Você tem buscado maneiras de melhorar a produtividade da área de manutenção da sua empresa? Gostaria de melhorar o ROI (Retorno Sobre o Investimento) do seu setor? As organizações precisam não apenas buscar aumento da lucratividade, mas manter os custos sob controle — e aplicar a metodologia ágil na gestão de manutenção pode fazer uma grande diferença nessas questões.
Cada vez mais empresas têm implantado essa metodologia de produtividade, melhorando o desempenho do negócio como um todo. Se você deseja otimizar as atividades do seu setor e alcançar bons resultados, continue lendo este artigo para entender o que é a metodologia ágil e como ela pode ser aplicada na gestão de manutenção de sua empresa.
O que é a metodologia ágil?
A metodologia ágil é uma filosofia de trabalho que foi estruturada por um grupo de programadores norte-americanos no início dos anos 2000. Visto que eles tinham de lidar com projetos complexos e queriam satisfazer os clientes, desenvolveram uma maneira eficaz de alcançar esses objetivos.
Essa metodologia tem se mostrado eficaz a ponto de servir de base para sistemas de organização de tarefas, como o Scrum e o Kanban. Ela se baseia no manifesto ágil, composto por quatro valores que direcionam o desenvolvimento dos projetos:
- interações entre indivíduos são mais importantes que processo e ferramentas;
- software em funcionamento é mais importante que documentação abrangente;
- colaboração com o cliente é mais importante que a negociação do contrato;
- adaptabilidade é mais importante que seguir um plano.
O segundo valor indica que a metodologia ágil foi criada visando a produtividade na área de desenvolvimento de sistemas. Porém, diversas outras áreas passaram a aplicar essa filosofia e têm alcançado bons resultados.
Uma das características dessa metodologia é a divisão de um problema em partes menores. Assim, é possível fazer entregas parciais ao cliente, de forma que, a cada etapa entregue, o projeto seja incrementado.
Como a metodologia ágil contribui para otimizar as atividades da empresa?
Essa metodologia é altamente indicada para projetos complexos. Os tempos atuais têm sido marcados pela transformação digital. À medida que a tecnologia passa a ocupar uma posição central em cada vez mais organizações, a tendência é que as mudanças e inovações ocorram rapidamente.
Tudo isso pode trazer certos riscos e incertezas a projetos de grande porte. Porém, à medida que as etapas são cumpridas, é possível obter um feedback do cliente, seja externo ou interno. Assim, é possível reajustar o curso do projeto de acordo com as necessidades do solicitante.
Visto que o mundo está cada vez mais acelerado, as organizações e os indivíduos não têm muito tempo para esperar que um projeto de grande porte seja concluído. Dessa forma, com entregas parciais, o cliente pode alcançar algum retorno de imediato.
Outro benefício das entregas incrementais é fazer-se presente. Afinal, o cliente se sente seguro e bem atendido quando há intensa interatividade entre ele e a equipe do projeto.
Um detalhe interessante desse método de trabalho é a necessidade de colaboração entre os membros do time. Isso possibilita que as expectativas do cliente sejam sempre atendidas.
Assim, é possível perceber que o foco da metodologia ágil não é apenas simplificar os processos. O objetivo principal é satisfazer o cliente e entregar valor de forma colaborativa e transparente enquanto o projeto está sendo desenvolvido.
Como implementar a metodologia ágil na gestão de manutenção?
A metodologia ágil foi criada para aumentar a eficiência no desenvolvimento de softwares. Porém, empresas de outros ramos acabaram percebendo a utilidade de implantá-la em seus projetos. Então, é razoável concluir que ela também pode otimizar a gestão de manutenção.
Por isso, veja como é possível aplicar a metodologia ágil em algumas particularidades do setor de manutenção, tendo em mente que, nesse caso, o cliente não é externo, mas interno.
Planeje as atividades
O gestor precisa ter uma boa visão de todos os processos da organização, a fim de definir corretamente as prioridades — em especial quando mais de um equipamento apresenta problemas simultaneamente.
Para que uma boa gestão seja feita, é necessário contar com o apoio de softwares de gestão de manutenção. Afinal, a complexidade desse planejamento requer mais recursos do que a simples utilização de planilhas e tabelas.
Um software de gestão de manutenção é capaz de controlar até mesmo o período de troca de determinadas peças em cada máquina. Com um cronograma bem definido, as manutenções do tipo preventiva, preditiva e corretiva poderão ser realizadas de forma eficiente e com um bom controle de custos.
Crie uma equipe qualificada
A equipe deve compreender a importância da metodologia, para que haja colaboração da parte de todos os integrantes. Por isso, o líder deve apresentar os valores que compõem a metodologia ágil e deixar claro o que se espera de cada um.
Todos devem ter em mente que o foco é o cliente interno que será atendido pelo projeto, e que o objetivo sempre será atender às suas necessidades.
Realize reuniões periódicas
Realizar reuniões periodicamente contribui para o alinhamento das estratégias. Isso é importante em vista de mudanças que podem ocorrer inesperadamente dentro da organização. Assim, todos os membros da equipe de manutenção se manterão bem informados a respeito das necessidades atuais do setor.
Torne o trabalho visível
A utilização de um quadro Kanban é um método simples e eficiente de gerenciar projetos. Nesse mural, cartões que representam tarefas são colocados em colunas que indicam o status da atividade. A forma mais simples de definir os estágios de trabalho é: “fazer”, “em progresso” e “feito”. Porém, isso pode ser adaptado conforme as necessidades do setor.
Conforme você viu neste artigo, a metodologia ágil pode colaborar para a otimização das atividades no setor de manutenção. Um dos benefícios disso é manter um bom relacionamento com outros setores da organização. Não resta dúvidas de que o gestor deve monitorar todas as atividades e guiar a equipe para que o projeto atinja seu objetivo.
Você sabia que o relatório de previsão de manutenção é uma ferramenta essencial em toda empresa? Para entender melhor esse assunto, leia nosso artigo sobre como elaborar um bom relatório de previsão de manutenção!
