Como realizar a gestão adequada de Mão de Obra na manutenção

A importância da Mão de Obra na manutenção

A mão de obra é um dos principais recursos envolvidos no processo de manutenção. Independentemente de quão avançada seja a tecnologia ou os sistemas de gestão adotados, são os profissionais de manutenção que, com sua expertise e habilidades, executam o trabalho necessário para garantir o funcionamento adequado dos equipamentos e instalações.

Profissionais de manutenção bem capacitados, como técnicos e engenheiros, desempenham papéis fundamentais, desde inspeções e diagnósticos de problemas até reparos complexos. 

A importância da gestão adequada dessa mão de obra está diretamente ligada ao fato de que uma equipe de manutenção eficiente é capaz de identificar e resolver problemas de forma proativa, minimizando paradas não planejadas e aumentando a vida útil dos ativos.

Principais desafios na gestão de Mão de Obra na manutenção

A gestão de mão de obra enfrenta diversos desafios que, se não forem bem administrados, podem impactar a eficiência das operações. Isso porque o gestor precisa se atentar a vários pontos que, em muitos casos, são negligenciados. E na manutenção, qualquer ponto que passe despercebido pode acarretar em parada na manutenção.

Sendo assim, é importante conhecer estes desafios para que se possa atacar cada um deles de forma sistemática. Entre esses desafios, podemos citar:

• Alocação ineficiente de recursos: a falta de planejamento adequado pode resultar em equipes sobrecarregadas ou ociosas. Funcionários sobrecarregados podem deixar de cumprir passos importantes do seu planejamento de manutenção. A alocação otimizada permite que os profissionais estejam onde mais precisam, evitando gargalos e tempos de inatividade.
• Treinamento e capacitação: profissionais sem treinamento adequado podem ter dificuldades para executar tarefas específicas, comprometendo a qualidade da manutenção. A atualização constante das habilidades é crucial, pois os avanços tecnológicos exigem novas competências. Ficar atento ao vencimento de capacitações específicas como as NRs também evita que a sua empresa sofra sanções e esteja trabalhando de forma obsoleta. 
• Alta rotatividade de pessoal: a rotatividade de profissionais afeta a continuidade e a qualidade das atividades. Perder funcionários experientes implica em perda de conhecimento e pode aumentar o tempo de inatividade dos equipamentos.
• Comunicação e coordenação: manter uma boa comunicação entre os membros da equipe e as diferentes áreas é vital para a eficiência dos processos. A falta de uma comunicação clara pode levar a erros e retrabalho, aumentando o custo da manutenção. 

Como dimensionar a mão de obra de manutenção?

Dimensionar a mão de obra de manutenção evita tanto a sobrecarga de profissionais quanto a ociosidade. Esse dimensionamento deve levar em conta uma série de fatores, como o volume e a complexidade das atividades, a qualificação dos profissionais, a infraestrutura e as metas operacionais. 

A seguir, acompanhe alguns passos importantes para o dimensionamento adequado da mão de obra na manutenção:

• Levantamento das atividades de manutenção

Para dimensionar a manutenção de forma eficiente, o seu gestor de manutenção deve começar com o levantamento das atividades de manutenção. Listar todas as atividades e dividi-las em manutenção preventiva, preditiva ou corretiva. Esse levantamento ajuda a entender a demanda de mão de obra e a periodicidade das atividades.

• Estimar o tempo necessário para cada tarefa

Depois de levantar todas as atividades da manutenção, é necessário entender e estimar o tempo necessário para cada tarefa. È importante considerar alguns pontos como:

• Experiência prévia: use históricos de manutenção para entender quanto tempo as atividades semelhantes levaram em intervenções passadas;
• Normas: há normas específicas para tempo padrão de algumas tarefas, como a ABNT;
• Complexidade e condição do equipamento: equipamentos mais antigos ou em más condições exigem mais tempo de manutenção.

O tempo de execução médio das tarefas, somado à frequência de cada uma, permite calcular uma estimativa de horas necessárias para cada tipo de manutenção.

• Definir a quantidade de profissionais

Para definir a quantidade de mão de obra necessária, estime as horas de  manutenção e as qualificações para saber quais profissionais podem ser utilizados nas diversas atividades do setor da manutenção. Diferentes atividades de manutenção exigem diferentes níveis de especialização. Equipamentos complexos, por exemplo, podem exigir engenheiros ou técnicos especializados, enquanto atividades de rotina podem ser realizadas por técnicos generalistas.

• Uso de ferramentas de planejamento e simulação

É importante o uso de ferramentas de planejamento para que as previsões sejam realizadas sem erros. Sistemas de gestão de manutenção, como o Engeman®, facilitam o planejamento e o controle das atividades de manutenção. 

A tecnologia auxilia na análise de carga de trabalho, facilita a alocação de mão de obra e permite simular cenários com diferentes tamanhos de equipe, ajudando a otimizar o dimensionamento.

• Monitoramento Contínuo e Ajustes

O dimensionamento da mão de obra da manutenção está longe de ser estático. Alterações no volume de trabalho, na quantidade de equipamentos, em novas exigências regulatórias e na modernização tecnológica dos ativos podem influenciar a necessidade de mão de obra.

O monitoramento dos KPIs de manutenção, como taxa de atendimento dentro do prazo e índices de falha, ajuda a identificar se ajustes na equipe são necessários.

Estratégias para a gestão de Mão de Obra

Para enfrentar esses desafios da gestão da manutenção e assegurar que a mão de obra seja adequadamente gerenciada, algumas estratégias podem ser implementadas. O primeiro fator e o que vai nortear toda a gestão, é o planejamento. 

Com o planejamento adequado das atividades, a equipe está sempre preparada e os recursos disponíveis quando necessário. A programação das tarefas de manutenção ajuda a reduzir o tempo de inatividade e garante que os profissionais estejam alocados nas atividades certas.

O treinamento contínuo também é uma etapa importante, pois mantém a equipe atualizada e preparada para lidar com novas tecnologias e procedimentos. 

Analise ainda os indicadores de desempenho, como o tempo de resposta, taxa de resolução de problemas e tempo de inatividade dos equipamentos. Estes indicadores vão permitir que os gestores avaliem a eficiência da equipe e identifiquem oportunidades de melhoria, e permite entender se a equipe está adequada, se faltam ou se sobram colaboradores na equipe.

Quais são os benefícios da gestão adequada de Mão de Obra na manutenção?

Os benefícios de uma gestão eficaz da mão de obra são amplos e impactam diretamente o desempenho da organização. Entre os principais, estão:

• Redução de custos; 
• Aumento da produtividade;
• Maior confiabilidade dos equipamentos;
• Satisfação dos colaboradores:
• Cumprimento de normas e regulamentações.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de Mão de Obra?

Alguns controles da mão de obra precisam ser realizadas com a ajuda de softwares, pois dependem de uma série de informações que podem ser cruzadas e assim fornecer dados mais assertivos para a gestão. 

No software Engeman® é possível realizar a previsão de mão de obra para serem executadas nos planos de manutenção e nas Ordens de Serviço. Ao criar um plano de manutenção no Engeman®, você mesmo decide quem irá executá-lo, podendo ser por cargo, qualificação ou até mesmo por algum funcionário em específico. 

Porém além de planejar a execução de mão de obra das manutenções, outros tópicos devem ser considerados, pois o controle de mão de obra vai além disso. Com ele é possível controlar o custo, execução e outras atividades. No software é possível:

• Controlar todo o cadastro dos funcionários assim como as qualificações de cada um;
• Obter históricos de mão de obra para visualizar todas as Ordens de Serviço que seu funcionário executou, em um determinado período selecionado por você, para o controle exato de quanto cada funcionário está trabalhando;
• Controlar as escalas de trabalho com seus respectivos horários e depois associá-los ao cadastro do funcionário;
• Vincular qualificação no cadastro do funcionário para um controle mais assertivo da execução de uma manutenção mais especializada;
• Vincular o custo hora para mensurar o valor gasto com sua mão de obra interna baseado no tempo de trabalho de cada funcionário apontado nas Ordens de Serviço;
• Fazer a separação dos setores e cargos para conseguir designar os serviços especializados para cada setor, acompanhar separadamente o desenvolvimento de cada um, e comparar as informações entre si.

Além desses controles, o software Engeman® possui relatórios importantes para o controle da mão de obra como:

Conclusão

A gestão adequada da mão de obra na manutenção é um diferencial competitivo essencial para garantir a eficiência, a segurança e a continuidade das operações de uma organização. Investir em planejamento, capacitação e ferramentas de gestão é fundamental para construir uma equipe de manutenção de alto desempenho. 

A abordagem correta de gestão de mão de obra permite que o gestor trabalhe com o contingente adequado de mão de obra e evite a parada na produção.

Se a sua gestão precisa rever a forma como tem controlado a mão de obra da manutenção, fale conosco. Veja em uma demonstração todas as possibilidades que o Engeman® tem a oferecer para uma gestão estratégica e confiável da manutenção.