Administrar os serviços de assistência exige técnica, conhecimento e ferramentas específicas que auxiliem os diretores na organização de históricos e equipamentos. Para que haja um gerenciamento completo de uma empresa é fundamental que os gestores implementem um software de controle da manutenção adequado.
Pensando nisso, desenvolvemos este artigo para trazer mais informações sobre como funciona o controle da manutenção, qual a importância dessa atividade nas empresas e quais são os principais erros que ocorrem ao não se utilizar um software específico para esse serviço. Acompanhe!
Como funciona o controle da manutenção
O controle da manutenção funciona a partir de um plano estruturado que serve como base para geração de ordens de serviço e definição de procedimentos de assistência, em que são apontadas as ferramentas, equipes, insumos e horários para as atividades. A partir dessa composição é possível aumentar a produtividade e reduzir os riscos de falhas e acidentes.
Há vários desafios no processo da implementação de uma gestão efetiva da manutenção, que vai desde a mudança da cultura da empresa e colaboradores até a informatização dos procedimentos a partir de soluções em meios eletrônicos, como é o caso de um software de CMMS EAM.
Entre alguns desafios específicos é possível destacar fatores como:
- capacitação efetiva da equipe de manutenção, tanto na gestão quanto na operação e execução das atividades;
- conscientização dos gestores, administradores, investidores e diretores do negócio sobre a aplicação fundamental na melhoria contínua dos processos;
- análise e tomada de decisões baseadas em indicadores de classe mundial como MTBR, MTTR, taxa de falhas, disponibilidade, confiabilidade, downtime, custos, entre outros;
- implementação de uma solução de gestão da manutenção CMMS EAM que possibilite um controle efetivo de todas as assistências e melhores práticas de logística.
Importância do controle efetivo da manutenção
A manutenção, até certo tempo, era considerada por grande parte das empresas e companhias brasileiras como uma despesa relacionada com o processo operacional, em que muitas das tarefas de assistência eram tratadas de forma arbitrária e sem uma verdadeira preocupação.
Porém, com o aumento da competitividade a nível global, que impulsionou e incentivou a maioria dos empreendimentos a buscarem formas de reduzir custos e otimizar processos, a manutenção finalmente começou a ser tratada como função estratégica, sendo um componente fundamental para a sobrevivência e sucesso do negócio.
Sobretudo, essa dinâmica possibilita um controle efetivo de toda a cadeia de processos direta ou indiretamente envolvida com a manutenção, o que resulta na redução da incidência de quebras, falhas, tempos de parada, interferências na produção, custos e melhoria na qualidade dos produtos e serviços prestados.
Utilização de software para controle da manutenção
O objetivo de um software para controle da manutenção está em organizar e agendar os serviços de assistência e obter indicadores relacionados à mão de obra, recursos financeiros e procedimentos adotados. Além disso, esse sistema serve de base para gerir as ações do setor, compor históricos e fiscalizar equipamentos e maquinários.
Dessa forma, um software para controle da manutenção torna-se responsável pelo gerenciamento dos ativos de capital de uma empresa, pois rastreia as tarefas de planejamento e garante eficiências para as atividades do setor.
Ademais, esse tipo de ferramenta assegura que todos os sistemas funcionem de acordo com o projetado, o que eleva a produtividade das equipes e reduz drasticamente o tempo de ociosidade durante os processos.
Erros ao não se usar um software para fazer o controle de manutenção
As equipes de manutenção que ainda não trabalham com o apoio de um software especializado são classificadas como ineficientes e improdutivas, apresentando problemas relacionados a:
- componentes e peças extras sem rastreabilidade;
- falta de um histórico de serviços prestados em equipamentos;
- indisponibilidade constante do maquinário.
Todas essas questões interferem nos resultados do negócio e desmotivam os colaboradores, pois, na maior parte das situações, as equipes responsáveis operam sem qualquer sistema auxiliar ou indicador, com os processos de assistência baseados apenas na experiência dos profissionais.
Para que sua empresa não passe por situações inadequadas relacionadas ao controle da manutenção, listamos os 5 erros mais comuns referentes à falta de uso de um software específico para essa atividade. Confira!
1. Não diferenciação entre manutenção preventiva, preditiva e corretiva
Ainda existem empresas que encaram os custos de manutenção como prejuízo. No entanto, como não há equipamentos e maquinários que não precisem de assistência, é fundamental executar essas atividades de forma planejada e no tempo certo, pois só assim é possível reduzir os gastos e aumentar a qualidade e a produtividade.
Com isso, a manutenção preventiva é uma grande aliada, pois evita danos mais onerosos e reduz o risco de ineficiência nas operações, enquanto que a assistência preditiva possibilita a determinação do momento exato para reparos nos equipamentos, o que traz benefícios econômicos em relação à diminuição do desperdício e aumento da vida útil.
Já a manutenção corretiva deve ser encarada como a última opção estratégica, pois os equipamentos devem ser mantidos livres de consertos resultantes de quebras e fadiga dos componentes. Esse pode ser um erro grave na dinâmica empresarial.
2. Não acompanhamento de indicadores de controle da manutenção
O acompanhamento dos indicadores de desempenho é uma estratégia muito importante para se obter um adequado controle da manutenção no âmbito organizacional. Para que a empresa atinja resultados satisfatórios, é fundamental monitorar índices e medir a performance das atividades constantemente.
Com isso, os gestores conseguem tomar melhores decisões para traçar planos de ação eficientes e objetivos e investir continuamente na infraestrutura de forma inteligente. Alguns dos principais indicadores de desempenho utilizados são:
- tempo médio dos reparos;
- ociosidade;
- custos com manutenção;
- tempo médio entre consertos;
- tempo de entrega de peças;
- disponibilidade dos maquinários.
3. Pouco ou nenhum investimento em treinamento
A falta de um software de controle da manutenção pode resultar no desconhecimento das áreas com maior carência de ações e, consequentemente, na ausência de equipes com treinamento adequado que possam suprir as necessidades da empresa.
Sobretudo, oferecer cursos e ferramentas constantes para os colaboradores é uma iniciativa interessante para manter todos os profissionais atualizados.
4. Desconhecimento do histórico dos equipamentos
Conhecer o histórico de todos os equipamentos é uma informação essencial para definir as necessidades atuais de manutenção. Essa dinâmica evita gastos inesperados e surpresas desagradáveis durante o processo produtivo, além de contribuir para a segurança, desempenho e eficiência dos maquinários.
Somente a partir desse controle que os gestores têm conhecimento dos equipamentos disponíveis, da necessidade de ajustes e da localização exata das ferramentas, monitorando o consumo dos maquinários e os processos de assistência mais comuns.
5. Falta de vistoria técnica
Apenas uma empresa que conta com um software específico para o controle da manutenção consegue adotar um procedimento interno de fiscalização para vistoriar adequadamente todos os seus equipamentos. Durante esse processo são verificados itens de segurança dos maquinários e das equipes, desgaste dos componentes e vida útil do sistema.
Como escolher o melhor software de controle da manutenção
Uma solução CMMS EAM pode auxiliar as empresas de várias formas, principalmente quando é fundamental estar de acordo com normas e exigências, obtendo indicadores de produtividade e desempenho a nível de classe mundial.
A principal ajuda obtida com a implantação de sucesso de uma solução como essa é agregar valor ao negócio de forma natural e gradativa. Somente a partir da aplicação de um software de gerenciamento e controle da manutenção adequado que é possível obter as melhores práticas de gestão com base em princípios de classe mundial.
Além das funcionalidades, facilidades e indicadores disponibilizados pelo software escolhido, é importante ter acesso fácil e rápido as informações e parâmetros necessários para a tomada de decisão por meio da gestão à vista. São com esses dados que serão automatizadas as rotinas de planejamento e envio de relatórios gerenciais via e-mail aos envolvidos.
Sobretudo, o controle da manutenção surge como uma atividade indispensável para as empresas que buscam competitividade e eficiência no mercado. O uso de um software específico auxilia na obtenção de informações para a tomada de decisão e no registro de ações. Para escolher o melhor programa é necessário avaliar se os processos automatizados estão de acordo com as exigências da organização.
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