Como evitar problemas no histórico de manutenção?

Um dos obstáculos para quem busca eficiência no setor são os problemas no histórico de manutenção. Confira como você pode evitar esse problemas.

O setor de manutenção deixou de ser, há muito tempo, sinônimo de custo para a empresa. Hoje, sua atuação é estratégica, e um bom desempenho pode se transformar em diferencial competitivo — especialmente na indústria. Entretanto, um dos obstáculos para quem busca eficiência no setor são os problemas no histórico de manutenção.

Esse registro das atividades já realizadas está diretamente relacionado à capacidade de a empresa de manter a continuidade da produção. Porém, afinal, você sabe qual é o papel que ele realmente desempenha em meio à rotina da manutenção? Quais são os principais problemas a serem evitados? Como fazer isso?

Neste artigo completo, você encontrará as respostas para essas e outras perguntas. Confira!

Por que é importante manter um histórico completo de manutenção?

Uma gestão de manutenção eficaz é composta por um bom planejamento, além de se basear em indicadores e padrões de classe mundial. Tendo isso em mente, é fundamental ter como referência não só as metas a serem alcançadas, mas a situação real da linha de produção — e é justamente esse o papel do histórico de manutenção.

Quando mantido com regularidade, ele ajuda a identificar padrões de falha e as respectivas soluções adotadas para cada caso. Além disso, ele permite realizar predições sobre os próximos eventos que podem acontecer nos equipamentos da empresa.

Em um resumo grosseiro, o histórico de manutenção representa um espelho do passado recente da empresa, no que diz respeito à saúde das linhas de produção. Por meio dele, é possível entender quais são as melhores estratégias para evitar que erros se repitam e, é claro, para otimizar o trabalho dos técnicos.

A falta de dados, por sua vez, pode trazer complicações absolutamente indesejadas.

Quais os problemas causados pela falta de informações adequadas?

Todo planejamento deve partir de informações relevantes e confiáveis. Se imaginarmos uma linha de produção, por exemplo, com diversos equipamentos novos que são postos para trabalhar no mesmo instante, o trabalho da manutenção será equilibrado entre todos eles. A realidade, entretanto, é bem diferente dessa suposição idealizada.

Em uma fábrica, existem equipamentos mais novos e mais velhos, alguns já passaram por trocas de peças, podem ter sofrido acidentes e outros podem estar com a vida útil avançada. Uma máquina pode ter apresentado o mesmo problema três vezes em um mês, enquanto outra exatamente igual nunca parou por aquele mesmo motivo.

Esse tipo de informação é mais do que relevante — é estratégica. O ponto de partida do planejamento deve levar em consideração esse histórico para que o gestor possa definir como distribuir os esforços da equipe e manter os equipamentos funcionando.

Se uma parada para troca de uma peça é esperada, é preciso programá-la para que isso ocorra antes da quebra, de preferência em um período fora do ciclo de trabalho daquele setor.

Vale destacar ainda que a falta de registro pode colocar a empresa em desacordo com certas normas internacionais, impedindo que ela atue em alguns mercados.

Como isso pode impactar diretamente a gestão da manutenção? 

Sem uma base para dar início ao seu planejamento, o gestor passa a confiar quase que exclusivamente no seu feeling. Informações de manuais dos equipamentos, por exemplo, vão ditar quase todo o cronograma de da manutenção preventiva — se um ajuste deve ser realizado a cada mês, é essa a referência do gestor.

De repente, entretanto, a máquina quebra antes da hora. Ao verificar a causa, o técnico ouve do operador que o mesmo aconteceu quatro vezes nos últimos dois meses. Então, afinal, por que aguardar uma nova quebra e prejudicar a produção para traçar um plano de resolução definitiva do problema?

Sem o histórico de manutenção, esse trabalho se torna quase impossível. Por mais que alguns problemas gerais sejam percebidos pelos técnicos e operadores — que estão diariamente em contato com os equipamentos —, é inviável dar conta de dezenas ou centenas de máquinas e ferramentas sem um registro documentado dessas informações.

Além disso, o gestor terá dificuldade ao repassar os pedidos de compra para o estoque. Afinal, sem saber muitos detalhes sobre qual é a expectativa para as próximas manutenções preventivas e preditivas, ele terá que escolher: ou espera a quebra para solicitar uma compra de emergência (que custa mais caro e pode causar gargalos na fábrica) ou mantém um estoque mais alto, encarecendo a produção. A realidade, entretanto, pode ser outra bem menos complicada.

Como evitar problemas?

Um bom histórico de manutenção pode fornecer boa parte das informações que o gestor precisa para trabalhar com um planejamento eficiente. Na sua elaboração, é preciso considerar os dados que serão coletados, como isso será feito e com quais níveis de detalhes.

Na prática, o trabalho exigirá o registro de um grande volume de informações, o que significa que a própria plataforma de gestão deve atender às demandas da empresa. Isso significa, de forma mais objetiva, implementar um software de gestão de manutenção.

Em qualquer área, atualmente, é quase impossível tomar decisões gerenciais sem acesso a informações de qualidade. Além de levar a conclusões equivocadas, esse tipo de trabalho é mais custoso, pois exige muito tempo para produzir análises de criticidade, por exemplo.

Um software de gestão permite integrar em um único ambiente digital as informações levantadas sobre quebras de máquinas, intervenções feitas, peças utilizadas, intervalos entre falhas etc. Isso acontece por meio do uso de indicadores confiáveis, já que são baseados em padrões de classe mundial.

Para ir além a solução digital promove o compartilhamento dessas informações estratégicas, de forma que todos os setores se beneficiem delas. O estoque, por exemplo, pode se programar com base no ritmo de consumo de cada peça ou material. Em pouco tempo, o histórico de manutenção se torna parte de um ciclo mais amplo de uso estratégico da informação.

Por fim, vale destacar que em tempos de transformação digital e inovação acelerada na Indústria 4.0, não há mais espaço para métodos obsoletos como planilhas ou históricos feitos manualmente. O impacto da digitalização é enorme, otimizando processos, reduzindo custos e aumentando a produtividade do setor.

Então, coloque a tecnologia para trabalhar a favor da sua empresa. Dessa forma, os problemas no histórico de manutenção deixarão de ser um obstáculo para sua equipe. Em pouco tempo, os resultados positivos dessa mudança serão notados!

Quer saber ainda mais sobre como lidar com problemas no histórico de manutenção? Então, veja nosso Guia Definitivo de Software de Gestão de Processo de Manutenção.

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