A imagem de um setor que representa apenas gastos já não faz justiça ao papel da manutenção na indústria. Principalmente com os avanços da tecnologia, seu desempenho passou a gerar impactos significativos nos resultados dos negócios. Consequentemente, as empresas agora enxergam os custos de manutenção como um investimento com retorno valioso.
Ainda assim, é essencial adotar estratégias para reduzi-lo continuamente. Afinal, despesas baixas indicam máquinas em funcionamento e produção no ritmo esperado. Pensando nisso, criamos este artigo para mostrar o que são os custos de manutenção, explicando como você pode identificá-los e reduzi-los. Confira!
O que são custos de manutenção?
As despesas de manutenção são todos aqueles que englobam mão de obra, ferramentas, peças de reposição, depreciação de equipamentos, lucro cessante etc. Grosso modo, qualquer impacto gerado no caixa da empresa por uma falha que envolva o setor também faz parte da conta. Suas implicações, no entanto, vão além do suposto “gasto”.
O primeiro ponto a ser esclarecido é o papel da manutenção nas empresas. Muita gente ainda acredita que o setor é simplesmente uma despesa que deveria ser eliminada, pois lida com problemas que, teoricamente, poderiam ser evitados. Na verdade, o setor de manutenção é hoje uma ferramenta estratégica para os negócios — e explicaremos por quê.
Todas as empresas de um determinado nicho podem utilizar máquinas e equipamentos semelhantes. Entretanto, cada uma tem sua própria dinâmica interna, sua cultura organizacional, seus métodos etc. Naturalmente, todas estão sujeitas a falhas e quebras, além de terem de lidar com trocas de peças e ajustes periódicos.
Assim, todas elas precisam da manutenção. Consequentemente, a empresa que faz o uso mais eficiente desse setor tende a gastar menos e se tornar mais competitiva. Afinal, todo custo gera impactos no preço final dos produtos e serviços — isso sem falar da qualidade.
Por isso, uma manutenção eficaz é aquela que trabalha constantemente para otimizar seus processos e reduzir seus custos de manutenção.
Quais são os custos de manutenção e como identificar na minha empresa?
Fazer um levantamento dos custos pode ser um desafio, principalmente se sua empresa não conta com um sistema especificamente desenvolvido para isso — falaremos dessa ferramenta mais à frente. Para facilitar esse processo, o primeiro passo é dividir os custos nas seguintes categorias:
- custos diretos, que envolvem mão de obra, ferramentas, peças de reposição, insumos e serviços;
- custos indiretos, que são oriundos da depreciação de equipamentos e do lucro cessante (prejuízo causado pela interrupção de uma atividade);
- custos induzidos, que são os relacionados a impactos nos processos produtivos ou no caixa da empresa e foram gerados por uma falha no setor de manutenção.
Essa categorização facilitará a organização dos dados e a gestão desses dispêndios, pois permite uma visão mais clara da origem de cada um. Ainda assim, vivemos na era da transformação digital e não há espaço para falhas no tratamento dos custos, devido à aplicação de métodos obsoletos como planilhas ou controles impressos.
Nesse sentido, é essencial adotar uma ferramenta especializada que registre os custos de manutenção e favoreça uma gestão eficiente dos recursos do setor.
Como os softwares de gestão da manutenção podem controlar custo de manutenção?
Um software de gestão da manutenção (CMMS ou EAM, por exemplo) permite que o desempenho do setor seja acompanhado mais de perto e com base em dados mais confiáveis. Para começar, ele facilita a implementação de indicadores (KPIs), como os de Classe Mundial, para que o gestor possa mensurar tempo, despesa, produtividade etc.
Todos os custos envolvidos na manutenção se tornam mais fáceis de rastrear, incluindo mão de obra, peças e serviços terceirizados. O mais interessante é que não se trata apenas de um meio diferenciado de armazenar dados coletados manualmente — um software de qualidade faz uso inteligente da linguagem para otimizar o trabalho do gestor.
Por meio de relatórios que utilizam gráficos e KPIs, eles transformam dados em informações relevantes. Com isso, todos os envolvidos nos processos podem compreender com mais clareza o comportamento do setor. Fatores que geram custos inesperados ou excessivos, por exemplo, podem ser identificados e tratados.
Alguns softwares trabalham ainda com dashboards de gestão, que são interfaces digitais nas quais as informações ficam à disposição dos gestores. Assim, eles podem acompanhar os indicadores em tempo real, identificando os pontos críticos que merecem atenção imediata.
Diminuir custos de gestão da manutenção e, simultaneamente, manter o alto nível de confiabilidade e disponibilidade são um grande desafio. Por isso, o software de gestão desempenha um papel de protagonismo em qualquer empresa que vise alcançar esse equilíbrio tão importante.
Veja então o que ter em mente para escolher uma solução adequada para sua empresa.
Como escolher o software ideal para minha empresa?
O software de manutenção ideal é aquele que facilita as rotinas do seu trabalho. Ele deve contribuir para manter a capacidade produtiva, além de aumentar a confiabilidade e a disponibilidade das máquinas. Por isso, é preciso conhecer a fundo os processos da sua empresa e identificar suas maiores necessidades.
Um software como CMMS ou EAM promove um gerenciamento da manutenção com foco na aprendizagem e melhoria contínua. Isso é feito com o uso de técnicas, como a Análise de Causa Raiz, a fim de identificar os motivos das falhas e as ações corretivas apropriadas.
A solução deve fornecer um histórico de todos os serviços realizados, formando uma base consolidada de tudo o que é feito pelo setor. Isso envolve fatores como:
- os custos envolvidos;
- a quantidade de recursos humanos designados para as atividades; e
- a incidência de falhas nos equipamentos.
Gestão dos Recursos Humanos
Os sistemas também auxiliam na gestão dos recursos humanos, já que esses profissionais devem passar por treinamentos de capacitação periódicos. O resultado é um padrão de qualidade em crescimento contínuo, enquanto os dispêndios tendem à redução.
Por isso, busque um software que dê ao gestor o acesso facilitado às informações, cujo uso seja intuitivo e descomplicado, favorecendo tomadas de decisão mais acertadas sem a necessidade do uso de papel ou planilhas. Além de beneficiar os processos como um todo, essa solução digital ainda favorece a sustentabilidade na empresa.
Veja a seguir, de forma resumida, os critérios para a escolha de um software eficiente:
- boa relação de custo-benefício;
- qualidade no suporte dado pela empresa fornecedora;
- boa reputação da desenvolvedora (com cases de sucesso sólidos);
- interface intuitiva e flexível junto ao usuário.
Com essas dicas, você poderá encontrar uma ferramenta que eleve o nível de desempenho da sua equipe. Em pouco tempo, a gestão dos custos de manutenção se tornará muito mais eficiente, dando mais competitividade à sua empresa e gerando valor para os negócios!
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