Uma das maneiras mais eficientes para aumentar a produtividade no trabalho está em conhecer ferramentas tecnológicas, específicas e práticas, adequadas para alcançar um alto desempenho. Todas as tarefas e funções exigem uma dose elevada de disciplina, principalmente para evitar distrações e otimizar a aptidão das atividades nas mais variadas frentes de serviço.
Na manutenção, os gestores precisam aplicar técnicas efetivas para que o seu time esteja sempre produtivo, evitando assim as paradas de manutenção, pois isso geraria aumento de custos além de impactar na confiabilidade do negócio.
Pensando nisso, desenvolvemos este conteúdo para explicar o que consiste a produtividade no trabalho, quais são os desafios dessa atividade, quais as melhores técnicas e métodos a serem adotados e como a tecnologia pode otimizar o rendimento dos serviços. Acompanhe!
O que é produtividade no trabalho
A produtividade no trabalho pode ser entendida como a relação entre a quantidade de produtos e serviços que são executados pelo tempo e recursos necessários para efetivar essa atividade. Sendo assim, consiste na capacidade de fazer mais em um menor período, sem prejudicar a qualidade das tarefas.
Quando falamos de produtividade ligada aos profissionais de manutenção, acabamos nos remetendo à assistência como função estratégica e às melhores práticas de gestão ao nível de classe mundial.
Por isso, a produtividade das equipes ligadas à manutenção poderá ser tratada a partir de vários indicadores de classe mundial, como o Tempo Médio para Reparo — MTTR, apropriação de mão de obra, backlog, entre outros parâmetros.
Desafios da produtividade no trabalho
Existem vários desafios enfrentados pelas equipes de manutenção com relação ao aumento da produtividade. Eles são ligados diretamente à mudança de cultura referente aos processos e rotinas do dia a dia e à adaptação às novas tecnologias disponíveis nos CMMS EAM de ponta.
Além disso, a produtividade está relacionada diretamente ao conhecimento dos colaboradores, pois é de suma importância que haja investimento contínuo em treinamentos e capacitações para que os processos sejam otimizados e as rotinas melhoradas. Da mesma forma, novas tecnologias e ferramentas contribuem para agregar valor à metodologia.
Importância de adotar as técnicas e métodos certos
Não faz muito tempo que, no Brasil, era cultural que os serviços de manutenção fossem considerados despesas desnecessárias. Felizmente, essa dinâmica mudou, pois o mercado global aumentou e acirrou a competitividade, obrigando as organizações a buscarem processos e preços otimizados.
Muitos dos empreendimentos enxergam a manutenção como função estratégica para o negócio, sendo que o primeiro passo para se otimizar as atividades de assistência é a contratação e implantação de uma solução CMMS EAM de mercado.
Com a implementação adequada de um serviço como esse, é natural que ocorra uma série de melhorias e benefícios junto aos processos e operações da empresa, sejam eles direta ou indiretamente relacionados à manutenção. Exemplos disso são o aumento da produtividade das equipes e atividades ligadas à melhores práticas de gestão e capacitação dos envolvidos.
Como otimizar a produtividade na manutenção?
Para aumentar a produtividade especificamente na área de manutenção, é essencial focar em planejamento, gestão de recursos e implementação de técnicas que garantam o funcionamento ininterrupto e eficiente dos equipamentos e processos. Algumas práticas eficazes para conseguir aumentar a produtividade são:
- Planejamento e programação de manutenção: Organize um calendário de manutenção preventiva e corretiva, priorizando tarefas críticas para minimizar interrupções. Isso permite que a equipe esteja sempre preparada e tenha clareza do que deve ser feito.
- Automatizar e integrar processos: Automatizar o fluxo de geração de ordens de serviço a partir de alertas ou manutenções planejadas melhora a agilidade e precisão do processo, além de reduzir as falhas humanas.
- Monitoramento e KPIs: Acompanhamento de indicadores como MTBF (Mean Time Between Failures), MTTR (Mean Time to Repair), disponibilidade de equipamentos e taxas de falha para ter uma visão clara de onde melhorar. Use relatórios para identificar falhas comuns e avaliar o desempenho da equipe, ajustando os processos para reduzir o tempo de manutenção.
- Checklists de manutenção: Crie checklists para todas as atividades de manutenção, garantindo que nada seja esquecido e que todos os procedimentos sigam um padrão de qualidade.
- Uso de ferramentas e tecnologia adequadas: Ferramentas como o Engeman® são úteis para organizar ordens de serviço, acompanhar o histórico de manutenção e monitorar o desempenho dos equipamentos. Equipar a equipe com dispositivos móveis facilita o registro e o acesso a informações no campo, reduzindo o tempo e os erros na documentação.
Além das práticas citadas, existem muitas outras técnicas que podem ser aplicadas na organização que vão impactar em todos os setores, não só na manutenção. Veja a seguir!
Melhores técnicas e métodos para aumentar a produtividade no trabalho
Na maior parte das situações, quando as falhas e ineficiências acontecem nos postos de trabalho mais elevados, é natural que a performance de toda a equipe seja prejudicada. Portanto, os gestores devem se preocupar em adotar ferramentas corretas e utilizar indicadores de produtividade para aprimorar o seu desempenho e, consequentemente, o rendimento de toda a organização.
Por isso, selecionamos 5 técnicas e métodos eficientes para aumentar a produtividade no trabalho e permitir que sua empresa atinja níveis cada vez mais elevados:
1. Técnica Pomodoro
Para evitar que as distrações do dia a dia gerem consequências inevitáveis, é fundamental empregar a técnica Pomodoro. A metodologia foi desenvolvida com a ideia de utilizar um timer de culinária em formato de tomate (ou pomodoro, em italiano) para marcar o tempo de estudo sem interrupções.
Passado o período determinado, o descanso estaria liberado até atingir novamente a hora de voltar à produtividade. O grande segredo do método Pomodoro consiste em eliminar todas as distrações para focar ao máximo na atividade que está sendo desenvolvida.
2. Metodologia GTD
A metodologia Getting Things Done — GTD promete fazer as coisas acontecerem, ou seja, eliminar o bloqueio mental que surge, ao pensar e planejar as próximas tarefas, e focar inteiramente na atividade executada. Sobretudo, esse princípio é muito importante para reduzir a preocupação e o estresse com prazos e deixar a mente livre para produzir.
Dessa forma, o passo a passo simples para essa metodologia consiste em:
- coletar — anotar as atividades e projetos atuais e futuros;
- processar — avaliar e mensurar as tarefas de acordo com a prioridade e dividir em atividades para delegar, executar em menos de dois minutos e que demandam maior atenção;
- organizar — alocar as tarefas de acordo com seus prazos e sua importância, adotando aplicativos e ferramentas que melhor funcionem;
- revisar — reavaliar as atividades para que nenhuma fique fora da organização;
- executar — colocar todo o planejamento em ação e não hesitar em fazer adaptações quando necessário.
3. Metas SMART
A falta de metas faz com que as equipes não saibam exatamente o que precisa ser alcançado. Como consequência, nenhum colaborador dará a importância necessária para determinada atividade, prejudicando toda a cadeia produtiva.
As metas SMART consistem em estabelecer diretrizes específicas, mensuráveis, atingíveis, realistas e temporizáveis. Assim, essa metodologia é dividida em objetivos:
- específicos (S) — formular as metas de forma precisa e específica;
- mensuráveis (M) — definir as metas de uma forma a serem medidas e analisadas a partir de volumes ou valores;
- atingíveis (A) — estabelecer a possibilidade de concretização das atividades;
- realistas ® — as metas não podem pretender atingir fins mais elevados aos que os meios permitem;
- temporizáveis (T) — estabelecer prazos e duração definidos.
4. Matriz de Eisenhower
A matriz de Eisenhower ajuda a decidir quais são as tarefas a serem priorizadas e quais podem ser executadas posteriormente. O princípio básico da metodologia consiste em responder duas perguntas:
- quais são as tarefas importantes?
- Quais são as tarefas urgentes?
A partir disso, é montada uma tabela com quatro quadrantes. As tarefas importantes e urgentes ficam na parte de cima, à esquerda e, dessa forma, são definidas as prioridades.
Posteriormente, anotam-se as tarefas importantes, mas não urgentes, no quadrante superior direito, agendando-as para mais tarde. As atividades urgentes, mas não importantes, ficam na parte inferior à esquerda, e podem ser delegadas com supervisão.
Por fim, as tarefas que não são nem urgentes, nem importantes são anotadas no quadrante inferior à direita, e podem ser descartadas.
5. Teoria de Pareto
A teoria de Pareto propõe que 80% de todas as consequências resultam de 20% das causas. Em outras palavras, a maior parte dos resultados, bons ou ruins, são causados por um fragmento das ações.
Por isso, o princípio de Pareto propõe o foco imediato naquilo que realmente fará a diferença, sem abrir mão dos momentos de prazer e lazer, que são importantes para a estabilidade mental. Assim, ordenar as tarefas em ordem de prioridade e avaliar, ao final do dia, a sua conclusão — ou não — trazem resultados positivos para a produtividade.
Uso da tecnologia para aumentar a produtividade
A produtividade das equipes quase sempre é medida pelos gestores de manutenção, com os feedbacks de eficiência vindos do administrador para o colaborador a partir da geração de indicadores de performance.
Há situações em que o próprio colaborador pode realizar uma automedição de produtividade, pois soluções de CMMS EAM permitem que os gestores disponibilizem o acesso a relatórios e indicadores diretamente na plataforma do software — ou até mesmo agendar o envio automático dessas informações por e-mail.
Aumentar a produtividade é um conceito importante a ser trabalhado pelas organizações que objetivam ter melhores indicadores de suas atividades e elevar sua eficiência. Metodologias como a técnica Pomodoro, metas SMART e teoria de Pareto são procedimentos adequados para otimizar os resultados.
Conclusão
Aplicar técnicas e métodos para aumentar a produtividade não apenas potencializa os resultados individuais e da equipe, mas também cria um ambiente mais eficiente e organizado. As cinco técnicas exploradas nesse artigo são estratégias que podem ser adaptadas a diversas necessidades e setores, principalmente na manutenção.
Ao implementá-las de maneira consciente e estratégica, é possível otimizar o uso do tempo e dos recursos, reduzir o retrabalho e aumentar a qualidade das entregas.
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