A certificação de produtos, serviços, processos, sistema de gestão e pessoal costuma ser efetivada por terceiros, ou seja, por uma organização autônoma acreditada pelo Inmetro e que está apta a analisar a conformidade de uma ou mais das categorias citadas.
O Inmetro, ao acreditar um organismo de certificação, reconhece sua qualificação para avaliar o objeto, baseando-se em regras predefinidas pelo próprio órgão na maioria das vezes.
Neste artigo falaremos sobre a importância da certificação para as empresas e como é realizada a manutenção nos sistemas de certificação. Acompanhe!
Qual a importância da certificação para as empresas?
A certificação é um documento que se torna cada vez mais importante para as empresas que desejam comprometimento com a qualidade de seus produtos/serviços e buscam ainda se destacar no mercado. A certificação de sistemas de gestão é um atestado que confirma a confiabilidade na administração de uma empresa. São tomados temas específicos como referenciais:
- ISO 9001 (qualidade);
- ISO 14001 (ambiente);
- OHSAS 18001 (segurança no trabalho);
- ISO 22000 (segurança de alimentos), e assim por diante.
Um sistema certificado garante aos stakeholders (clientes, parceiros, órgãos do governo, fornecedores) que a empresa implementou e mantém um sistema de gestão confirmado por meio de uma auditoria de uma instituição imparcial, como a QMS (Quality Management System).
A ISO 9001:2015 é um sistema de gestão que oferece boas práticas acerca da qualidade. Isso contribui na promoção da padronização da empresa, na abordagem de processos, na prevenção de riscos e outros pontos.
O que é acreditação e certificação de qualidade?
Existem diferenças entre certificação e acreditação. A acreditação é o processo por meio do qual uma entidade especializada confirma a qualificação técnica que uma empresa tem para vender um produto ou oferecer um serviço. De maneira mais simples, as acreditações destinam-se ao atendimento de requisitos. Também nesse tipo de documento, há a análise de conformidade de requisitos técnicos do processo com mais amplitude.
Enquanto na certificação são analisados somente os processos e a gestão empresarial, na acreditação é possível efetuar testes de capacidade técnica, comprovando que a organização avaliada pode realmente executar o que ela se propõe a fazer.
Como funciona a manutenção nos sistemas de certificação?
A certificação é somente o passo inicial para que a empresa oriente seus processos conforme a norma de referência, mas existe um grande trabalho a efetivar: a manutenção dos processos para que seja alcançado o aperfeiçoamento constante.
Para a efetivação da manutenção, é fundamental que toda a organização (colaboradores, líderes) se envolva e se comprometa com o cumprimento das normas. Desde a alta direção até o cargo que fica na base da pirâmide hierárquica corporativa, todos os profissionais devem se engajar com o sistema de gestão.
Como realizar a manutenção nos sistemas de certificação e acreditação?
Depois de todo o processo de implementação do sistema de gestão e certificação, é necessário realizar a manutenção, que consiste no acompanhamento constante, na atenção aos prazos, nos treinamentos regulares e nas atualizações. Na ISO 9001, há processos básicos que devem ser avaliados e monitorados, destacando-se pontos como:
- a elaboração de um calendário com todas as ações do SQG (Sistema de Gestão da Qualidade) que devem ser efetuadas e com qual periodicidade isso deve acontecer;
- o acompanhamento mensal de todos os indicadores de qualidade;
- as reuniões periódicas para identificar possibilidades de melhorias nos processos empresariais;
- a realização de auditorias periódicas;
- a realização de reuniões de análises críticas com periodicidade.
A empresa certificada em outras normas, como a ISO 14001 e a OHSAS 18001, também deve seguir esses procedimentos, mas ainda precisa acompanhar constantemente os controles operacionais, analisar o atendimento da legislação pertinente e ficar atenta a processos com controle periódico de saúde, meio ambiente e segurança.
Quais ferramentas são necessárias?
É importante contar com ferramentas tecnológicas para garantir uma manutenção mais precisa, livre dos erros manuais. Já que a pretensão é otimizar a gestão do sistema, os recursos digitais otimizam os resultados. Mas também há outras ferramentas que podem ser aplicadas com sucesso.
- PDCA (Plan, Do, Check, Act, ou Planejar, Fazer, Checar e Agir): ele verifica as etapas de planejamento, execução, verificação e ação. Deve-se seguir a norma de referência conforme o sistema de gestão implementado e auditorias periódicas da instituição que emite a certificação, confirmando assim a manutenção das operações;
- Fluxograma: contribui para que a empresa defina seus processos e a forma como eles devem acontecer;
- Folhas de verificação: consistem em planilhas ou tabelas para a coleta de informações com dados consolidados;
- Diagrama de Ishikawa: também recebe o nome de “espinha de peixe” ou “diagrama de causa e efeito”. Ele contribui para detectar a causa de um eventual problema e os resultados que ele gera, ou seja, seus efeitos sobre o negócio;
- Diagrama de Pareto: é um gráfico formado por barras ordenadas que é utilizado para tornar mais fácil a visualização e a comparação de diferentes dados da empresa. Observando o gráfico com os dados coletados, o gestor consegue perceber qual grupo de dados seria mais relevante na demanda pelas melhores soluções;
- Análise SWOT: é uma sigla inglesa que significa: Strenghts, Weakness, Opportunities e Threats. Em português, a sigla se converte em FOFA: Força, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças. A análise SWOT integra uma técnica de administração cujo objetivo é melhorar os potenciais competitivos da organização diante do mercado. Permite ainda reparar erros que geralmente atrapalham o empreendimento;
- SIX SIGMA: ou Seis Sigma, é um método de natureza gerencial cujo foco são os resultados de qualidade ou os resultados financeiros. Sua finalidade é efetuar modificações pontuais na organização, sempre visando à melhoria dos serviços e produtos;
- Indicadores de qualidade: utilizados para mensurar e monitorar o desempenho dos processos desenvolvidos por meio dos indicadores de qualidade;
- Tecnologia digital: as plataformas digitais conseguem efetivar a administração de documentos, de indicadores, de parceiros, de fornecedores, do DP (Departamento Pessoal). Os softwares possibilitam a integração de todos os dados em apenas um lugar, tornando mais simples o acesso e a comunicação entre os funcionários.
Conclusão
A certificação é altamente relevante para as organizações, porque atesta a confiabilidade na empresa em questão e otimiza processos. É preciso, no entanto, investir na correta manutenção nos sistemas de certificação e acreditação de sua empresa e ter um software que permita o monitoramento e a avaliação do sistema.
Os softwares possibilitam a integração de todos os dados em apenas um lugar, tornando mais simples o acesso e a comunicação entre os funcionários. Tanto os líderes como as equipes podem trabalhar com mais rapidez sem prejuízo da qualidade e decidem de forma mais assertiva.
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