Para que se tenha mais assertividade na gestão na manutenção, é necessário algumas boas práticas. Um planejamento de manutenção bem estruturado não apenas previne falhas e aumenta a segurança, mas também otimiza recursos e reduz custos operacionais.
Porém muitos gestores têm dificuldades na elaboração do plano de manutenção, o que pode levar a sérios problemas e inclusive causar a parada na produção!
Para ajudar nesse processo, elaboramos um checklist para um planejamento da manutenção com um passo a passo para você montar seu planejamento de manutenção de forma eficaz. Confira!
O que é Plano de Manutenção?
Um plano de manutenção é um documento com processos definidos para execução de uma atividade de manutenção. Esse plano de manutenção pode ser para uma execução preventiva, preditiva, detectiva, corretiva, dentre outras. E ainda pode ser realizado em qualquer tipo de ativo, desde um maquinário de alta complexidade de manutenção a um local que necessita de uma simples troca de lâmpada.
A questão é que o plano de manutenção tem o intuito de padronizar as atividades, principalmente as de alta complexidade e assim otimizar processos, fazer a gestão de custos, dentre outros.
Um dos pontos essenciais para a criação de um plano de manutenção é a obtenção de históricos confiáveis para definir seus procedimentos. Ainda que não exista um controle bem definido da manutenção desejada, é primordial reunir todas as informações pertinentes ao plano para que esse seja o mais assertivo possível.
Como elaborar um plano de manutenção?
Comece definindo qual ativo (máquina, equipamento, veículo, localização etc.) está planejando executar uma manutenção. Antes de definir qualquer coisa, é necessário ter essa informação!
Uma empresa possui diversos ativos, sabendo disso, fica claro que não haverá um plano de manutenção genérico que resolverá todos os problemas desses ativos. Certamente será necessário definir diversos planos de manutenção, inclusive para o mesmo ativo. Por isso é importante conhecer cada um deles.
É necessário conhecer por exemplo:
- As particularidades desse ativo: informações técnicas, manuseio etc.;
- Saber seu valor agregado: valor de compra, valor de processo produtivo etc.;
- Saber sua criticidade: segurança e meio ambiente, qualidade e produtividade, taxa de ocupação etc.;
- Saber quantos equipamentos desse mesmo modelo a empresa possui;
- Quais as melhores técnicas para sua conservação;
- Quais são seus subcomponentes, dentre tantas outras coisas que poderíamos enumerar aqui.
Só por essa lista, é evidente a necessidade de padronizar as informações para quando houver a necessidade de realizar uma manutenção. Por isso é importante fazer uma boa gestão de ativos pois permitirá ao gestor obter informações valiosas para a tomada de decisões.
Pois bem, tome nota das informações relevantes que necessita saber para definir um plano de manutenção e “mão na massa”!
Checklist do Planejamento da manutenção
O checklist do planejamento da manutenção é uma ferramenta usada para garantir que todas as tarefas necessárias para a manutenção de ativos sejam realizadas de maneira organizada e eficiente. Ele ajuda a planejar, executar e monitorar as atividades de manutenção, minimizando a chance de erros ou omissões.
Veja a continuação o checklist do planejamento de manutenção:
1. Definir seus recursos para executar a manutenção
Antes de qualquer passo, é importante definir os recursos que serão utilizados para a manutenção. Estes recursos abrangem os recursos materiais, de mão de obra e de custos:
1.1 Recurso material: Para não ser surpreendido de forma negativa na execução de uma manutenção, é fundamental que no planejamento seja definido quais materiais serão necessários para a atividade proposta. Ainda que não seja necessário utilizar todos os materiais e insumos propostos no plano, fazer a gestão de estoque destes, evita problemas como paradas de máquinas com tempos extrapolados do previsto, custos extras do programado, dentre outros.
1.2 Recurso mão de obra: Para executar a manutenção é necessário mão de obra. Essa precisa ser definida de acordo com o plano de manutenção previsto. Pode ser que sua empresa disponha de funcionários capacitados para a execução da atividade, mas também pode ser que dependendo do tipo de manutenção, precisará contar com terceiros para manutenção especializada.
1.3 Recurso custos: É claro que esse recurso está atrelado aos demais citados acima, pois é preciso recurso financeiro para a gestão de estoque, bem como para a gestão de recursos humanos. Portanto, fazer a estimativa financeira baseado nas necessidades do plano, ajudará a saber o custo necessário para cada atividade, bem como o quanto de recurso financeiro sua empresa dispõe para cada execução. Isso é extremamente importante na gestão da manutenção, pois se sua manutenção exige alto recurso financeiro, precisará se programar de acordo com seu fluxo de caixa. Por isso é tão importante um planejamento, para que tudo seja alinhado e sua empresa não seja pega de surpresa.
2. Definir o cronograma de execução
O cronograma de execução também é um quesito importante nesse passo a passo de definição do plano de manutenção. É a partir dele que o gestor da manutenção se norteará quanto aos prazos, quanto aos procedimentos dos planos.
Tendo em vista qual a data prevista para execução, o gestor poderá se programar com antecedência, levando em consideração qual equipamento sofrerá manutenção naquela data, qual setor executante será responsável pela atividade.
Será possível definir ainda a periodicidade das execuções ou ainda a partir de dados coletados, como a partir de “x” horas será necessário a execução de um plano. Quando se define um cronograma, é possível extrair indicadores como:
- Eficiência na programação;
- Eficiência da execução;
- Identificar motivos de atrasos, dentre outros.
3. Definir equipe para execução dos serviços
Outro ponto de destaque que se pode tomar nota é a definição de setor executante para cada atividade. Já sabemos que será necessário criar vários planos de manutenção para diferentes ativos, com isso, se faz necessário definir a equipe para cada atividade programada.
Também é importante definir a quantidade de homem-hora que será necessário, pois cada atividade trará demandas distintas. Já exemplificamos que uma troca de lâmpada é uma manutenção, no entanto não demanda muito tempo e nem muitas pessoas e possivelmente será feita uma manutenção corretiva para tal.
Já para uma injetora plástica, por exemplo, talvez seja necessário programar uma parada para executar determinada manutenção. Por certo exigirá alguns cuidados e levará bem mais tempo e mão de obra que no caso da troca de lâmpada.
E isso nos leva ao próximo item de validação de nosso checklist.
4. Definir o time de execução da manutenção de acordo com as qualificações
Este é um ponto que exige muito cuidado e atenção. Definir em cada plano de manutenção qual o setor executante e profissional executará a atividade.
Por exemplo, se a manutenção está relacionada com serviços de mecânicas, não é recomendado colocar o profissional que controla a parte predial para executar a manutenção mecânica de seu maquinário.
Para o contrário também é válido. Certamente um profissional que controla a parte civil de sua empresa, possui alguma qualificação bem específica para área. Talvez, pela área de atuação seja exigido de seu funcionário um treinamento da NR-35 que trata de segurança do trabalho em espaços confinados ou em altura.
Já para uma manutenção em caldeiras, a exigência de qualificação é a NR-13 por exemplo. Portanto, antes de programar sua manutenção, esteja certo de que possui o time correto para atividade. Ainda que seja necessário a contratação de serviços terceirizados, é importante ter essa informação para seus planos.
5. Definir o responsável em acompanhar o andamento dos planos
Uma vez que temos o equipamento, materiais, recursos humanos, custo previsto, o detalhamento do plano e o cronograma de execução, é necessário nomear uma pessoa que será responsável em acompanhar se as programações estão sendo feitas.
Muitas empresas que estão iniciando seu controle de manutenção, não possuem o setor de planejamento e controle da manutenção, o famoso “PCM”. No entanto, ainda que não seja possível estruturar um setor, é fundamental nomear alguém que acompanhará as execuções. Senão, de nada adianta ter todos os seus planos bem estruturados se não forem seguidos.
Como utilizar a tecnologia no planejamento de manutenção?
Sabemos que fazer esse controle em fichas manuais ou ainda planilhas eletrônicas não será uma tarefa fácil. Tampouco trará indicadores confiáveis, pois pode ser que muitas informações se percam no meio do caminho.
Por isso, contar com uma ferramenta que controla a manutenção, pode ser a “cereja do bolo” desse passo a passo que tanto precisa.
O software Engeman®, fará com que sua empresa consiga, além de planejar suas manutenções, tenha indicadores valiosos que trarão maturidade para a sua gestão de manutenção.
Através do Engeman® sua empresa poderá:
- Fazer a gestão de ativos;
- Cadastrar seus planos de manutenção;
- Definir periodicidade de execução;
- Administrar os planos de execução;
- Acompanhar cronograma de execução;
- Acompanhar indicadores da manutenção;
- Acompanhar eficiência de funcionários etc.
Agora que já possui toda a fórmula para cadastrar seus planos, o que está esperando? Comece agora a mesmo a definir seus planos de manutenção. E se precisar de uma ferramenta para simplificar seus processos, conte conosco.
