No artigo de hoje falaremos sobre as ordens de serviços. Para os profissionais que atuam nesta área, é um desafio realizar as atividades de manutenção e ainda por cima preencher pilhas de papéis documentando o que foi feito.
Muitas vezes, pelo acúmulo de atividades que o setor de manutenção tem, os apontamentos necessários para que a empresa obtenha indicadores da manutenção são comprometidos.
Neste artigo, exploraremos os diferentes tipos de ordens de serviço, discutindo sua importância para o bom funcionamento das operações empresariais. Além disso, apresentaremos alguns modelos práticos de OS, que podem ser adaptados para atender às necessidades específicas de cada organização, proporcionando maior controle, rastreabilidade e eficiência no gerenciamento de atividades. Confira!
O que é uma Ordem de Serviço?
Uma Ordem de Serviço (O.S.) é um documento que tem a finalidade de registar tudo o que ocorreu ao realizar o serviço. Porém, como existem diversos tipos de serviços, a ordem de serviço segue alguns critérios de padronização. Desta forma, fica mais fácil de consultar posteriormente.
As ordens de serviço ajudam a organizar, controlar e garantir que as atividades de manutenção ou serviço sejam realizadas conforme planejado, permitindo também o acompanhamento de custos e recursos.
Quais são os tipos de Ordem de Serviço?
Cada tipo de ordem de serviço é projetado para atender a diferentes necessidades operacionais, ajudando a garantir que as tarefas sejam concluídas de forma eficiente e dentro dos prazos estabelecidos. Cada tipo de ordens de serviço (OS) é adaptada ao tipo de atividade ou serviço a ser realizado. A seguir, veja algumas mais comuns:
1. Ordem de Serviço Corretiva: é a ordem emitida para corrigir problemas ou falhas inesperadas em equipamentos, sistemas ou infraestrutura. Como exemplo, um reparo de uma máquina que quebrou durante a operação.
2. Ordem de Serviço Preventiva: é a ordem usada para realizar manutenções planejadas com o objetivo de evitar falhas futuras. Ela segue um cronograma regular. Como exemplo, a troca de óleo de máquinas a cada seis meses.
3. Ordem de Serviço de Instalação: é emitida para a instalação de novos equipamentos, sistemas ou infraestrutura. Como exemplo, a instalação de um novo sistema de ar-condicionado em um prédio.
4. Ordem de Serviço de Melhoria: é usada para implementar melhorias em processos, equipamentos ou infraestrutura. Como exemplo, a atualização de software em sistemas de controle para melhorar a eficiência.
5. Ordem de Serviço de Inspeção: é emitida para a realização de inspeções regulares ou pontuais, garantindo que os equipamentos ou sistemas estejam operando dentro dos parâmetros normais. Como exemplo, fazer a inspeção de segurança em elevadores.
6. Ordem de Serviço de Emergência: é a ordem emitida em situações de urgência, onde uma ação imediata é necessária para evitar danos maiores ou garantir a segurança. Como exemplo, o reparo imediato de um vazamento de gás.
Como deve ser a Ordem de Serviço?
Independente do tipo de manutenção que será realizada, algumas informações presentes na Ordem de Serviço seguem o mesmo princípio. São eles:
- Código da ordem de serviço: é fundamental ter essa informação pois em sua grande maioria, as ordens de serviços seguem uma numeração crescente, o que deixa mais organizado, facilitando a consulta futura;
- Motivo da solicitação: é uma informação valiosa para nortear demais passos. Em poucas palavras o solicitante resume o problema, facilitando para o responsável que vai dar andamento no atendimento. Com o motivo da solicitação, será possível definir o grau de urgência, quem será responsável pela execução, quais ações serão adotadas dentre outras.
- Responsável pela ordem de serviço: Pode ser um gestor da manutenção ou um líder que vai acompanhar a atividade ou o próprio manutentor responsável pela execução. É importante definir um responsável, para facilitar a comunicação;
- Procedimentos: são os registros dos serviços que devem ser feitos, um checklist;
- Data programada: é a data prevista para que o serviço seja realizado;
- Setor executante: qual o setor responsável em realizar o serviço. Pode ser o time de mecânica, setor civil, de elétrica ou ainda “terceiros”.
- Tipo de manutenção: também é uma informação relevante. Saber qual o tipo de manutenção deve ser feito é essencial para a tomada de decisão. Talvez seja necessária uma manutenção corretiva de emergência, que vai impactar no processo produtivo. Por outro lado, pode haver uma demanda que se trata de manutenção corretiva, porém pode ser programada, evitando por exemplo uma parada de máquina.
- Assinatura: a assinatura do responsável pela execução do serviço.
Outros itens como custos, materiais e peças necessárias na manutenção e inclusive os EPI’s podem ser itens muito importantes para as ordens de serviço. É importante lembrar que cada empresa vai colocar todas as informações pertinentes à sua realidade. Quanto mais informações forem listadas, mais abrangentes serão os relatórios gerenciais do setor.
Leia também: 5 Motivos que atrasam a Ordem de Serviço na manutenção
Vantagens em usar uma Ordem de Serviço
Agora que entendemos do que se trata uma ordem de serviço, é fácil elencar algumas vantagens:
- Mais organização e padronização: uma vez que é possível acompanhar as atividades já realizadas, fica fácil para o time de gestão definir ações a partir das informações obtidas.
- Maior planejamento: as ordens de serviço permitem que o time de planejamento defina com mais eficiência as demandas de manutenção. Definir, por exemplo, a quantidade de homem hora necessárias para cada atividade, inserir a previsão de materiais necessários, definir ainda a previsão de término das atividades;
- Diagnóstico da situação: Uma ordem de serviço eficaz permite ao gestor obter indicadores eficientes como “MTBF” e “MTTR”.
- Dados históricos: é claro que tudo isso gera dados históricos essenciais para a tomada de decisões.
As Ordens de Serviço no Engeman®
Chegamos na melhor parte! Como o software Engeman® pode ajudar a sua empresa a fazer uma boa gestão de suas ordens de serviços. A solução Engeman® permite:
- Abertura de uma O.S de forma manual: utilizando qualquer uma de nossas soluções “Engeman® Starter”, Engeman® Lite ou Engeman® Pleno, é possível gerar uma ordem de serviço manual, que são aqueles serviços solicitados mediante uma demanda corretiva. Seja por uma falha detectada ou uma quebra repentina. O fato é que a ordem de serviço só será gerada depois de identificado uma demanda que não estava programada para execução.
- Cadastro via solicitação de serviços: para os casos em que as empresas precisam passar por uma análise antes de abrir propriamente as ordens de serviços, é possível abrir uma solicitação de serviços. Essas podem ser realizadas pelos líderes, operadores, gestores, enfim, o usuário que a empresa permitir solicitar. Quando são analisadas e aprovadas, geram ordens de serviço vinculadas à solicitação, trazendo mais assertividade para as demandas do dia a dia. Para isso, temos o módulo Engeman® SSW.
- Geração de O.S. automática: Outra forma das ordens de serviços serem geradas no Engeman®, são aquelas provenientes dos planos de manutenção vinculados às aplicações. Nossa solução gera automaticamente, respeitando a numeração definida para as O.S. A partir dessa geração é possível por exemplo acompanhar:
- O calendário de manutenção
- O cronograma de previsão de execução
- O planejamento da mão de obra através do Gráfico de Gantt
Com as ordens de serviços abertas no Engeman®, o time de planejamento acompanha informações como:
- o tipo de manutenção;
- a prioridade;
- a criticidade;
- o tempo de parada;
- os apontamentos de funcionários;
- os registros de serviços, dentre outros
Mas esse registro no sistema é voltado para o time de PCM e gestores. Sabemos que o time que executa as manutenções, muitas vezes não possui acesso a computadores ou dispositivos. Para isso, nossa solução possui alguns modelos de ordens de serviços para impressão. E caso os modelos não atendam à demanda específica de sua empresa, podemos personalizar um modelo específico à sua necessidade.
Modelos de Ordem de Serviço no Engeman®
Quando não há uma ordem de serviço pré-definida, é comum que o manutentor apenas informe que já finalizou uma determinada atividade liberando assim o equipamento ou máquina para que retorne suas atividades.
As vezes o manutentor deixa para apontar os serviços realizados apenas no final de um dia cansativo de trabalho, sendo assim, contar que ele vai informar detalhadamente do que aconteceu em seu dia de trabalho, é contar com muita sorte!
Por isso, contar com um software como o Engeman® é muito importante pois ele possui modelos de ordem de serviço para que a sua empresa tenha facilidade nas operações:
Em todos os modelos, os dados são facilmente identificados:
- Numeração de OS;
- Informações Gerais;
- Serviço solicitado;
- Observações;
- Campo de preenchimento do executante;
- Apontamento de serviços;
- Campo para assinatura.
Tudo padronizado, atendendo aos requisitos que uma Ordem de Serviço precisa! Os modelos de relatórios podem ser exportados em diversos formatos e se adequarão ao formato escolhido para utilização:
Ordem de Serviço no Engeman® Mobile
As ordens de serviço do Engeman® também podem ser preenchidas através dos dispositivos móveis. Com a evolução da tecnologia, cada dia se faz mais necessário agilidade e praticidade.
Se sua empresa não quer ter o retrabalho de preencher no sistema os serviços que foram lançados nas ordens de serviço impressas, ou ainda, é uma empresa que evita o consumo excessivo de papéis, praticando entre o time de colaboradores o consumo sustentável, o módulo Engeman® Mobile é ideal, pois a ordem de serviço está na palma de sua mão!
As ordens de serviços são facilmente visualizadas no Mobile, veja algumas funcionalidades:
- Ao chegar novas atividades, o manutentor é notificado;
- Pode acompanhar as informações do cadastro da O.S;
- Informa o status do serviço “Executado sim, Não, Pendente”;
- Permite Inserir fotos, vídeos, áudios etc.;
- Permite apontar os registros das horas trabalhadas;
- Permite assinatura.
São diversas funcionalidades! Vale ressaltar que o módulo Engeman® Mobile é compatível com os sistemas operacionais: Windows, Android e IoS.
Cada ordem de serviço realizada no dispositivo, pode ser visualizada posteriormente em um único relatório, contendo todos os apontamentos de serviço, de funcionários, as observações, fotos e assinaturas contidos na O.S
Conclusão
Sabemos que o universo da manutenção é assunto sério, não se pode simplesmente contar com a sorte. É necessário que os dados sejam registrados de forma correta, para que assim a empresa tenha condições de obter históricos em caso de uma auditoria ou simplesmente para possíveis consultas futuras que impactam na gestão da manutenção.
A utilização de modelos bem estruturados contribui para a padronização, a clareza na comunicação e a eficiência na execução das atividades, reduzindo a possibilidade de erros e aumentando a satisfação dos clientes.
Para facilitar a emissão das ordens de serviço, utilize nossa solução e tenha uma gestão de ordem de serviço eficiente e eficaz. Fale conosco e conheça mais detalhes!
