlogs de manutenção, verificando suas funcionalidades para isso e demais atividades que podem ser automatizadas por meio dele.

Como gerenciar um backlog adequadamente?

Em primeiro lugar, foque na simplificação de processos. Isso é essencial para garantir uma boa gestão, reduzindo custos de operação, agilizando processos e potencializando os resultados.

Por isso, vale a pena procurar no mercado empresas que ofereçam softwares de gestão e controle de manutenção. Ao fazer isso, você conseguirá administrar corretamente o backlog.

Como resultado dessa administração eficiente, será possível:

• definir as prioridades de serviço;
• ajustar os objetivos de forma mais acertada;
• delegar os serviços a pessoas que tenham competência para executá-los;
• medir o desempenho e se existe sobrecarga de serviço;
• auditar tudo o que está sendo feito.

Fica claro que otimizar e controlar os processos de suas ordens de serviço é muito importante para o bom funcionamento de toda a corporação. Utilizar um backlog de manutenção é fundamental para auxiliar você e sua equipe a enxergar  os pontos de aperfeiçoamento.

Como aplicar a gestão baseada no backlog?

Para aplicar a gestão baseada no backlog é preciso primeiro definir os responsáveis em gerenciar as equipes, além de acompanhar e analisar o backlog. Como o cálculo traz como resultado o volume de trabalho a ser realizado e se há ou não acúmulo de atividades, definir as prioridades, a necessidade de aumento ou redução da equipe e em quais pontos citados anteriormente necessitam de correção.

Além de contar com um sistema automatizado por meio de software específico, é necessário também dedicar uma equipe à gestão de backlogs de processos. Isso porque, apesar de o software realizar o levantamento dos dados de forma automatizada, ele só realiza a parte operacional do processo.

A criação de planos, a verificação da execução do que foi definido anteriormente e a análise dos indicadores apontados deve ser acompanhada por um time de especialistas focados em otimização.

Os backlogs de manutenção de processos são extremamente úteis e importantes para a realização de um plano de manutenção eficiente.

Aproveite e baixe nosso manual do plano de manutenção, que auxiliará os gestores da área a elaborá-lo e, principalmente, a saber como executá-lo no longo prazo, evitando falhas e problemas que possam comprometer esse setor.

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