Como escolher o melhor software de manutenção para sua empresa?

O que é um Software de Manutenção e como ele se adapta a diferentes empresas?

Um software de manutenção é uma ferramenta que ajuda as empresas a organizarem e controlarem todas as atividades relacionadas à manutenção de equipamentos, máquinas e instalações. Ele deve ser flexível e centralizar informações importantes, como: 

• ordens de serviço;
• histórico de manutenções;
• cronogramas;
• responsáveis por cada tarefa;
• estoque de materiais; 
• indicadores de manutenção; 
• gráficos e relatórios sobre o comportamento do ativo; 
• registro de falhas e muito mais. 

Um bom software de manutenção conseguirá atender sua empresa, seja ela de grande, médio ou pequeno porte. Uma das principais características de um bom CMMS é a sua capacidade de atender empresas de diferentes portes. Pequenas empresas, por exemplo, encontram na ferramenta uma forma de aumentar o controle e a organização das atividades de manutenção.

Ao mesmo tempo, médias e grandes organizações conseguem gerenciar um volume maior de equipamentos, equipes e processos mais complexos. Dessa forma, o software acompanha o crescimento da operação sem comprometer a eficiência da gestão.

Além disso, atende a diversos ramos, como indústrias, hospitais, empresas de serviços, condomínios, frotas, agronegócio e muitos outros. Então, um bom CMMS não pode ser engessado atendendo a apenas um ramo de atividade específico. 

De forma resumida na prática, o software de manutenção ajuda a planejar ações preventivas. Sendo assim, evitando falhas inesperadas e paradas que geram prejuízos, a executar as ordens de serviço com mais autonomia e otimização de tempo e a gerenciar as informações sobre o histórico de manutenção obtido através de todo o preenchimento das O.S’s. 

Ele também facilita o acompanhamento das manutenções corretivas, permitindo respostas mais rápidas quando um problema acontece. Vendo dessa forma dá para termos uma noção bem básica e resumida de como um bom software de manutenção deve ser para que você possa fazer uma boa escolha. 

Mas existem muitos pontos que devem ser muito bem observados além das funções básicas. Além disso, você deve analisar cada um desses pontos com atenção para evitar problemas e tomar uma decisão mais segura.

Como escolher um software de manutenção para sua empresa?

Agora que você já entende as principais características de um software de manutenção, é hora de analisar outros critérios igualmente importantes para tomar uma decisão mais assertiva. Afinal, a escolha da ferramenta certa influencia diretamente a eficiência dos processos, os resultados da manutenção e a experiência dos usuários no dia a dia.

Por isso, avalie cada requisito com atenção, sempre considerando a realidade da empresa, seus objetivos e as necessidades das pessoas que utilizarão o sistema diariamente.

Vejamos; 

• Entenda as necessidades da sua empresa:

Este é um dos passos mais importantes, se não o mais. Antes de tudo, faça uma pesquisa de identificação das reais necessidades. Pergunte-se e pergunte aos envolvidos: 

• • Quantos e quais equipamentos precisam de uma manutenção qualificada? 
  • Qual a perda lucrativa atual causada pela parada de máquinas? 
  • Quanto tempo de hora extra é gasto atualmente com a falta de programação das manutenções? 
  • Quantas pessoas vão usar o sistema? 
  • Quais são os maiores desafios atuais no setor de manutenção? 

Ao responder essas perguntas, fica mais fácil escolher um software que atenda às suas demandas reais, sem pagar por funções que não serão utilizadas;

• Avalie as principais funcionalidades do software:

Depois de fazer a identificação das suas necessidades, verifique se o software atende aos requisitos e se oferece outras demais funcionalidades que são essenciais e podem complementar na sua gestão, como:

• • abertura e acompanhamento de ordens de serviço através de dispositivos móveis;
  • planejamento de manutenções preventivas automático;  
  • histórico de equipamentos e controle de custos; 
  • envio automático de relatórios; 
  • funcionamento off-line do app para a realização das O.S’s;
  • funcionalidade IA integrada ao software para ajudar no planejamento a na  obtenção de históricos. 

Esses recursos ajudam a manter tudo organizado e evitam falhas inesperadas;

• Veja a facilidade de uso e interface: escolha um sistema que facilite o manuseio no dia a dia principalmente para os mecânicos que farão apontamentos em grande escala. Quanto mais intuitiva e de interface amigável for a ferramenta, mais rápido os colaboradores vão se sentir confortáveis em utilizá-la, garantindo que o sistema seja realmente aproveitado;
• Avalie a mobilidade: hoje em dia é mais do que necessário poder contar com um software que funcione em dispositivos móveis, principalmente de modo off-line também. Além disso, a mobilidade permite que os técnicos registrem informações em tempo real, agilizando todo o processo de manutenção. Como resultado, a equipe elimina a necessidade de lançar dados manualmente no sistema após a execução do serviço, o que reduz o retrabalho e economiza tempo. Ao mesmo tempo, a empresa diminui o uso de papel e torna a gestão das informações muito mais eficiente.
• Verifique a possibilidade de Integração com outros sistemas da empresa: outro ponto importante é verificar se o software de manutenção pode ser integrado a outros sistemas já utilizados pela empresa, como ERP por exemplo. Essa integração facilita o fluxo de informações e evita retrabalhos;
• Análise a capacidade de flexibilidade: um software de manutenção deve ser flexível tendo a possibilidade de se necessário poder passar por alterações e personalizações conforme alguma particularidade que você tenha no fluxo de trabalho no setor de manutenção em sua empresa;
• Veja o custo-benefício e planos disponíveis: analisar o preço do software deve ser um passo a ser revisado de acordo com seu orçamento, mas lembre-se que nem sempre a opção mais barata é a melhor, assim como a mais cara pode não ser necessária. Avalie os planos disponíveis para saber qual melhor se encaixa na sua realidade;
• Avalie a forma de implantação, suporte e atendimento: ter uma boa equipe que vai lhe ajudar tanto no momento da implantação quanto após a aquisição, no momento em que as dúvidas surgirem é primordial. Um bom treinamento é o que vai preparar sua equipe para tirar o máximo de proveito do software.
  Então veja quais são as formas de treinamento, atendimento e o tempo médio de resposta, isso faz toda a diferença;
• Peça um teste gratuito e avaliações de outros usuários: por fim, sempre que possível, vale a pena testar o software antes da contratação, mas lembre-se que, sem o treinamento você não terá um proveito 100% da plataforma. O período de teste é apenas para ter uma noção prática, além disso, buscar opiniões e avaliações de outros clientes que já fazem o uso do sistema ajuda a ter mais confiança na escolha.

Então, pesquise bastante, faça reuniões com todos os envolvidos e não adquira um sistema somente por valor ou por status. A aquisição de um software de manutenção deve ser feita com muito cuidado, pois uma escolha errada pode atrapalhar mais ainda um processo que era para melhorar. 

Como um software de manutenção ajuda em cada tipo de empresa? 

Cada empresa tem sua própria rotina, desafios e forma de trabalhar. E um bom software de manutenção precisa ser flexível e atender a diferentes tipos de negócio.
Vamos ver abaixo como um CMMS pode ajudar da melhor forma em cada segmento, se adaptando assim a necessidade de cada empresa:

Manutenção predial

Em uma manutenção predial, o software deve auxiliar no  controle de procedimentos como: 

• Inspeções periódicas, realizadas através de uma O.S; 
• Programação de manutenções preventivas em sistemas elétricos, hidráulicos, elevadores e ar-condicionado;
• Controle de PMOC para manutenção em ares-condicionados; 
• Envio automático do relatório da O.S. para o contratante no momento do fechamento; 
• Possibilidade de vínculo de imagens no momento das inspeções e execuções de manutenção; 
• Vínculo da localização dos equipamentos e muito mais.
  

Manutenção industrial

No ramo industrial, o software precisa apoiar e ajudar em procedimentos como: 

• Alertas automáticos para realizar uma manutenção preventiva, ou preditiva quando um motor atingir um determinado limite de horas trabalhadas ou temperatura alcançada; 
• Relatórios e gráficos que sejam de fácil emissão e que permitem o acompanhamento da performance dos equipamentos; 
• Controle de estoque de materiais para ajudar na gestão de custo com a manutenção; 
• Uso de um aplicativo que dê autonomia ao mecânico para gerar uma O.S corretiva em um momento de urgência; 
• Emissão de QR code para facilitar uma abertura de chamado com preenchimento automático do equipamento e muito mais;
  

Manutenção de frotas

Para empresas que trabalham com veículos, o software deve ajudar em procedimento como:

• Registro do consumo de combustível e relatório que apresente esses dados com precisão; 
• Rodízio de pneus através de uma ferramenta visual e de fácil manuseio;
• Possibilidade do vínculo de pontos de controle, para fazer a realização de O.S’s  tanto por km rodado alcançado ou valor de horas trabalhadas;
• Possibilidade de integração com sensores de coleta; 
• Uso de aplicativo para que o mecânico possa vincular fotos dos procedimentos realizados e assinatura digital.

No entanto, o mais importante é contar com um software capaz de reunir todos esses controles em uma única plataforma. Dessa forma, se a sua empresa precisa gerenciar equipamentos industriais, sistemas de climatização e veículos utilizados no transporte de produtos, não será necessário contratar soluções diferentes para cada área. Além de simplificar a gestão, essa centralização reduz custos, evita retrabalho e proporciona uma visão mais completa da operação.

Erros comuns ao escolher um software de manutenção

Escolher o software errado pode gerar frustração, perda de tempo e custos desnecessários. Para evitar problemas no futuro, é importante prestar atenção a alguns pontos como por exemplo: 

• Não envolver a equipe desde o início: se a equipe de manutenção que são os usuários finais não participarem do processo de escolha e implementação, pode haver resistência ou dificuldade na adaptação, o que pode diminuir eficácia do software;
• Não definir processos claros antes de adquirir um software: este passo é muito importante pois um sistema não irá colocar tudo no lugar sozinho, muito menos como um passe de mágica do dia pra noite, então prepare uma equipe para ajudar em todo o processo de implantação e defina muito bem as etapas e as responsabilidades de cada um;
   
• Subestimar a necessidade do treinamento: tentar dispensar o treinamento ou não o realizar da forma correta é um erro muito comum que acontece com frequência, e isso atrapalha a equipe de forma que não conseguem utilizar todos os recursos disponíveis ou cometem erros na hora de registrar as tarefas;
• Focar apenas em emergências: muitas vezes as empresas não escolhem um bom software por achar que qualquer aplicativo já irá atender as demandas emergenciais, já que o foco está somente nelas. Mas é importante focar em começar a realizar uma manutenção preventiva ou preditiva e adquirir um CMMS que tenha ferramentas competentes para fazer este tipo de controle. 

É necessário muito cuidado na implementação de qualquer mudança em uma empresa, esses erros mostram que é essencial não negligenciar processos importantes apenas por pressa. Assim, o sistema realmente se tornará um aliado da empresa.

Benefícios de um bom software de manutenção no dia a dia

Um software de manutenção bem implementado traz diversos benefícios, além de ajudar a melhorar a rotina de todos na empresa tornando os processos mais eficientes. Vejamos algumas destas vantagens: 

• Planejamento mais eficiente: com cronogramas de manutenção preventiva, planejamentos automáticos e alertas, você consegue reduzir paradas inesperadas e organizar melhor os recursos;
• Controle de custos: um bom software permite que você consiga acompanhar os gastos da manutenção com materiais, lucro cessante com o equipamento parado, mão de obra interna e custos extras em uma O.S;
• Redução de falhas e paradas inesperadas: com a manutenção planejada da maneira certa e monitoramento constante, os equipamentos trabalham com uma ótima taxa de confiabilidade e disponibilidade, o que reduz as paradas emergenciais além de melhorar a produção;
• Organização das tarefas: com as ordens de serviço elaboradas da forma correta os técnicos sabem exatamente o que fazer e quando fazer, evitando assim esquecimentos e retrabalhos;
• Conformidade e segurança: um software de manutenção ajuda tanto no cumprimento de certas manutenções que são exigidas por normas regulamentadoras, quanto na comprovação de suas execuções. 

Na verdade, a quantidade de benefícios para toda a empresa como um todo com a aquisição de um software de manutenção é enorme. Você só precisa da ferramenta certa. 

Por que escolher o Engeman® para minha empresa?  

O Engeman® é um software CMMS especialista em manutenção que está no mercado há mais de 25 anos, ajudando empresas de pequeno, médio e grande porte de vários segmentos a melhorar todo o seu processo de manutenção. 

Todas as funcionalidades e benefícios que citamos neste artigo você encontra no Engeman®. Viu só como ele é bem completo?!? Além de ter diferentes versões, o Engeman® conta com vários módulos adicionais para deixar o controle ainda mais completo. Vejamos alguns deles: 

Módulo Mobile

Mobile é um módulo adicional que funciona como um aplicativo, que pode ser usado em tablets, smartphones e até mesmo computadores, ele é voltado para os executantes de manutenção, e ajuda em diversas atividades como; apontamento de O.S, coletas de informações dos ativos, consulta de relatórios etc. 

Ele irá aprimorar a execução das operações de manutenção, proporcionando maior mobilidade e rapidez na gestão, sem falar é claro na possibilidade de trabalho off-line. 

Além disso, você também poderá acabar com o trabalho de O.S’ impressas. Pois todos os apontamentos feitos no Mobile caem automaticamente no módulo de gestão, assim você poupa tempo pois não precisará lançar manualmente todas as informações que antes eram registradas em papel;

Entenda melhor em nosso E-book: Módulo Mobile Engeman® Um Guia de Possibilidades e Aplicações

Módulo SSW

O módulo SSW, também é um outro módulo adicional, neste caso agora, voltado para o solicitante, que é a pessoa que irá abrir os chamados quando uma quebra ou algum problema acontece com o equipamento. 

Ele é muito usual e irá auxiliar muito no processo de otimização para emissão de uma solicitação de serviço. Pois conta com o uso de etiquetas QR codes que podem ser lidas por ele através de um aparelho que contenha câmera e preencher automaticamente a descrição do equipamento. 

Com ele você pode abandonar o uso de papeis e formulários complicados. Sendo assim, outra vantagem é que o próprio solicitante consegue acompanhar o progresso de sua solicitação, verificar se a equipe aceitou o chamado, acompanhar a geração da O.S. e até aprovar o serviço e atribuir uma nota após a conclusão da manutenção.

Entenda melhor em nosso Whitepaper: Solicitação de Serviço WebSSW no Engeman®

Conclusão

Escolher o software de manutenção certo é um passo importante para melhorar a organização, reduzir falhas e tornar a rotina da empresa mais eficiente.
>Ao entender as necessidades de sua empresa, fazendo o uso de um CMMS especializado, a manutenção deixa de ser apenas corretiva e passa a ser estratégica. 

Soluções como o Engeman® mostram na prática que é possível ganhar agilidade e melhores resultados no dia a dia, independentemente do tipo ou do tamanho da empresa.

Fale com um de nossos especialistas para entender melhor sobre o assunto. Esperamos por você!