Checklist de Não Conformidade: confira as melhores práticas

O que é Não Conformidade?

Não conformidade é o termo que refere-se a qualquer desvio ou falha em relação a padrões, regras, regulamentos ou especificações estabelecidas. Em um contexto de gestão de manutenção, por exemplo, é quando um equipamento ou processo que está sendo supervisionado, não atende aos requisitos esperados, ou apresenta um comportamento fora dos padrões estabelecidos.

Isso pode ocorrer na área de manutenção de uma empresa e também em diversas outras, como segurança, qualidade, meio ambiente, logística, administração etc. Um comportamento de não conformidade pode ser encontrado desde o planejamento de fabricação até a entrega do produto, resultando em um produto danificado ou em uma entrega atrasada por exemplo. 

O que é uma Não Conformidade segundo a ISO?

A ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) estabelece algumas normas para o conceito de não conformidade. A ISO 9000 cita alguns aspectos diretamente relacionados à conformidade e não conformidade. De acordo com o item 3.6.9 da ISO, não conformidade é o “não atendimento de um requisito”, que é a necessidade ou expectativa declarada. 

Nela também podemos ver a ISO 9001, que fala sobre a gestão da qualidade de produtos e serviços. E caso sua empresa esteja em não conformidade com os processos do dia a dia, isso com certeza afetará na qualidade entregue, o que dificultará na certificação da ISO.
Uma empresa que tenha esta certificação ganha reconhecimento e credibilidade, uma vez que o seu objetivo é garantir maior qualidade na entrega do produto ou serviço oferecido.  

Identificar, registrar e corrigir não conformidades é essencial para melhorar a eficiência, qualidade e garantir que os padrões sejam mantidos. Para usar esse método no dia a dia da manutenção é preciso contar com profissionais qualificados, ferramentas ligadas ao conceito de identificação de falhas como análise de causa raiz e um software que consiga ajudar com tudo isso. 

Leia também: Qualidade na manutenção com a ISO 9001 

Como identificar uma Não Conformidade?

Existem várias formas de fazer uma identificação efetiva da não conformidade de seus equipamentos e nos processos de sua empresa. Este passo é importante para entender o funcionamento de tudo e assim conseguir mudar o que é necessário.

Vejamos abaixo alguns passos para te ajudar nesta identificação:   

• Faça inspeções e testes: conduzir testes e inspeções no dia a dia é muito importante para a identificação de um comportamento anormal de um equipamento; 
• Faça o uso de sensores de medição: algumas anormalidades são imperceptíveis a olho nu, por isso o uso de sensores é importante para medições como, vibração e temperatura por exemplo. Assim o processo de identificação de não conformidade fica mais eficaz; 
• Auditorias: realizar auditorias regulares permite revisar processos, procedimentos e equipamentos, para garantir que estão em conformidade com as normas estabelecidas. 
• Feedbacks dos clientes e funcionários: analisar reclamações e feedback dos clientes pode ajudar a identificar áreas onde o produto ou serviço não está atendendo às expectativas, e ouvindo aos funcionários que executam o processo todos os dias ajuda também na identificação do real problema; 
• Registre os dados identificados: depois de seguir os passos acima e identificar um comportamento de não conformidade em sua empresa é mais que necessário tornar o conhecimento adquirido implícito. Dessa forma você terá registros e históricos para analisar e melhorar os procedimentos que são executados. 

O registro destes dados deve ser feito com muita atenção, e quanto mais informações estiverem presentes no registro mais rico o documento ficará. 

Checklist e Relatório de Não Conformidade (RNC)

O relatório de não conformidade (RNC) é um documento utilizado para registrar e comunicar uma ocorrência em relação aos padrões e normas estabelecidas. Este relatório é essencial no processo de gestão de qualidade e é fundamental para a identificação, análise e correção de problemas.

O RNC se torna bem mais eficiente e completo se acompanhado de um checklist, com todos os procedimentos que devem ser feitos na hora da inspeção, e com as ocorrências em cada procedimento.

O relatório pode ser feito de várias formas:

• em um bloco de notas;
• planilhas em Excel;
• formatos digitais etc. 

O mais importante é você conseguir registrar o máximo de informações possíveis. E quais informações devem constar no relatório? Vejamos abaixo algumas que não podem faltar: 

• Descrição da não conformidade (identificação); 
• Causa da não conformidade; 
• Checklist de atividades com ações corretivas e preventivas para cada causa; 
• Identificação com mídia (registros com fotos) de cada processo; 
• Identificação do responsável pelo processo; 
• Revisão e aprovação com assinaturas. 

Com todas as informações reunidas é mais que importante fazer a análise dos dados que coletados, pois se o problema não tiver sido solucionado através das ações corretivas e preventivas, outras medidas devem ser tomadas, e para isso existem vários métodos que você pode recorrer. 

Técnicas para a resolução de uma Não Conformidade

Aplicar as manutenções preventivas e preditivas no momento correto em seus equipamentos é crucial para um melhor desenvolvimento deste ativo, mas em muitos momentos é necessário fazer uma análise mais detalhada dos problemas apresentados para que você não precise fazer o uso de manutenções em excesso. 

Para identificar estes problemas que são causadores da não conformidade em seu equipamento existem várias técnicas que podem ser aplicadas. Por exemplo: 

Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa é também chamado de diagrama espinha de peixe, é uma ferramenta que permite uma análise abrangente, organizando as possíveis causas de um problema em categorias distintas. Essa abordagem facilita a avaliação das causas sob diferentes perspectivas. Em outras palavras, o diagrama categoriza as causas em grupos específicos para uma análise mais clara. Os aspectos abordados no diagrama são frequentemente referidos como os 6M, que são: 

• Método;
• Máquina;
• Medida;
• Meio ambiente;
• Material;
• Mão de obra.

Cada um desses tópicos irá ser tratado como uma espinha do peixe, e ligado a cada espinha vão estar as possíveis causas, para então chegar ao problema. 

Técnica dos 5 Porquês

A Técnica dos 5 Porquês foi criada por Sakichi Toyoda, fundador da Toyota, essa técnica visa descobrir a causa raiz de um problema ao perguntar “por quê?” repetidamente para cada evento ou condição até chegar à causa fundamental. Não há respostas pré-definidas para as perguntas, pois cada situação é única e requer uma abordagem específica. Você pode se perguntar o porquê da causa de cada problema ocorrido em uma situação até chegar no nascimento deste problema, para então poder cortá-lo pela raiz. 

Uso de um software

Com o auxílio de uma ferramenta tecnológica o processo de identificação, até o tratamento de uma não conformidade se torna muito mais eficiente. Se neste software você tiver todas as informações sobre os seus ativos, como por exemplo o comportamento dele, indicadores, e histórico de manutenção, você consegue então traçar planos de manutenção específicos para cada ativo com as necessidades particulares que cada um precisa. Com as manutenções corretas para cada equipamento, você terá uma queda considerável nas falhas e consequentemente no índice de não conformidade dos seus ativos. 

Quando se faz uma análise mais ampla dos problemas causadores da não conformidade, a resolução se torna mais assertiva.  As técnicas acima vão te ajudar a identificar estes problemas e também a solucioná-los.

E para conseguir chegar a este objetivo em seu setor de manutenção você pode contar com a nossa ferramenta, o software Engeman®. 

Como o Engeman® ajuda no Registro de Não Conformidade?

Contar com a ajuda da tecnologia para registro de todos os dados acima é fundamental, isso traz praticidade e otimização de tempo.

O Engeman® é um software de manutenção completo, que vai te auxiliar a registrar um comportamento fora do padrão de seu equipamento, e até mesmo a causa deste comportamento. Então abrangendo a não conformidade no setor de manutenção você pode contar com a nossa solução. 

Com o Engeman® você consegue criar planos de manutenção elaborando um checklist de procedimentos, para poder vinculá-lo a uma Ordem de Serviço, e nela colocar a ocorrência, se esta ocorrência foi causadora do problema e consequentemente do serviço realizado, o que causou esta ocorrência, e até mesmo se foi gasto algum material neste procedimento e qual a quantidade. Veja só: 

Tela de Registros de Serviço de uma O’S do Engeman ®

E para avaliar depois estes registros que foram apontados nas Ordens de Serviço, você pode contar com a ajuda de gráficos e relatórios: 

Relatório de Análise de Ocorrências do Engeman ®

Nesse relatório podemos ver por equipamento a quantidade de ocorrência juntamente com a causa dela, os materiais que foram gastos no serviço para o reparo desta ocorrência, e também o MTBF e MTTR ali medido. 

Ter acesso às informações de forma fácil traz mais autonomia e eficiência. Com os dados em mãos, achar uma solução para o real problema não fica tão complicado. 

Todo esse processo vai trazer inúmeras vantagens para a sua empresa, como por exemplo: 

• Melhoria da qualidade;
• Satisfação do cliente; 
• Prevenção de falhas futuras;
• Correção eficaz;
• Maior credibilidade para a empresa. 

Conclusão

Usar um checklist de não conformidade atrelado a um plano de manutenção é muito útil para manter a qualidade e melhorar processos na empresa. Ele ajuda a identificar problemas rapidamente e a corrigi-los de forma eficiente. 

Com um checklist elaborado e vinculado a um plano em nossa ferramenta, a sua empresa pode agir antes que os problemas se tornem maiores, o que evita retrabalho e reduz custos.

Para saber mais sobre o assunto, agende uma demonstração com a nossa equipe. Esperamos por você!