Existem muitas metodologias que auxiliam e otimizam o seu dia a dia na manutenção, uma delas é o Gráfico de Gantt ou diagrama de gantt, que organiza o cronograma dos projetos. Aproveite e baixe uma planilha de excel com o gráfico gantt
Quem trabalha com manutenção sabe o quão difícil é investir em estratégias que otimizam o processo de trabalho, auxiliando não só na delegação de tarefas, como também na boa administração do tempo e recurso disponível. Ainda que seja um desafio, existem muitas metodologias que auxiliam o seu dia a dia, como o Gráfico de Gantt.
Como o próprio nome aponta, ele é um gráfico que permite a visualização das tarefas que precisam ser desenvolvidas e o intervalo de tempo necessário para realizá-las. Isso facilita o acompanhamento de cada atividade, tornando mais simples a delegação de tarefas e controle de tempo.
Para você conhecer todas as suas funcionalidades e usufruir dos benefícios que ele tem para oferecer ao seu trabalho, nós desenvolvemos este artigo com as principais informações sobre o Gráfico de Gantt. Acompanhe!
Antes mesmo de compreender quais são as melhores funcionalidades dessa ferramenta, é fundamental conhecer o seu conceito, concorda? Desenvolvido por Henry Gantt no início do século XX, o gráfico de Gannt ou diagrama de Gantt é um gráfico de barras que organiza visualmente o cronograma de determinado projeto, isto é, com cores e informações objetivas.
Assim, ele lista todas as atividades que precisam ser executadas no eixo vertical ao mesmo tempo que ilustra os intervalos de tempo no eixo horizontal. Nesse sentido, cada atividade conta com uma barra horizontal que mostra a sua duração. É por meio dessa visualização que você consegue otimizar os trabalhos de gestão.
Nós explicamos o porquê: quando compartilhada com a equipe, essa ferramenta permite um acompanhamento aprofundado das tarefas de cada colaborador, auxiliando na identificação dos projetos que estão em andamento e a sua previsão de término. Quando pensamos na esfera da manutenção, fica muito mais fácil deixar o trabalho corretivo e investir no preditivo e preventivo.
O vídeo abaixo conta mais sobre a história do diagrama de gantt.
O que é diagrama de Gantt em projetos?
Não podemos negar que o Gráfico de Gantt sofreu uma evolução muito grande nos últimos anos. Com suas raízes no século XIX, a ferramenta originou-se de uma antiga estratégia de gestão: harmonograma (harmonogram). No caso, ela organizava somente o fluxo de trabalho de cada colaborador, ainda que permitisse que toda a equipe acompanhasse o andamento das atividades.
Foi, então, com Henry Gantt que o harmonograma se tornou uma ferramenta mais eficiente, sendo que hoje muitas pessoas o adaptam para suprirem as demandas da sua organização. Isso quer dizer, então, queele é altamente flexível e pode ser aplicado em diversos contextos, desde o administrativo até o financeiro e pessoal.
Bom, mas qual é a relação entre ele e a gestão de projetos de manutenção? Hoje, muitas empresas buscam otimizar o tempo de trabalho de cada colaborador, bem como administrar suas funções corretamente a fim de potencializar os recursos disponíveis. O Gráfico de Gantt, então, se tornou uma excelente alternativa para trazer isso à tona.
É por meio de suas funcionalidades que a equipe identifica qual é o colaborador mais adequado para assumir a responsabilidade de determinada tarefa, evitando a sobrecarga de outros colegas e explorando positivamente as competências de todos os profissionais.
Como se faz o gráfico de Gantt ou diagrama de Gantt?
No último tópico, comentamos que as funcionalidades dessa ferramenta permitem a delegação de tarefas ao identificar as potencialidades de cada profissional, você se lembra? Isso acontece porque ele fornece uma fácil visualização dos caminhos a serem percorridos, seja das tarefas de manutenção, seja de outras equipes envolvidas no projeto.
Assim, o Gráfico de Gantt permite que o gestor tome decisões de forma rápida, estimulando seu raciocínio lógico em relação ao trabalho, às folgas da equipe e, é claro, à disponibilidade dos recursos materiais para desempenhar corretamente cada atividade. Então, você pode verificar facilmente os seguintes processos:
data de início do projeto;
quais são as tarefas da iniciativa;
quem está trabalhando em cada tarefa;
quando as tarefas começam e terminam;
quanto tempo cada tarefa levará;
como as tarefas se agrupam, se sobrepõem e se vinculam umas às outras;
data de conclusão do projeto.
Qual a função do gráfico de Gantt?
Para que tudo isso possa ser analisado, existem diversas funcionalidades presentes no gráfico. Nos próximos tópicos, explicaremos as mais importantes que vão auxiliar a sua empresa a potencializar ogerenciamento de manutenção.
Organização das atividades
Já explicamos que todas as tarefas do projeto, quando aplicadas no Gráfico de Gantt, são segmentadas de maneira organizada para permitir a visualização do seu desenvolvimento e execução, bem como do prazo de conclusão. Essa pequena atitude desmembra cada passo do projeto, facilitando a identificação dos erros e acertos.
Isso sustentará futuras estratégias, visto que você conseguirá analisar quais são as atividades que não foram bem desempenhadas — e seus porquês —, além de evidenciar as competências de cada profissional responsável por sua tarefa. Aos poucos, sua gestão toma forma e o seu trabalho ganha reconhecimento.
Distribuição das tarefas
Conseguir identificar quem é responsável pela etapa do projeto é uma vantagem que poucos instrumentos oferecem. Para além da delegação de atividades, o gestor consegue estimular a colaboração entre a equipe, fazendo com que cada profissional tenha a sua responsabilidade e, por consequência, se sinta motivado a entregar um bom trabalho.
Planejamento de prazos
A definição de prazos proporciona um controle eficiente das atividades, tanto do gestor quanto dos colaboradores. O Gráfico de Gantt permite, então, a identificação dos intervalos de tempo de cada tarefa, favorecendo a priorização de determinadas atitudes para que o projeto seja concluído com perfeição, além de evidenciar os indicadores de manutenção.
Ainda, com o seu uso constante, você ganha ferramentas de otimização do trabalho, pois consegue identificar quais são as melhores formas de estruturar uma tarefa, delegar funções e definir prazos. Isso evita o mau dimensionamento de datas e garante um trabalho eficiente.
Integração da equipe
Para concluir, não poderíamos deixar de falar da integração da equipe. Com as transformações do Gráfico de Gantt, muitas empresas o adotaram como ferramenta para a aproximação dos profissionais. Afinal, a maioria dos projetos organizacionais demandam uma ligação entre diversos setores, originando atividades interdependentes.
Assim, com essa ferramenta, todos os colaboradores podem acompanhar a situação da iniciativa, controlando o cronograma e auxiliando os profissionais responsáveis pela etapa atual. Como resultado, temos um grupo saudável e motivado, que sabe trabalhar em equipe com facilidade.
Quais os benefícios do Gráfico de Gantt?
Falamos muito de planejamento e organização da manutenção no que diz respeito à preparação das atividades para serem executadas no futuro, próximo ou não. O gráfico Gantt é uma importante ferramenta visual que possibilita que todo o processo de planejamento seja feito com mais clareza, objetividade e organização do dia a dia da manutenção.
O Gráfico de Gantt traz mais clareza aos processos, pois é possível reunir várias informações da manutenção em um único lugar, facilitando assim o entendimento de todo o processo.
Outro benefício que podemos citar do Gráfico de Gantt é a otimização do tempo para os gestores. Com todas as informações reunidas, a visualização e resolução dos problemas acontece em um tempo bem mais reduzido do que com informações soltas e sem conexão. Desta forma, a organização das atividades é feita de uma forma mais assertiva.
Para os gestores da manutenção, conseguir visualizar todas as partes do projeto de uma forma mais organizada os ajuda na tomada de decisões que poderão ser mais focadas de acordo com as informações.
Aproveite para baixar uma planilha excel com o gráfico gantt para sua manutenção:
Como o Engeman® utiliza o Gráfico de Gantt?
Diante de tantos benefícios, é comum questionar-se sobre como as empresas utilizam esse dispositivo. No Engeman®, o Gráfico de Gantt é indicado para qualquer projeto que apresente tarefas dispostas no tempo, ou seja, que tenham início e fim definidos. Assim, você consegue visualizar e reprogramar o controle de Ordem de Serviço (O.S.) por meio de ilustração diária, semanal ou mensal.
Por exemplo, a ferramenta oferece uma aba na qual você pode escolher os filtros a serem exibidos na plataforma. Assim, se você deseja pesquisar uma data programada da O.S., basta selecionar a forma de exibição (cronológico ou temporal). Indo mais além, você também consegue determinar o modelo de agrupamento exibido, escolhendo entre:
aplicação e sua localização;
setor executante;
funcionário responsável;
cargo do responsável.
Mesmo que o planejamento de manutenção seja o mais avançado do mundo, a probabilidade de ele estar 100% ajustado é remota e sempre precisaremos trabalhar nos serviços já gerados para mudar uma data de execução, associar uma pessoa disponível ao serviço, dentre muitas outras variáveis externas que podem impactar na execução diária.
Gráfico de Gantt no software de manutenção Engeman®
Para isso, podemos também contar com o Engeman®, pois, funcionalidades como a Visualização/Reprogramação de O.S.s em Gantt, por exemplo, podem trazer essa praticidade para as mãos dos analistas de manutenção que poderão visualizar os trabalhos em sequência, identificar se já há mão de obra prevista para execução ou se já há execução, reprogramar os tempos de início ou término dos serviços e até mesmo uma mudança completa de período.
Na figura abaixo você poderá visualizar uma programação de O.S. Gantt no software Engeman® :
Figura 1 – Visualização Gráfico Gantt -Client/Server
No Engeman® também é possível ter acesso a estas informações através da Web, com acesso de qualquer lugar:
Figura 2 – Visualização Gráfico Gantt – Web
Ainda que seja um desafio investir em estratégias que otimizam o processo de trabalho, como a delegação de tarefas, a boa administração dos recursos organizacionais e a automatização de serviços, o Gráfico de Gantt é uma excelente alternativa que potencializa a sua atuação. Ao permitir a ilustração dos projetos em execução, ele possibilita a construção de atividades eficientes que mostram um caminho claro a ser seguido.
E vejam, essa é apenas uma das funcionalidades que podem ser usadas para administrar o dia a dia da manutenção. Para ver mais, entre em contato conosco e solicite uma demonstração!
