Como um software de gestão de manutenção pode otimizar os seus processos?

O que significa Gestão de Manutenção?

Gestão de manutenção é o conjunto de práticas desempenhadas para planejar, executar, controlar e melhorar as atividades de manutenção que são realizadas nos ativos.

Para obter sucesso em cada atividade citada acima, é necessário contar com conhecimento em relação aos conceitos e às ferramentas usadas para fazer um controle de manutenção efetivo. É importante também saber diferenciar os tipos de manutenção e reconhecer através de um mapeamento detalhado a necessidade de sua empresa. 

A gestão de manutenção, portanto, requer estudo e conhecimento, envolve organização, prevenção, acompanhamento e tomada de decisões conscientes.

Por que a gestão de manutenção impacta os resultados da empresa?

Quando não há nenhum planejamento, ou talvez até haja, mas um planejamento mal estruturado, por que não houve uma boa gestão organizada, as empresas enfrentam os problemas de forma bem direta, com impactos consideravelmente prejudiciais. 

Já no cenário contrário, quando a manutenção é bem gerenciada, os equipamentos têm o seu ciclo de vida melhor aproveitado, as falhas diminuem, os custos são controlados e a operação acontece de maneira mais proveitosa e organizada.

Isso traz impactos extremamente positivos, aumentando assim até o faturamento, pois a produção também ocorrerá sem surpresas negativas.  

Ferramentas de apoio à gestão de manutenção

Para conseguir obter bons resultados através de uma gestão de manutenção eficiente, existem ferramentas para direcionar cada etapa de planejamento, execução, controle e melhoria. Confira:

• Diagrama de Ishikawa: é uma ferramenta para ajudar a identificar e analisar as causas de problemas que afetam os seus ativos. Ela é visual, em formato de uma espinha de peixe, a qual irá listar por categoria estas possíveis causas. Assim, você poderá focar na solução real para gerir estes problemas, solucionando suas causas através desta gestão, uma manutenção mais assertiva. 

Leia também: Diagrama de Ishikawa: como aplicar na manutenção e atacar a causa real das falhas 

• FMEA: é outra ferramenta muito conhecida para auxiliar a analisar possíveis falhas. O seu próprio nome de forma traduzia já diz, Análise de Modo e Efeitos da Falha. Portanto, com ela podemos, além de analisar as possíveis falhas, analisar a causa desta falha e o efeito final que ela trará para o ativo.
  Assim você poderá priorizar falhas que causam efeito mais drásticos, realizando uma manutenção adequada; 

• Matriz de criticidade: é uma ferramenta que ajudará a identificar o grau de criticidade dos ativos de uma empresa levando em consideração a probabilidade de ocorrência e o impacto de uma determinada falha que pode ocorrer com este determinado ativo. 

A matriz de criticidade segue parâmetros voltados a impactos causados diretamente pelos equipamentos como; 

• segurança e meio ambiente;
• qualidade e produtividade; 
• taxa de ocupação; 
• oportunidade de produção; 
• frequência de quebra; 
• manutenibilidade. 

Fazendo o uso dessa ferramenta, você conseguirá melhorar o seu processo de gestão de manutenção, pois irá priorizar equipamentos que podem lhe causar maiores prejuízos e assim monitorá-los de forma mais eficiente com uma manutenção pontual. 

Leia também:  Classificação e Nível de Criticidade na Manutenção: entenda a diferença e como aplicar na prática

Fazer uma gestão de manutenção eficiente a princípio pode parecer complicado, mas com a ajuda destas e outras ferramentas o processo se torna mais organizado e você consegue ter um direcionamento para cada passo que for seguir.  

Além disso tanto durante, quanto após o planejamento e em todos os passos da gestão da manutenção é necessário contar com um software CMMS para controlar todos os processos. Vamos entender melhor nos tópicos abaixo o porquê. 

Principais desafios da gestão de manutenção sem o apoio de software

Sem o apoio de um software, a gestão de manutenção fica dependente de controles manuais, como planilhas e da memória dos colaboradores. Isso dificulta a padronização dos processos e compromete todo o controle desde o planejamento até a execução e acompanhamento, afetando assim a confiabilidade dos ativos.

A falta de um sistema de manutenção traz problemas para toda a gestão como:

• Informações espalhadas em planilhas;
• Execução de manutenção feita de forma impressa com gasto excessivo de papéis; 
• Falta de histórico dos equipamentos;
• Dificuldade para planejar manutenções preventivas;
• Atrasos na realização das ordens de serviço;
• Falta de visibilidade dos custos envolvidos com a manutenção; 
• Dificuldade para medição e análise de KPI’s. 

A lista é enorme, pois fazer uma gestão completa e que de fato funcione na prática sem o uso da tecnologia através de um sistema CMMS funcional é impossível. 

O software é necessário neste auxílio e tem um papel crucial para que todas as etapas da gestão sejam executadas de forma inteligente.

Qual o papel do software na gestão de manutenção?

O software de gestão de manutenção é uma ferramenta/sistema criado para planejar, organizar, centralizar e automatizar todas as atividades de manutenção relacionadas a um ou mais ativos de uma empresa. Com ele é possível realizar atividades como:

• cadastro detalhado de ativos;
• definição de planos de manutenção com riqueza de informações;
• geração de ordens de serviço de forma digital e automática;
• controle dos custos através de dados reais;
• acompanhamento dos indicadores e muito mais. 

Em contrapartida, o controle manual é limitado, trazendo mais falhas para todo o processo. A diferença entre as duas formas de controle é gritante, assim como no alcance de resultados. Vamos entender melhor no comparativo abaixo: 

E é por estes e outros motivos que a gestão moderna exige agilidade, integração e decisões baseadas em dados. Portanto, o software se torna a base dessa gestão, porque traz automatização de vários processos e informações em um único ambiente. Já a gestão manual é obsoleta, cheia de falhas e retrabalhos, impactando diretamente nos resultados alcançados. 

Com o software, todas as informações que vimos no quadro comparativo e muitas outras ficam concentradas em um único local, diminuindo a confusão de informações que normalmente ficam espalhadas em planilhas e fichas manuais.

Portanto, podemos entender que o seu papel é facilitar o processo de gestão de manutenção, tornando-o mais eficiente e assertivo, para o alcance de resultados positivos focados na melhoria contínua, confiabilidade, disponibilidade e maior proveito da vida útil dos ativos.

Se você quiser entender de forma mais ampla como escolher, implantar e evoluir o uso de um software, vale conferir o nosso guia definitivo sobre software de manutenção, onde esse tema é tratado de forma estratégica e aprofundada.

Como um software de manutenção otimiza os processos na prática?

Um software de manutenção organiza a rotina da manutenção e traz mais previsibilidade para as operações. As atividades passam a seguir fluxos definidos, com prioridades claras e acompanhamento em tempo real.

Um software CMMS completo possui várias ferramentas que ajudarão na prática, tanto na fase de planejamento quanto na fase de execução e acompanhamento. 

Problemas rotineiros acontecem com frequência sem a ajuda de um sistema, e para podermos enxergar isso de maneira mais clara, vamos entender o exemplo abaixo de forma bem prática em uma indústria que não possui um sistema CMMS. 

Exemplo de atrasos e desorganização nas ordens de serviço

Uma indústria tem o hábito de passar as necessidades de manutenção para os técnicos de forma verbal, através de anotações em papel ou mensagens informais, o que gera esquecimentos, prioridades confusas e retrabalho.

No momento real da execução da atividade o técnico tem como um “guia” de trabalho apenas o papel que lhe foi entregue, que muitas vezes não possui riqueza e nem detalhes de informações, ou até mesmo é perdido no momento de urgência e desorganização do ambiente de trabalho. 

Sendo assim, a manutenção será feita apenas no olho como é popularmente dito.
Já com o software, esse risco não é real, pois a O.S. pode ser executada através de um dispositivo móvel por um app como o Mobile do Engeman®, que inclusive o obrigará a inserir informações que são importantes para o fechamento daquele documento. 

Neste caso o problema de falta de informações na O.S. e desorganização é facilmente resolvido com o uso de um software, trazendo benefícios como: 

• Clareza sobre o que deve ser feito;
• Definição de prioridades;
• Acompanhamento do status das atividades;
• Redução de tarefas esquecidas ou duplicadas
• Obrigatoriedade de preenchimentos importantes;
• Automatização do trabalho;
• Comunicação clara e padronizada. 

Software de manutenção e tomada de decisão baseada em dados

A tomada de decisão baseada em dados é um dos maiores benefícios de um software de manutenção. Sem dados confiáveis, o gestor atua no escuro, reagindo aos problemas conforme eles aparecem.

Com o sistema, os apontamentos e informações inseridos nas ordens de serviço geram dados para a geração automática de relatórios que ajudarão nas análises para tomadas de decisão. 

Assim, você não precisa mais trazer informações de forma manual que estão em Excel ou fichas, para gerar relatórios e gráficos de forma trabalhosa em planilhas ou outras plataformas. 

Um bom sistema como o Engeman®, deve lhe entregar relatórios que tenham dados como: 

• Histórico de falhas;

• Acompanhamento das atividades feitas pelos colaboradores;

• Gastos com a manutenção.

Dessa forma você terá mais autonomia para fazer mudanças que irão impactar nos processos ou até mesmo tomar novas decisões com base concreta em dados reais. 

Indicadores de manutenção que um software ajuda a acompanhar 

Como citamos acima, dados são fundamentais para entender se a manutenção está funcionando bem ou onde precisa melhorar. Sem um software, o cálculo desses indicadores é trabalhoso e pouco confiável.

O Engeman® mais uma vez entra como um software completo que gera automaticamente relatórios e gráficos baseados nos apontamentos feitos nas O.S’s como por exemplo: 

• KPI’s de manutenção;

• Disponibilidade dos ativos;

Estes indicadores servem como um guia para ajudar a acompanhar a qualidade de execução da manutenção que está sendo realizada em sua empresa e, se necessário, conduzir mudanças. 

Fazer a gestão da manutenção é também acompanhar e melhorar os processos que são realizados, e isso depende diretamente de dados como KPI’s. 

Benefícios reais da gestão de manutenção com software 

Uma boa gestão de manutenção por si só já traz benefícios imensuráveis, porém, como já entendemos acima, fazer uma boa gestão sem um software é praticamente impossível. 

Os benefícios de uma boa gestão feita através de um sistema são perceptíveis a longo ou até mesmo em curto prazo também, se feita da maneira correta seguindo as dicas deste artigo e com o Engeman®, é claro. 

Fazer a gestão da manutenção em sua empresa através do Engeman® pode trazer benefícios como: 

• Melhor aproveitamento da equipe/mão de obra: com os dados que vimos acima de acompanhamento de funcionários, você pode monitorar o tempo de atividade de cada tipo de manutenção para uma melhor escala e programação das O.S’s, sem precisar gerar horas extras excessivas; 
• Redução significativa de paradas não planejadas: com as programações bem definidas as O.S’s serão geradas de forma automática, apenas quando necessário, o que leva à manutenção ser realizada em seu time correto, sem esquecimentos ou excessos desnecessários, evitando assim paradas por falta de manutenção correta; 
• Maior controle dos gastos relacionados a manutenção: com o uso do Engeman® você tem acesso aos materiais que foram gastos nas O.S’s, do valor da mão de obra aplicada ao tempo trabalhado em cada atividade e qual o valor do lucro cessante com a parada do equipamento, para dessa forma mensurar todos os gastos tanto com as atividades de manutenção, ou com a falta dela que sempre é bem maior; 
• Aumento da via útil dos ativos: o que muitas vezes traz por si só mais outros diversos benefícios. A gestão de manutenção aqui funciona como um efeito cascata, já que com uma manutenção adequada, reduzirá as falhas emergenciais, aumentando o ciclo de vida útil do ativo e trará economia sem a necessidade de descarte precoce de equipamentos. 

Portanto, investir em um software não é gasto e sim investimento que trará o retorno tanto do próprio investimento realizado quanto de economias geradas através de uma gestão de manutenção inteligente. 

Erros comuns ao implantar um software de manutenção

Mesmo sendo uma ferramenta poderosa que traz diversos benefícios, como vimos acima, o software pode não gerar os resultados esperados se for mal implantado.

O trabalho de implantação deve ser feito de forma cuidadosa sem correria nem de forma negligente, é um processo em que todas as funcionalidades devem ser analisadas e configuradas com atenção, pois este processo de implantação fará diferença quando o software começar a ser de fato usado nas rotinas de trabalho. 

Neste contexto o que muitas empresas fazem, mas não deveriam é: 

• Implantar o sistema sem organizar processos: não deixe para organizar na hora da execução já com o sistema implantado, já deixe os processos organizados para o momento de implantação, assim cada colaborador saberá o seu papel sem ser pego se surpresa para tapar buracos; 
• Não envolver toda a equipe desde os processos iniciais: envolva todas as pessoas possíveis que farão o uso do sistema e principalmente que já têm experiência no dia a dia de trabalho. Não corra o risco de implantar um sistema que não atenda as necessidades reais da equipe; 
• Falta de treinamento adequado: o treinamento é extremamente importante para o proveito total da ferramenta. Jamais o negligencie achando que é desnecessário, pois você só terá o retorno de usabilidade do sistema se souber como manuseá-lo; 
• Cadastrar ativos de forma incompleta: o processo de implantação de fato é trabalhoso, mas não faça registros incompletos por querer adiantar os processos, tenha calma, cadastre todos os equipamentos de forma correta, pois essas informações farão falta depois no momento de execução das atividades e acompanhamento de resultados.

O mais importante é seguir cada etapa da aquisição de um sistema conforme mandam os procedimentos tanto do fornecedor quanto da sua empresa. Avalie com calma cada ponto, cada necessidade para não fazer um investimento equivocado. 

O que considerar ao escolher um software para a gestão de manutenção

A escolha do software deve considerar não apenas funcionalidades, mas também a realidade operacional da empresa. Como vimos acima, é um investimento que deve ser feito de forma cuidadosa e com calma. 

Observe e analise cada detalhe tanto em relação às suas necessidades quanto aos requisitos oferecidos pelo fornecedor. 

Reúna a sua equipe de gestão e avalie pontos como: 

• Facilidade de usabilidade do sistema; 
• Qualidade do suporte técnico;
• Possibilidade de crescimento e integração;
• Relatórios claros e úteis para a gestão;
• Módulos adicionais complementares para a gestão completa de manutenção; 
• Versões diferentes do sistema para atender à sua necessidade;
• Ferramentas de otimização como IA e agendamentos automáticos. 

Cada empresa terá uma necessidade diferente, então é importante que o fornecedor tenha uma solução que também seja flexível. Além disso, faça reuniões com a equipe do sistema a ser contratado, para esclarecer todas as dúvidas e alinhar os processos e necessidades de sua empresa. 

Vale lembrar que existem diferentes tipos de software de manutenção, como CMMS, EAM e outras soluções corporativas, cada um indicado para um nível de maturidade e complexidade operacional. Falamos sobre essas diferenças em detalhes neste artigo: Tipos de Software de Manutenção

Quando é o momento certo para usar um software de manutenção?

Cada empresa terá um tipo de realidade diferente, mas a pergunta certa é: Qual solução implantar neste momento? Se existem ativos que precisam ser monitorados e cuidados, o ideal é que você faça o uso de um software mesmo no início das atividades de sua empresa.

A grande questão é o tipo da solução, a versão que o fornecedor poderá te oferecer, pois haverá momentos em que você precisará de fazer um controle mais simples e haverá momentos em que precisará de fazer uma gestão mais complexa e delicada. 

O Engeman®, por exemplo, possui várias versões que ajudarão a fazer tanto um controle mais simples até o mais completo e personalizado possível conforme as suas necessidades. 

Conclusão: gestão de manutenção eficiente começa com processos e tecnologia

A gestão de manutenção eficiente surge a partir da combinação entre processos bem definidos, pessoas capacitadas e tecnologia adequada. 

O Engeman® atua como um elo entre a operação e a gestão, organizando informações, otimizando processos e apoiando decisões estratégicas.

Ao utilizar o Engeman®, a sua empresa deixa de atuar de forma reativa e passa a trabalhar com planejamento, previsibilidade e controle, realizando assim uma gestão de manutenção inteligente. Não deixe de solicitar uma demonstração para conhecer melhor!