QR Code na Manutenção: Como agilizar o tempo gasto na manutenção com o QR Code

O QR Code ou Código QR é mais um advento da tecnologia que pode ser usado na manutenção para otimizar os processos. Saiba mais!

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Você certamente já chegou em um estabelecimento e utilizou um QR Code para acessar um cardápio ou até mesmo para realizar um pagamento. É impressionante a quantidade de informação que pode ser disponibilizada de forma rápida através dele. 

Trazendo para a realidade empresarial, não seria ótimo reunir toda a informação necessária da sua empresa em um único lugar e com um acesso tão rápido assim como é com os QR Codes? 

Bom, esta tecnologia já está sendo utilizada nas empresas, e mais especificamente na manutenção! Apenas apontando a câmera do seu smartphone, é possível acessar toda a informação necessária para a sua gestão e ainda emitir ordens de serviço da sua manutenção de forma ágil. 

O QR Code ou Código QR é mais um advento da tecnologia que pode ser usado na manutenção para otimizar os processos. Hoje falaremos sobre como é vantajoso utilizar o QR Code e ainda mostrar como tudo isso pode ser utilizado em um software especialista em manutenção. Então, prepare o seu celular para ler os QR Codes e entenda mais!

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O que é um QR Code e para que serve?

O QR Code ou Código de Resposta Rápida, do inglês Quick Response Code, é um tipo de código de barras bidimensional que armazena informações como texto, números, URLs, entre diversas outras informações.  

Apesar de ser uma ferramenta considerada nova, foi criada em 1994 por uma subsidiária da Toyota. Com o QR Code é possível ler rapidamente as informações usando smartphones, scanners e leitores de código de barras. Para isso basta apontar o aparelho para o código e ter acesso a tudo, num piscar de olhos. 

Uma vantagem em relação ao código de barras tradicional é que ele pode contar com uma quantidade significativamente maior de informações e pode ser usado para as mais diversas finalidades como pagamentos, identificação, autenticação, etc. Essa praticidade e agilidade, transformou o QR Code em uma ferramenta amplamente utilizada. 

Como usar o QR Code na gestão de ativos?

Para uma gestão eficiente, sabemos que o acesso à informação é muito importante, isso porque os históricos de equipamentos e intervenções fornecem a situação real dos ativos. Considerando que o QR Code tem a capacidade de reunir toda a informação, seu uso na gestão de ativos facilita o acesso ao histórico de forma ágil, utilizando apenas um smartphone ou um leitor de QR Code. 

Na gestão de ativos, o QR Code pode ser utilizado das seguintes formas:

  • Identificação de ativos: é possível atribuir um código QR único para cada ativo e com ele disponibilizar informações como data de aquisição, número de série, manutenções programadas e toda informação pertinente ao equipamento em questão. 
  • Documentação: cada equipamento possui suas documentações específicas como manuais, certificados ou garantias. Com a facilidade do QR Code é possível vincular toda essa informação ao código e facilitar o acesso à informação.
  • Manutenção: antes de uma manutenção, é importante entender o histórico desse equipamento, quando foi sua última intervenção e assim entender como agir. Com o QR Code, é possível disponibilizar todo o registro das manutenções e ainda agendar futuras intervenções a partir da página acessada. 
  • Registro e rastreamento: com as informações reunidas em um só local, escaneando o QR Code os manutentores podem registrar toda a movimentação do ativo e rastrear seu histórico. 
  • Atualizações: com softwares de gestão de ativos que permitem a atualização em tempo real das informações associadas aos QR Codes, é possível ter uma visão em tempo real do estado de cada ativo.
  • Inventários e Auditorias: Com as informações em único local e de fácil acesso, as auditorias e inventários ganham mais confiabilidade e agilidade.
  • Integrações com Softwares de gestão: com a integração dos QR Codes com softwares de gestão CMMS, é possível emitir ordens de serviço rapidamente, agilizando assim a tomada de decisões e práticas de manutenção mais eficientes.

Todas essas informações podem ser organizadas de forma a agilizar e facilitar as intervenções. Com apenas a leitura do código, toda a informação é acessada de forma simples e rápida, bastando colocar o código em cada equipamento, em um local de fácil acesso para que o manutentor e gestor utilizem no seu dia a dia. 

A facilidade do acesso à informação aproximam até mesmo os processos de plantas mais distantes ou intervenções que estão longe da matriz da empresa. 

Quais os benefícios de usar o QR Code na manutenção?

Além de todos os benefícios já citados, é inegável a praticidade que os QR Codes trazem para a manutenção. Muitas empresas se perdem diante de tantas intervenções e sem um controle assertivo, não entendendo muitas vezes para onde está indo o seu lucro.

Um setor de manutenção mal administrado pode levar uma empresa à falência! E muitos não entendem essa vital importância para o negócio. Sendo assim, o QR Code é mais uma ferramenta que leva mais integração das informações, com um acesso facilitado. 

O uso do QR Code contribui para a eficiência, precisão e rastreabilidade dos processos, aumentando a disponibilidade dos equipamentos em consequência da agilidade do acesso à informação e emissão de ordens de serviço.

Como começar a usar o QR Code na sua manutenção?

Agora que você já sabe todos os benefícios do QR Code, vamos falar sobre como você pode adotá-lo na sua manutenção. A seguir, evidenciamos alguns pontos que pensamos serem essenciais para a adoção do QR Code para agilizar os processos de manutenção:

  1. Definir os aparelhos: Antes de mais nada, é preciso definir como a sua equipe poderá realizar a leitura do código. É um processo simples e feito geralmente usando uma câmera de um smartphone, tablet ou scanners específicos. A maioria dos smartphones fazem a leitura. Para aqueles aparelhos que não fazem a leitura diretamente da câmera, é possível baixar aplicativos específicos para realizar a leitura normalmente. Assim, a gestão da manutenção precisa equipar a sua equipe da forma mais adequada à sua realidade.
  2. Organizar a informação: Organize toda a informação do equipamento, como modelo, documentação, número de série, checklist de manutenção, e todos os detalhes que serão importantes para a sua equipe. 
  3. Criar as etiquetas: Crie as etiquetas de cada equipamento. Isso é possível realizar em softwares CMMS, por exemplo. Nele você poderá inclusive colocar um atalho para a emissão rápida de ordens de serviço para agilizar o processo para o manutentor/operador.
  4. Identificar os equipamentos: Com os códigos criados e tudo organizado, coloque cada etiqueta no equipamento de origem. Lembre-se de colocá-las em local visível e de fácil acesso. Assim o manutentor/operador poderá escanear o código de maneira rápida, sem maiores dificuldades.
  5. Treinar a equipe: Todo novo processo (e antigo) deve ser treinado com a sua equipe. Com tudo instalado, capacite os seus colaboradores para que possam  entender como a sua empresa vai utilizar os QR Codes. Por mais simples que um processo seja, só o treinamento e reciclagem levará à perfeição de um processo. Repasse como devem ser realizados todos os processos. Assim, o seu setor poderá ter a agilidade completa que os QR Codes oferecem.

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Como utilizar o QR Code no Engeman®?

É possível utilizar os QR Codes no software Engeman® para agilizar ainda mais os seus processos de manutenção. Ao cadastrar um material, um ativo ou um funcionário, o software Engeman® gera automaticamente um QR Code para o item cadastrado. Imprima suas etiquetas de acordo com a necessidade dos setores (Materiais, Aplicações, Funcionários, Solicitações de Serviço) e coloque nos locais correspondentes. 

Para encontrar os relatórios você pode buscar pelo termo “QR Code” na busca de relatórios e todos os relacionados serão listados. Por exemplo:  

  • QR Code para as solicitações de serviço: 

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  • QR Code para dossiê das aplicações: 

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  • QR Code para apontamento de funcionários

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  • QR Code para controle de materiais: 

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O Engeman® Mobile permite que boa parte das informações de cadastro sejam acessadas por QR Code. Para o manutentor que acompanha suas atividades diretamente do Engeman® Mobile, é possível: 

  • apontar hora início e hora fim das atividades apenas apontando para o QR Code de seu cadastro de funcionário, que pode ser impresso, por exemplo, no verso de seu crachá de funcionário;
  • Pesquisar o dossiê da aplicação com as informações de serviços realizados, planos de manutenção relacionados, histórico de manutenção do ativo, documentação específica do ativo, materiais relacionados ao ativo, etc. 
  • confirmar estoque de material . 

Já para usuários que acessam a modalidade Engeman® Web, podem realizar a busca do QR Code pelo e ícone disponível na aplicação Web e assim facilitar a visualização e ações  desejadas. 

Vale destacar ainda que a leitura do QR Code pode ser realizada com qualquer câmera de smartphone, ainda que o usuário não tenha acesso ao Engeman® Web, ou mesmo que não possua o aplicativo Engeman® Mobile. 

Essa funcionalidade pode ser usada no módulo SSW, comumente utilizada por usuários que precisam usar o sistema apenas para solicitar um serviço específico. Ao clicar no QR Code de solicitação de serviço, o usuário será  redirecionado  para  o SSW – portal de solicitações de serviço do Engeman®. 

Para isso, mais do que apenas o QR Code, também precisará ser configurado o endereço de instalação do SSW nas configurações gerais, no campo “Configuração para abertura de SS via Qr Code” da ferramenta de gestão e também será necessário que o usuário seja cadastrado em sua base de dados, para evitar que qualquer pessoa acesse seu sistema de solicitação de serviços. 

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Para o usuário final que tão somente tem a intenção/dever  de relatar o problema identificado para o que o time de PCM programe a manutenção corretiva, basta apontar a câmera de seu celular ou tablet para o Qr Code desejado, informar seu login e senha e assim relatar o problema para o time envolvido. 

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A principal vantagem em utilizar o SSW via QR Code  é que os dados são facilmente preenchidos e como consequência evita erros e otimiza o tempo dos usuários.  Sem falar que todas as solicitações são centralizadas em uma única plataforma. 

Conclusão

Como você pôde perceber, o uso do QR Code é mais uma estratégia que vai agilizar os processos de manutenção. Com a facilidade dos processos, a gestão da manutenção consegue visualizar em tempo real a situação do seu setor.

O software Engeman® é um sistema de gestão CMMS que possibilita o uso dos QR Codes em seus diversos módulos, de acordo com a estratégia de cada empresa. Com a possibilidade ainda de se integrar aos mais variados sistemas, o software permite uma gestão robusta e assertiva da sua manutenção. 

Para entender um pouco  mais como a nossa solução pode ajudar na sua gestão, fale conosco aqui, ou aponte sua câmera para o QR Code abaixo

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