No atual modelo administrativo, as empresas são divididas em departamentos ou setores, com a finalidade de organizar as atividades. Essa dinâmica, no entanto, só terá sucesso se houver comunicação entre os setores. O fluxo de trabalho depende dessa integração. Manutenção e integração devem andar juntas.
A integração dos setores de uma empresa é uma prática importante para promover uma operação mais eficiente e alinhada com os objetivos estratégicos da organização. A colaboração e o alinhamento entre os diferentes departamentos facilitam a tomada de decisões, otimizam os processos internos e contribuem para o alcance de melhores resultados.
Quando se fala em manutenção, é impossível pensar nela como um setor individual, pois qualquer parada, seja programada ou não, pode afetar os outros setores do negócio. Sabendo disso, vamos falar um pouco sobre esta importância da integração da manutenção com os outros setores e quais ferramentas utilizar neste processo. Acompanhe!
Por que integrar os setores na empresa?
Tente imaginar a seguinte situação: o setor de manutenção agenda uma parada programada para realizar uma manutenção preventiva, em uma determinada data. Para que tudo corra de forma plena, várias informações serão importantes: materiais necessários, funcionários responsáveis, escala de produção, entre outras. Nesse caso, é possível observar que os dados são provenientes de setores distintos, que influenciam diretamente na capacidade de planejamento e execução das manutenções.
Essa necessidade também existe no fluxo inverso. Como é possível que o saldo de materiais no estoque esteja correto, se não for informado o consumo deles em manutenções? Como saber se a equipe de trabalho é eficiente, se não conhecermos as horas reais de trabalho? Qual foi a real disponibilidade dos equipamentos, se não houve lançamento de tempo de parada?
Sendo assim, a integração funciona como uma sistema de engrenagens, uma só roda se a outra estiver rodando. Com todas funcionando adequadamente e interligadas, a empresa consegue se destacar no mercado e garantir ainda a sua confiabilidade.
Benefícios da integração da manutenção com os outros setores da empresa
Integrar todos os setores permite que haja uma comunicação assertiva refletindo diretamente na entrega ao consumidor final. Esta integração da manutenção com outros setores garante:
- Planejamento assertivo: permite uma programação mais eficiente das atividades de manutenção, evitando paradas não planejadas e garantindo a disponibilidade dos equipamentos quando necessários;
- Gestão dos estoques: a integração entre os setores de manutenção e compras/logística ajuda a otimizar o gerenciamento de estoques de peças e materiais, garantindo a disponibilidade de itens essenciais para os reparos e reduzindo custos com armazenagem excessiva.
- Gestão dos custos: a integração com o setor financeiro ajuda a monitorar e controlar os custos associados à manutenção, permitindo uma alocação mais eficiente dos recursos e a identificação de oportunidades para redução de despesas.
- Qualidade e segurança: a integração da manutenção com os setores de qualidade e segurança do trabalho contribui para o estabelecimento de padrões e procedimentos rigorosos, visando garantir a conformidade com normas e regulamentos, além de promover um ambiente de trabalho seguro para todos os colaboradores.
- Aumento da Disponibilidade: a programação adequada e a gestão de estoques otimizada garantem a disponibilidade dos equipamentos e máquinas, reduzindo as paradas não programadas e aumentando a produtividade.
- Treinamento e melhoria contínua: a integração com o setor de recursos humanos permite o desenvolvimento de programas de treinamento específicos para a equipe de manutenção, garantindo que eles tenham as habilidades e conhecimentos necessários para realizar suas tarefas de forma eficaz e segura. Permite ainda uma rotina de melhoria contínua nos processos.
A integração dos setores de uma empresa é essencial para promover uma operação mais eficiente, alinhada e colaborativa, possibilitando o alcance de melhores resultados, a satisfação dos clientes, o desenvolvimento dos colaboradores e a sustentabilidade do negócio.
Como integrar os setores de uma empresa?
Integrar os setores de uma empresa é um desafio que requer planejamento, comunicação eficaz e comprometimento de todos os envolvidos. O gestor precisa conhecer bem todos os processos da empresa para que a integração dos departamentos seja eficiente. Isto promove uma operação mais fluida, alinhada e produtiva.
Para a integração dos setores, além de definir todos os objetivos comuns e entender a importância da comunicação clara e assertiva, o uso de ferramentas que se integram é essencial.
Entendemos que hoje em dia com os avanços da tecnologia, existem no mercado centenas de softwares de gestão para cada área da empresa, como vendas, RH, estoque, manutenção, etc. Para que todas estas informações conversem entre si, os sistemas precisam estar integrados, para que cada setor tenha as informações que precisa para o bom andamento das suas atividades.
O retrabalho para preencher os mesmos dados em softwares diferentes não impacta somente na produtividade do colaborador responsável pelo preenchimento dos dados em cada sistema, impacta principalmente financeiramente. Isso acontece pois, enquanto seu colaborador se ocupa com atividades que poderiam ser facilmente automatizadas, deixa de exercer tarefas mais valiosas na empresa, como por exemplo melhorar processos que trarão mais custo-benefício para a organização.
Como integrar o software de manutenção com outros sistemas?
Se uma das funcionalidades de um software é otimizar tempo, aproveitar seu banco de talentos com outras atividades mais promissoras para organização, sem sombra de dúvidas será mais rentável. É aí que entra a ferramenta de integração.
A integração de sistemas tem a finalidade de reunir informações de diferentes softwares ou ainda interligá-las. É um conjunto de instruções (software) de transferência de dados entre os sistemas aplicativos e qualquer outro sistema do cliente.
Na manutenção, podemos citar o software Engeman®, que é um software CMMS especialista em manutenção. Ele possui uma ferramenta própria para criar a integração com qualquer outro software, independente de arquitetura ou fabricante.
O Engeman® possui, em sua estrutura, funcionalidades que permitem realizar:
- o controle de estoque com todos os dados necessários para o setor de manutenção;
- controle da mão de obra;
- apontamento dos tempos de parada;
- planejamento de manutenções preventivas e preditivas;
- e ainda, caso o cliente utilize outros softwares gerenciais, a integração e troca de dados com esses sistemas.
Dessa forma, organizada e automatizada, todos os setores da empresa estarão integrados, os dados armazenados serão sempre reais e os relatórios gerenciais que vão facilitar na tomada de decisões.
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Conclusão
Ao integrar todos os setores da sua empresa e adotar uma política de comunicação entre eles, é possível melhorar significativamente a eficiência operacional. Com toda a empresa conversando de forma instantânea, todas as decisões podem ser tomadas de forma rápida e segura, baseando-se em dados reais.
No setor de manutenção, que é o coração da indústria, a comunicação com todos os setores permite que a engrenagem da empresa não pare, pois todas as intervenções podem ser bem planejadas e, mesmo que aconteça algum imprevisto, é possível restabelecer rapidamente com uma comunicação efetiva.
O software Engeman® tem ampla experiência de integração com vários sistemas conhecidos no mercado e em aplicações proprietárias. Para entender mais detalhes sobre como integrar os seus softwares ao Engeman®, fale com nossos especialistas! Veja na prática todas as possibilidades que o Engeman® pode levar para a sua empresa!
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