Gerenciamento de manutenção: conheça as melhores práticas

O que é Gestão da manutenção?

A gestão da manutenção é a atividade que cuida de supervisionar e conduzir toda a atividade do setor de manutenção. Um bom gestor de manutenção identifica os problemas no início, o que pode ajudar na redução dos custos e, consequentemente,  aumenta a qualidade dos produtos oferecidos.

Boas práticas na manutenção são primordiais para desenvolver e implementar uma estratégia exitosa. Existem muitas práticas de gestão de manutenção que podem ajudar na criação e implementação de uma estratégia bem-sucedida.

Veja a seguir as melhores práticas para potencializar a sua gestão!

1. Faça o controle devido dos custos de manutenção

Sem planejamento financeiro fica difícil manter controle sobre qualquer coisa. No mercado atual, é importante se manter competitivo sem ter de gastar muito dinheiro. Economizar controlando despesas e, ao mesmo tempo, conseguir eficiência, certamente,  é um diferencial significativo para toda organização, seja de grande, médio ou pequeno porte.

É possível mensurar os gastos por meio de planos de manutenção definidos e bem programados. Também é importante registrar os custos de manutenção e mão de obra terceirizadas. Outra ação importante é controlar os gastos operacionais básicos, relacionados à própria mão de obra da empresa e às peças.

Com um bom software, pode-se realizar, de forma automática, o gerenciamento dos gastos envolvidos em cada etapa do serviço, começando pelo planejamento das manutenções até a aquisição de peças e outras compras nos serviços realizados.

Com esse monitoramento, o gestor conseguirá prever os gastos associados às atividades mais simples até aqueles associados às atividades mais complexas.

2. Mensure o desempenho da manutenção

Outra prática salutar no gerenciamento da manutenção é mensurar seu desempenho. Essa prática consiste na medição do nível de satisfação dos serviços efetuados. Um sério problema que afeta a eficiência é o retrabalho. Esse inconveniente pode ser evitado se considerarmos os seguintes pontos: a falta de capacidade dos profissionais de manutenção; o uso inadequado das máquinas; a insatisfação do cliente interno ou externo com o serviço.

Considerando esses pontos, é possível evitar ou, ao menos, diminuir os problemas. É comum que o gestor procure atender, simultaneamente, uma ou mais solicitações em um espaço de tempo muito curto. Muitas vezes, ele nem conta com mão de obra suficiente para o trabalho.

Dessa forma, algumas manutenções preventivas acabam sendo esquecidas devido à grande quantidade de manutenções corretivas, retrabalhos e reclamações do setor de produção.

3. Planeje a manutenção preventiva e preditiva dos equipamentos

A manutenção preventiva é a mais indicada para empresas. Em tempos de indústria 4.0, outro tipo de manutenção é a preditiva, que procura se antecipar aos problemas, fazendo projeções sobre possíveis problemas e evitando os riscos que podem levar até eles. Em outras palavras, trata-se, portanto, de uma manutenção preventiva também, mas mais específica.

A preventiva trabalha em cima da prevenção, enquanto a preditiva atua fazendo previsões sobre o funcionamento das máquinas.

A manutenção preventiva tem por objetivo reduzir a quantidade de manutenções corretivas, fazendo uma análise dos equipamentos e das condições em que eles se encontram. Caso seja necessário, depois disso, são substituídas peças antes que os defeitos venham a acontecer.

Nem sempre será possível evitar as falhas e, certamente, a manutenção corretiva se fará necessária. Portanto, em outras palavras, aplicando os outros tipos no gerenciamento de manutenção, as possibilidades de imprevistos e paradas prolongadas caem consideravelmente.

A manutenção preventiva e a manutenção preditiva colaboram, assim, para economizar gastos com consertos e, acima de tudo, evitam prejuízos em função da improdutividade dos equipamentos inativos.

4. Implante um sistema informatizado

Implantando um sistema informatizado e outros recursos, o gestor otimizará seu trabalho. Os esforços feitos no sentido de conservar os registros e manter as informações integradas geralmente não são tão bem-sucedidos quando não se conta com um suporte digital. Os gastos são maiores e os resultados menos eficazes, já que controles manuais são mais vulneráveis às falhas humanas.

O sistema informatizado oferece benefícios como:

• melhorias no fluxo de informação, garantindo mais rapidez e organização nos processos de gerenciamento de manutenção;
• diminuição nos custos operacionais e administrativos;
• maior produtividade;
• maior integridade e veracidade das informações;
• maior estabilidade;
• maior segurança no acesso à informação.

5. Monitore as metas e os indicadores

Para manter-se competitiva no mercado, é importante que a empresa defina metas de produção estabelecendo prazos: dia, mês, ano.

Para o alcance das metas, é preciso que os equipamentos estejam funcionando bem, completamente disponíveis. Dessa maneira, além disso, o gestor pode definir metas como:

• tempo médio entre falhas (MTBF)
• tempo médio de reparo (MTTR);
• confiabilidade;
• índice de conclusão de serviços dentro do prazo.

Se você não observar os indicadores, isso provocará impactos aos objetivos corporativos. É necessário analisar constantemente as metas de produção. Caso seja necessário, elas devem ser redefinidas para otimizar o desempenho da empresa.

6. Controle o estoque de manutenção

O gerenciamento de manutenção deve priorizar, por exemplo, o monitoramento do estoque das peças usadas na manutenção e na reposição, bem como peças sobressalentes. Essa prática contribui para identificar imediatamente onde está estocada determinada peça necessária para aprimorar o desempenho de uma máquina ou reparar os danos de um equipamento.

Quanto mais tempo é despendido procurando peças, menos produtivos se tornam o atendimento às ordens de serviço e o trabalho da equipe. Naturalmente, quanto maior a improdutividade, maiores serão os gastos com a manutenção e os prejuízos da empresa.

7. Avalie a disponibilidade das horas extras e ausências de funcionários

A finalidade dessa avaliação é extrair com precisão determinados dados, como gastos, disponibilidade e backlog (conjunto de solicitações que não foram atendidas ainda).

Na maioria das vezes, por exemplo, o gestor costuma deixar sob a responsabilidade do Departamento Pessoal o monitoramento das faltas e das horas extras dos profissionais que atuam na manutenção.

Sem esse monitoramento, fica mais complicado programar os serviços mantenedores. Consequentemente, assim , a gestão será prejudicada, já que não terá condições de cumprir com tudo o que foi definido devido à falta de trabalhadores nas situações em que se fizer fundamental a manutenção.

8. Controle as ferramentas dos funcionários

É fundamental para a gestão eficaz da manutenção ter respostas para perguntas como:

• com quem está determinada ferramenta?
• quando ela foi retirada do estoque?
• em que local estão as ferramentas que foram compradas há pouco tempo?

É necessário ter um controle sobre a emissão dos termos de responsabilidade, sobre a entrega/devolução dos materiais de trabalho, dos equipamentos usados na proteção (como EPCs, equipamentos de proteção coletivo, e EPIs, equipamentos de proteção individual).

Conclusão

Os desafios no gerenciamento de manutenção são imensos, ainda mais quando lembramos a importância deste setor para o andamento da empresa. Saber analisar os dados, tomar decisões e dirigir uma equipe são ações que marcam a diferença no sucesso das estratégias.

Seguindo as dicas deste artigo, o gestor conseguirá efetivar um gerenciamento de manutenção mais eficaz, favorecendo, portanto, o funcionamento ideal das máquinas e melhorando a produtividade!

Quer mais dicar para melhorar a sua Gestão da Manutenção? Então dê uma olhadinha em:

• Gestão da Manutenção – Desafios na Implantação;

• Ferramenta para Gestão da Manutenção;

• A influência da Gestão da Manutenção nos resultados;

• Principais desafios da Gestão de Pessoas.