Como fazer um relatório de custos de manutenção?

Tudo o que você precisa saber sobre o relatório de custos de manutenção — do passo a passo até dicas práticas para otimizá-lo. Confira!

O setor de manutenção tem hoje um papel fundamental nas empresas. Assim, otimizar seus processos e reduzir custos é algo que impacta diretamente no desempenho de todas as áreas, principalmente na linha de produção. Consequentemente, o relatório de custos de manutenção se torna insubstituível, já que fornece a base para uma análise mais precisa dessas atividades.

Ainda assim, é comum ter dúvidas na hora de elaborar esse documento. Afinal, quais são os dados a serem levantados? Como organizá-los? Vale a pena utilizar esse método?

Para esclarecer essas questões, criamos este artigo com tudo o que você precisa saber sobre o relatório de custos de manutenção — do passo a passo até dicas práticas para otimizá-lo. Confira!

Como fazer o relatório de custo de manutenção?

Todos os gastos relacionados às atividades de produção são considerados custos. Nesse sentido, os custos de manutenção podem ser identificados em alguns pontos específicos, como:

  • custos de materiais;
  • custo de mão de obra;
  • custos de serviços adicionais (solda, rebobinagem e outros processos realizados por terceiros);
  • custo de interferência nos processos de produção (ou seja, custo de máquina parada).

Como você pôde ver, são fatores diretamente ligados a atividades de rotina e que geram impacto na operação da empresa. Quanto mais eles são reduzidos, melhor o desempenho geral da produção e, consequentemente, melhores os resultados financeiros dos negócios.

Para elaborar o relatório, esses valores devem ser identificados e registrados. Porém, é preciso fazer isso seguindo alguns passos para garantir a eficiência do documento na hora da análise.

Estabeleça prioridades

O relatório pode ter diferentes objetivos, de acordo com sua aplicação. Por isso, é importante definir algumas prioridades ao criá-lo. Para o diretor financeiro, por exemplo, ele deve oferecer um panorama geral do desempenho do setor. Já para o supervisor da manutenção, é preciso que ele mostre os detalhes de cada item para possibilitar a redução de custos.

Assim, defina se a prioridade é destrinchar os dados e suas especificidades ou resumi-los nas categorias citadas acima.

Trabalhe com metas e indicadores

Definir os objetivos de um relatório envolve estabelecer metas específicas para os gastos, assim como indicadores que, no relatório, apontarão até que ponto os custos estão dentro do planejado.

Faça também comparações percentuais com base em certos períodos (mensais, semestrais, anuais etc). Assim, será possível identificar aumentos e reduções de custos. Organizar esses dados em tabelas simplificadas facilitará a leitura e análise. Tomar como base um modelo pode ser uma boa alternativa para ter sucesso nessa etapa.

Ainda assim, é preciso contar com ferramentas desenvolvidas especificamente para a elaboração desse documento, como mostraremos adiante.

Por que o relatório de custos de manutenção é importante?

Antigamente, esse tipo de análise dependia muito do feeling do gestor. Porém, logo se viu que essa era uma estratégia com pouca precisão. Por isso, a criação do relatório de custos passou a fornecer uma confiabilidade maior às informações levantadas.

O acesso a esses dados também é uma questão de extrema relevância. O relatório é uma forma simples e direta de garantir que haja embasamento sólido para as decisões tomadas e que isso seja feito com velocidade. Com um sistema eficiente, é possível gerar o relatório com apenas alguns cliques.

Além disso, a questão da complexidade das análises deve ser sempre levada em consideração. Como destacamos, é possível que haja objetivos diferentes para cada pessoa que acessa os dados de custo da manutenção.

Relatórios complementares

Eles ajudam a elucidar questões pontuais e identificar a origem de diversos custos. Afinal, tão importante quanto saber o valor exato que está sendo gasto, é compreender o que os está gerando.

Por fim, o relatório permite elaborar um histórico do desempenho da manutenção. Com os gastos ao longo dos anos registrados e organizados, é possível saber se as ações adotadas estão surtindo efeito. Em paralelo aos relatórios de performance das máquinas, você pode identificar pontos de melhoria e definir as prioridades do setor.

Os benefícios não são exclusividades da manutenção. A empresa como um todo tende a sentir os reflexos da sua utilização.

Como as empresas se beneficiam da metodologia?

Garantir que as tomadas de decisão tenham embasamento em dados confiáveis é fundamental para agir com efetividade. Em tempos de um mercado competitivo e com evolução tecnológica constante, é fundamental que metodologias como essa se tornem parte da cultura da empresa.

A informação, hoje, é um verdadeiro ativo para qualquer organização. A boa utilização pode gerar valor, assim como estratégias obsoletas podem causar prejuízo. Por isso, o ideal é contar com softwares desenvolvidos especificamente para a gestão da manutenção.

Além de registrar e organizar os dados levantados, esse tipo de solução dá acesso a outras variáveis que influenciam nos custos do setor. Com isso, a identificação da causa raiz é mais precisa, assim como a geração de um documento esclarecedor.

Transformação Digital 

Na era da transformação digital em que vivemos, o uso de planilhas é uma prática retrógrada, quase totalmente obsoleta. Empresas que insistem nessa estratégia podem se ver em um cenário no qual as concorrentes “fazem mais com menos”, enquanto sua manutenção não consegue reduzir os custos e o tempo de máquinas paradas.

Adotar a inovação tecnológica como parte da cultura empresarial é praticamente uma questão de sobrevivência. Progressivamente, o setor de manutenção passa a estar mais integrado às linhas de produção e o ritmo das operações da empresa pode ser acelerado.

Hoje, muitas empresas usam a tecnologia como base até mesmo para elaborar a estratégia de negócios, ajustando seus produtos e serviços às demandas do mercado.

Internamente, isso não é diferente — adotando soluções que transformem dados em informações valiosas, é possível alinhar o desempenho da manutenção com os objetivos estratégicos da diretoria.

Adotar um software eficiente é uma tendência natural pela qual as empresas estão passando e o relatório de custos de manutenção faz parte do processo. Faça dele um importante aliado para otimizar o desempenho da sua empresa e torne a manutenção um diferencial competitivo frente à concorrência!

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